Creare e utilizzare i flussi di lavoro

Di seguito, le mostreremo come può utilizzare i flussi di lavoro in modo ottimale. Ecco una panoramica: A) Creare i flussi di lavoro B) Usare i flussi di lavoro C) Aggiornare i flussi di lavoro D) Condividere i flussi di lavoro con il suo team

A) Creare flussi di lavoro

Ha due opzioni per creare un nuovo flusso di lavoro: Può caricare un documento, inviarlo e salvare le impostazioni come flusso di lavoro, oppure compilare un nuovo flusso di lavoro utilizzando l'Editor di flusso di lavoro. Le presentiamo entrambe le opzioni:

Salvare un invito inviato come flusso di lavoro

Può seguire il processo di ottenimento delle firme come di consueto. Dopo aver inviato l'invito, le verrà chiesto se desidera salvare le fasi del processo come flusso di lavoro. Proceda come segue:

1. Clicchi sul pulsante "Salva come flusso di lavoro".
2. Assegni al suo flusso di lavoro un nome univoco
3. Selezioni i parametri che desidera salvare per il suo flusso di lavoro.
4. Clicchi su "Salva flusso di lavoro".

Creare flussi di lavoro nell'Editor di flusso di lavoro

Con lo smart Workflow Editor, può creare un flusso di lavoro senza dover prima inviare un documento: Per farlo, si rechi nei flussi di lavoro del cruscotto*(Contatti e flussi di lavoro > Flussi di lavoro*) e clicchi su "Crea flusso di lavoro". Si aprirà l'editor del flusso di lavoro. Funziona come segue:

1. Dare un nome al flusso di lavoro: In alto a sinistra, può assegnare al suo flusso di lavoro un nome unico.
2. Barra laterale: l'Editor di flusso di lavoro ha la stessa struttura e logica dell'interfaccia utente abituale. Tuttavia, non c'è alcun documento all'inizio e alcune voci di menu nella barra laterale sono diverse.
3. Aggiungi documento: Può salvare un flusso di lavoro senza un documento e poi applicarlo a qualsiasi documento. Tuttavia, alcune funzioni (ad esempio l'aggiunta di campi modulo) sono collegate ad un documento e possono essere utilizzate solo in combinazione con un documento. Per caricare un documento, clicchi sul campo bianco "Aggiungi documento al flusso di lavoro".
4. Salva e annulla: Quando ha finito, salvi il suo flusso di lavoro cliccando su "Salva flusso di lavoro". Se desidera eliminare un flusso di lavoro, clicchi su "Annulla".

Le funzioni delle singole voci di menu sono brevemente riassunte di seguito:

1. Destinatari: Come di consueto, può aggiungere persone, definire l'ordine e i ruoli e quindi inserire la firma e i campi del modulo. Se continua il processo, può anche impostare i promemoria, le date di scadenza e l'invito via e-mail. Se poi clicca su "Fine", tornerà al menu dell'Editor del flusso di lavoro.
2. Modifica del documento: Prepari il suo documento come di consueto e inserisca i campi modulo generali o il testo di sola lettura. Può trovare maggiori informazioni in merito nel modulo dell'Accademia Utilizzo dei campi modulo .
3. Promemoria e data di scadenza: questa è una scorciatoia per le impostazioni relative ai promemoria automatici e alla data di scadenza del documento. Non è più necessario richiamare questa voce di menu separatamente se ha già effettuato queste impostazioni nella sezione Destinatari.
4. Impostazioni di invito: Anche questa è una scorciatoia. Se ha già effettuato le impostazioni per il testo dell'e-mail, l'inoltro, la lingua dell'invito ecc. nella sezione Destinatari, non è più necessario richiamare questa voce di menu.

Di seguito viene presentata una funzione pratica per l'aggiunta di contatti, che rende il suo flusso di lavoro ancora più flessibile da utilizzare: I cosiddetti segnaposto persona. Un segnaposto persona indica una persona invitata che viene specificata solo quando viene utilizzato il flusso di lavoro. Questo tipo di segnaposto viene utilizzato, ad esempio, A) quando si prepara il documento, non si sa ancora quale persona specifica firmerà/vedrà/approverà il documento, ma si desidera comunque effettuare tutte le impostazioni per questa persona o B) se sono coinvolte diverse persone.

Un esempio: Sta preparando un flusso di lavoro per un contratto di lavoro e sa che il documento sarà sempre firmato dalla direzione e dal dipendente, ma non vuole specificare le persone specifiche fino a un secondo momento, poiché potrebbero essere persone diverse.

1. Quando aggiunge i contatti, troverà i segnaposto persona nella parte superiore dell'elenco. Può aggiungere tutti i segnaposto persona che desidera.
2. I segnaposto persona sono visualizzati come tutti gli altri contatti nell'elenco dei destinatari.
3. Può effettuare le impostazioni come di consueto nelle impostazioni del destinatario. Consigliamo di assegnare a ciascun segnaposto persona un nome univoco (ad esempio, dipendente, manager, ecc.), in modo da sapere a chi assegnare quale segnaposto quando utilizza il flusso di lavoro.

