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Invio di unioni di mail
Le fusioni di posta sono un modo popolare per inviare un documento/contratto con lo stesso layout a un gran numero di destinatari in una sola volta. In questo tutorial, vorremmo mostrarle come può utilizzare sproof sign per inviare i moduli generati ai singoli destinatari per la firma.
Aggiornato il 22.05.2024
Le lettere mail merge possono essere create utilizzando diversi strumenti. Il programma più popolare per la creazione di lettere mail merge è Microsoft Word. Finora, il problema è stato che le lettere di mail merge possono essere inviate con MS Word (o altri strumenti), ma non è possibile ottenere le firme. Ecco perché sproof sign ha implementato una funzione per caricare le mail merge, incluso l'elenco dei destinatari e ottenere le loro firme.
Caratteristiche principali:
- Caricare un modulo di lettera + elenco dei destinatari
- Il mail merge viene riconosciuto da sproof sign
- I destinatari sono riconosciuti da sproof sign
- Il Mail Merge viene suddiviso in singoli documenti
- Ogni destinatario riceve il proprio documento separato con la richiesta di firmarlo.
- I documenti firmati vengono automaticamente restituiti al mittente
La funzione di mail merge funziona sia tramite l'interfaccia utente di sproof sign che tramite l'API. Il mail merge generato, compresi i contrassegni, può essere caricato nell'applicazione o come parte di una richiesta API.
Limitazioni:
- La funzione di mail merge di sproof NON è destinata a copiare o sostituire una funzione di mail merge completa (ad esempio, in Word).
Riferimenti e ulteriori link:
- Tutorial sulla raccolta firme (senza flusso di lavoro)
- Tutorial sulla raccolta delle firme (con flusso di lavoro)
- Tutorial sul cruscotto - la vista del documento
Istruzioni passo dopo passo
Inizi a creare il suo mail merge con uno strumento adatto. In questo tutorial, utilizzeremo Microsoft Word. Qui può scoprire come creare un mail merge con Microsoft Word passo dopo passo . Affinché sproof possa leggere in seguito le posizioni dei contatti/firme e dividere correttamente il mail merge, deve impostare i seguenti marcatori durante la creazione del modello di mail merge:
- Marcatore per la posizione della firma: Aggiunga il seguente marcatore nella posizione in cui la firma deve essere inserita successivamente. È importante qui utilizzare dei segnaposto invece dei dati reali del contatto (in questo esempio, Nome, Cognome e Indirizzo e-mail). I segnaposto saranno sostituiti in seguito dai dati di contatto del suo elenco: {prova{"Nome", "Cognome", "Indirizzo e-mail" ,1}prova}
- Marcatore alla fine del modello: È necessario un marcatore alla fine del modello di mail merge, in modo che sproof possa riconoscere in seguito i punti in cui il mail merge deve essere suddiviso. Ad esempio, se il suo modello è di tre pagine, inserisca il marcatore alla fine dell'ultima pagina: {sproof{fine}sproof}
Suggerimento: Una volta posizionati correttamente tutti i marcatori, cambi il colore del testo in bianco, in modo che non appaiano sul documento in seguito, ma sproof possa comunque leggerli. Quindi esporti il suo mail merge come PDF.
Conosce già la nostra integrazione sproof sign per MS Word? Scopra di più qui .
Una volta creato il mail merge ed esportato come file PDF, lo carichi su sproof sign direttamente o tramite l'API. sproof sign riconosce automaticamente il suo documento come mail merge. Ora ha a disposizione le seguenti opzioni:
- Elenco dei destinatari memorizzati: Clicchi sul pulsante "Mostra tutti" per visualizzare l'elenco completo dei destinatari. Le voci errate nell'elenco dei contatti sono evidenziate in rosso. Se necessario, corregga l'errore e carichi nuovamente il documento.
- Per impostazione predefinita, sproof sign divide il mail merge in singoli documenti, che vengono inviati ai rispettivi destinatari. In alternativa, può aprire il mail merge senza dividerlo. La prima opzione è spiegata in modo più dettagliato di seguito, prima di mostrare l'opzione alternativa. In entrambi i casi, clicchi su "Continua" per passare alla fase successiva.
Opzione 1: Suddivisione del mail merge in singoli documenti e invio (standard)
Dopo che sproof sign ha suddiviso il suo mail merge in singoli documenti, può effettuare le impostazioni opzionali per il suo invito nel passaggio successivo:
- Specificare un tipo di firma per il documento.
- Impostare una data di sollecito automatico e la frequenza dei solleciti.
- Impostare una data di scadenza per il documento, in modo che non possa più essere firmato in una data successiva.
- Aggiungere un messaggio personale che sarà inviato con l'e-mail di invito. Può anche scegliere tra i messaggi precedenti.
- Apra la scheda "Impostazioni aggiuntive" per ulteriori opzioni di configurazione dell'invito.
- Clicchi su "Invia inviti" per inviare a ciascun destinatario un documento individuale da firmare.
Opzione 2: Non dividere il mail merge in singoli documenti e caricarlo
Se ha selezionato di non dividere il mail merge in documenti individuali quando lo carica, verrà aperto come documento continuo in sproof sign. I destinatari memorizzati rimangono salvati. Ora può modificare ulteriormente il documento o inviarlo direttamente ai contatti memorizzati:
- Continua a modificare: Il mail merge viene aperto nella sua interezza. Ora ha la possibilità di firmare lei stesso il documento, regolare i campi del modulo o modificare i destinatari. Non è più possibile dividere il documento in singoli documenti. Quando lo invia, tutti i destinatari riceveranno l'intero documento.
- Invita tutti: Invia il mail merge completo ai destinatari memorizzati con un solo clic. Tutti i contatti riceveranno l'intero documento.
Dopo aver inviato il mail merge, verrà salvato nella sua dashboard come singoli documenti (per l'opzione 1) o come documento completo (per l'opzione 2). Ora tocca ai destinatari firmare i documenti. Si sieda e tenga d'occhio i progressi.
