Parašų gavimas (su parašų darbo eiga)

Pirmiausia svarbi informacija:

• Kviečiantis asmuo visada moka už parašus.
• Jūsų partneris neprivalo turėti "Sproof Sign" paskyros ir gali tiesiog atidaryti jūsų kvietimą (pvz., el. paštu) bet kuriuo mobiliuoju įrenginiu (išmaniuoju telefonu, asmeniniu kompiuteriu, stalu) ir vykdyti nurodymus.

Žingsnis po žingsnio instrukcijos

Šioje pamokoje norėtume parodyti, kaip galite apipavidalinti parašus naudodami išmaniąsias darbo eigas. Vadinamoji darbo eiga padeda atvaizduoti net sudėtingus parašo procesus ir padaryti juos daugkartinio naudojimo. Daugiau apie darbo eigą galite sužinoti pamokoje " Darbo eigos kūrimas ir naudojimas ".

Vos tik prisijungę, turite keletą parinkčių, kaip įkelti vieną ar daugiau dokumentų į dokumentų aplanką. Taip pat galite pradėti nuo šablono, kurį norite siųsti pasirašyti.

Dokumentas ar dokumentai atveriami sproof sign redaktoriaus rodinyje. Atidarykite dešinėje pusėje esantį skirtuką "Gavėjai".

Spustelėkite dešinėje šoninėje juostoje esantį paieškos lauką "Pridėti gavėjus". Šioje pamokoje kalbama apie darbo eigos naudojimą parašams gauti. Daugiau apie darbo eigą galite sužinoti mokymosi modulyje [Create & use workflows](sproofacademyworkflowlink ). Norėdami pasirinkti vieną iš darbo eigos būdų, atlikite toliau nurodytus veiksmus:

1. dengiamojoje juostoje spustelėkite knygos piktogramą su tekstu "Select from contacts & workflows" (pasirinkti iš kontaktų ir darbo eigos). Dabar bus atvertas ekranas, kuriame bus išvardyti visi jūsų kontaktai, grupės ir darbo eigos.
2. viršuje galite filtruoti pagal kontaktus, grupes arba darbo eigą. Norėdami lengviau rasti savo darbo eigą, spustelėkite "Workflows" (darbo eigos).
3. norėdami pasirinkti darbo eigą, atitinkamame sąrašo įraše spustelėkite žalią pliusą (+).
4. tada pasirinkimą galite patvirtinti spustelėdami žalią mygtuką "Apply selection" (taikyti pasirinkimą).

Atlikę pasirinkimą, spustelėkite "Next" (toliau).

Dabar taikomi pasirinktos darbo eigos nustatymai. Tačiau nustatymus galite bet kada koreguoti. Pavyzdžiui, galite pridėti daugiau asmenų arba pašalinti iš gavėjų sąrašo asmenis, kurie yra išsaugoti darbo eigoje. Apskritai turite šias parinktis:

1. Nustatykite tvarką, kuria pakviesti asmenys turi atlikti jūsų sąveikas (pasirašyti, peržiūrėti, patvirtinti). Taip pat galite nustatyti, ar jūsų gavėjai turi pasirašyti naudodami konkretų pasirašymo standartą (AES / QES). Jei šio nustatymo nenustatysite, kviestiniai asmenys patys galės pasirinkti. Naudodami "sproof sign" jūs ir jūsų partneris pasirašote 100 % eIDAS reikalavimus atitinkančiu pažangiuoju arba kvalifikuotuoju elektroniniu parašu. Dėl integruotos visų eID teikėjų sąsajos jums arba kviečiamiems pasirašyti asmenims prieinami visi eID teikėjai iš visos Europos. Pavyzdžiui, "ID-Austria" arba Vokietijos asmens tapatybės kortelė su internetine funkcija.
2. Toliau matysite savo gavėjų sąrašą. Jei pažymėjote žymimąjį langelį "Set order" (nustatyti tvarką), dabar galite vilkti atskirus asmenis norima tvarka.
3. Spustelėję 3 taškų piktogramą, galite atlikti atitinkamo turo nustatymus. Pavyzdžiui, galite nurodyti, kad tik vienas asmuo iš šio turo turi pasirašyti / peržiūrėti / patvirtinti kitų asmenų vardu.
4. Spustelėję šalia gavėjo esančią rodyklės piktogramą (>), galite pasiekti atitinkamo asmens nustatymus. Jie išsamiau paaiškinti kitoje diagramoje.

Gavėjo nustatymuose galite pasirinkti šias parinktis:

1. spustelėkite pieštuko piktogramą, kad pritaikytumėte asmens duomenis (pvz., vardą ir pavardę)
2. apibrėžti asmens vaidmenį: galite rinktis "Pasirašytojas", "Žiūrėtojas" ir "Tvirtintojas". Pasirašytojas turi pasirašyti dokumentą. Viewer (žiūrovas) gali tik peržiūrėti dokumentą, o approver (tvirtintojas) turi duoti sutikimą (patvirtinti). Svarbu: Pasirašytojai ir tvirtintojai daro įtaką darbo eigos eigai. Tai reiškia, kad jei paskirtas asmuo nepasirašo arba nepatvirtina, procesas negali būti užbaigtas. Tai negalioja peržiūrinčiam asmeniui!
3. nurodykite individualų atitinkamo asmens parašo tipą: Individualus parašo tipas pakeičia bendrojo dokumento parašo tipo nustatymus. Informacija: Jei norite, kad jūsų kolega pasirašytų kvalifikuotu elektroniniu parašu (KEP), bet šis asmuo neturi KEP, galite padengti identifikavimo išlaidas. Daugiau apie tai galite sužinoti vadovėlyje OnDemand parašai .
4. gavėją galite pašalinti spustelėję raudoną mygtuką.