Se torna al menu dell'Editor di flusso di lavoro alla fine o nel mezzo, vedrà dei segni di spunta verdi accanto alle voci del menu in cui ha già effettuato le impostazioni. Dove e quali impostazioni effettuare dipende da lei - ha la massima flessibilità. Quando è soddisfatto del suo flusso di lavoro, clicchi su "Salva flusso di lavoro".

B) Utilizzo dei flussi di lavoro

Esistono diversi modi per utilizzare un flusso di lavoro. Il primo modo è tramite la dashboard: Può trovare i suoi flussi di lavoro sotto Contatti e flussi di lavoro e poi sotto la scheda Flussi di lavoro. Per utilizzare un flusso di lavoro, clicchi:

1. sulla voce dell'elenco corrispondente per aprire la vista dettagliata e cliccare sul pulsante verde "Usa flusso di lavoro" in basso a destra oppure
2. sull'icona a 3 puntini nella rispettiva voce dell'elenco e selezionare "Utilizza flusso di lavoro" nell'overlay.

Il secondo modo per utilizzare un flusso di lavoro è direttamente nell'editor: carichi un documento come di consueto e poi si rechi nella scheda Destinatari. Clicchi nel campo di ricerca e selezioni "Seleziona da contatti e flussi di lavoro". A questo punto si aprirà un overlay. In questa sovrapposizione, può ora selezionare se desidera aggiungere persone, gruppi o flussi di lavoro:

1. Può filtrare per flussi di lavoro per trovare più rapidamente il flusso di lavoro desiderato.
2. Clicchi sull'icona più (+) per selezionare il flusso di lavoro.
3. Quindi clicchi su "Applica selezione" per trasferire il flusso di lavoro selezionato al documento.

Può trovare maggiori informazioni su questo argomento nel modulo Academy Ottenere firme (con flusso di lavoro di firma) .

Se utilizza un flusso di lavoro, viene sempre creata una nuova voce di documento dal flusso di lavoro, mentre il flusso di lavoro stesso rimane inizialmente invariato. Tutte le impostazioni del flusso di lavoro vengono trasferite al nuovo invio; può ancora regolarle e modificarle come richiesto. Se ha attivato dei promemoria automatici e una data di scadenza nel flusso di lavoro, ora può impostarli.

Se il suo flusso di lavoro contiene uno o più segnaposto persona, deve ora assegnarli. Per farlo, vada alla scheda "Destinatari". In sovrimpressione, può ora selezionare a chi desidera assegnare il primo segnaposto persona. Quindi clicchi su "Assegna e procedi" (se ha più di un segnaposto persona) e ripeta il processo per tutti i segnaposto. Quando ha finito, clicchi su "Assegna e termina".

Infine, invii il suo invito come di consueto. Se ha apportato delle modifiche al flusso di lavoro, può aggiornarlo in un secondo momento - può trovare maggiori informazioni al riguardo nella prossima sezione "Aggiornamento dei flussi di lavoro".

C) Aggiornamento dei flussi di lavoro

Ha due opzioni per modificare/aggiornare un flusso di lavoro:

A) Utilizza un flusso di lavoro e apporta modifiche durante il processo di invito. Dopo aver inviato l'invito, può applicare queste modifiche al flusso di lavoro. B) Può modificare un flusso di lavoro direttamente nell'Editor flusso di lavoro.

Entrambe le opzioni sono descritte di seguito:

A) Utilizzare il flusso di lavoro e poi aggiornarlo

Utilizzi un flusso di lavoro (per saperne di più, consulti la sezione "Utilizzo dei flussi di lavoro"), apporti le modifiche desiderate e poi invii l'invito o gli inviti. Nell'overlay che appare ora, ha la possibilità di sovrascrivere il flusso di lavoro utilizzato e di aggiornare i parametri modificati. Per farlo, clicchi su "Aggiorna flusso di lavoro".

B) Modifica del flusso di lavoro nell'editor

Dalla dashboard, può selezionare "Modifica flusso di lavoro" tramite la vista dettagliata del flusso di lavoro (1) o tramite il menu a 3 punti (2). Si apre l'Editor del flusso di lavoro e può modificare i parametri desiderati. Infine, clicchi su "Salva flusso di lavoro".

D) Condividere i flussi di lavoro con il suo team

Ha la possibilità di condividere i flussi di lavoro individuali con il suo team. Questo può accelerare o semplificare i processi per tutto il suo team.

Per farlo, vada alla vista dettagliata di un flusso di lavoro nel dashboard. Clicchi sul pulsante con l'icona di condivisione in basso a destra per condividere il flusso di lavoro (1). Confermi la sua azione nell'overlay successivo (2). Tutti i membri del team possono ora utilizzare il flusso di lavoro. Può ritirare l'approvazione in qualsiasi momento cliccando sullo stesso pulsante e confermando la revisione (3).