Norėdami grįžti prie gavėjų, spustelėkite dešinėje viršuje esančią X piktogramą.

Antrajame etape galite patalpinti parašo žymeklius ir kitus gavėjams skirtus formos laukus. Jei juos jau apibrėžėte darbo eigoje, jie bus taikomi automatiškai. Svarbu: kiekvienam pasirašančiajam asmeniui turite nustatyti bent vieną parašo vietą.

1. Čia galite matyti, kuriam pasirašančiajam asmeniui nustatote parašo vietą ir formos laukus. Norėdami perjungti gavėjus, galite naudoti išskleidžiamąjį meniu.
2. dokumente kiekvienam gavėjui uždėkite bent po vieną žymeklį, kad apibrėžtumėte jo parašo poziciją ir tęskite. Galite pasirinkti parašą (visą vardą ir pavardę) arba inicialus (pvz., A. B.). Abu būdai yra lygiaverčiai parašai.
3. čia rasite papildomų formos laukų, kurie priskiriami gavėjui ir kuriuos gali užpildyti tik šis asmuo. Įdėkite juos į dokumentą vilkdami ir nuleisdami. (Pastaba: laukus be priskyrimo - vadinamuosius bendruosius laukus - kuriuos gali užpildyti bet kuris gavėjas, galima pridėti meniu skiltyje "Redaguoti dokumentą" arba jei kviečiant kontaktus kaip gavėją pasirinksite "Nepriskirtas").

Visų parašo vietos žymenų ir formos laukų dydį ir padėtį galima reguliuoti. Spustelėkite žalią X, kad vėl pašalintumėte lauką. Kairėje esančiame miniatiūrų rodinyje galite matyti, kuriame puslapyje kokiems adresatams skirtus formos laukus ir parašo vietos žymenis patalpinote. Mažieji indikatoriai kiekvienam asmeniui yra skirtingos spalvos.

Baigę rengti dokumentą, spustelėkite "Next" (toliau).

Trečiajame žingsnyje galite nustatyti el. pašto kvietimą. Jūsų plano administratorius (arba jūs kaip administratorius) galėjo nustatyti numatytuosius el. laiškų tekstus. Juos galite pritaikyti. Daugiau informacijos apie tai, kaip kaip administratorius galite iš anksto nustatyti el. laiškų tekstus, rasite modulyje " Prekės ženklo parinktys" .

1. apibrėžti temą: Pasirinkite unikalią temą, kuri bus rodoma pakviestiesiems kaip el. laiško "pavadinimas".
2. Bendrasis kvietimo tekstas visiems gavėjams yra vienodas. Sukurkite pranešimą arba pasirinkite iš ankstesnių pranešimų.
3. taip pat galite kiekvienam gavėjui sukurti atskirą pranešimą, kuris bus rodomas tik atitinkamam asmeniui. Čia galite pridėti asmeninės informacijos ir paaiškinimų, pvz.

Paskutiniame, ketvirtajame, žingsnyje galite atlikti papildomus nustatymus:

1. priminimo ir (arba) mokėjimo termino nustatymas: priminimo data apibrėžia laiką, nuo kurio bus siunčiami automatiniai priminimai. Terminas apibrėžia datą, iki kurios pakviesti asmenys turi atlikti savo veiksmus.
2. papildomuose nustatymuose galite, pavyzdžiui, leisti persiųsti dokumentą. Jei pakviestasis asmuo persiunčia dokumentą, tai leidžia kitam asmeniui pasirašyti dokumentą vietoj tikrojo asmens. Taip pat galite nurodyti, ar pabaigoje turi būti siunčiamas užbaigtas dokumentas. Taip pat galite nustatyti kvietimo kalbą el. laiške.
3. galiausiai spustelėkite žalią mygtuką "Siųsti kvietimą", kad išsiųstumėte kvietimus gavėjams.

Perdangos ekrane pranešama, kad kvietimai išsiųsti. Jei pasirinktoje darbo eigoje padarėte pakeitimų, galite ją atnaujinti. Norėdami tai padaryti, spustelėkite žalią mygtuką "Atnaujinti darbo eigą".

Kai tik dokumentas bus išsiųstas, galėsite stebėti parašų eigą dokumento skiltyje "Gavėjai" ir prietaisų skydelyje.

Po kvietimo galite pakoreguoti priminimo nustatymus dokumente, peržiūrėti bendruosius nustatymus, o vėliau į dokumentą pridėti papildomų gavėjų.

Paspaudę šalia asmens esančią rodyklę (>), jei jis dar nepasirašė, galite redaguoti šiam asmeniui nustatytus laukus, iš naujo išsiųsti kvietimą arba visiškai ištrinti gavėją.