Kurti ir naudoti darbo eigą

Toliau parodysime, kaip optimaliai naudoti darbo eigą. Čia pateikiama apžvalga: A) Sukurti darbo eigą B) Naudoti darbo eigą C) Atnaujinti darbo eigą D) Bendrinti darbo eigą su komanda

A) Darbo eigos kūrimas

Turite dvi galimybes sukurti naują darbo eigą: Galite įkelti dokumentą, jį išsiųsti ir išsaugoti nustatymus kaip darbo eigą arba sudaryti naują darbo eigą naudodami darbo eigos redaktorių. Pateikiame jums abi galimybes:

Siųsto kvietimo išsaugojimas kaip darbo eigos

Galite įprastai atlikti parašų gavimo procesą. Išsiuntę kvietimą, būsite paklausti, ar norite išsaugoti proceso veiksmus kaip darbo eigą. Tęskite toliau nurodytus veiksmus:

1. Spustelėkite mygtuką "Išsaugoti kaip darbo eigą".
2. Suteikite savo darbo eigai unikalų pavadinimą
3. Pasirinkite parametrus, kuriuos norite išsaugoti savo darbo eigoje
4. Spustelėkite "Išsaugoti darbo eigą"

Darbo eigos kūrimas darbo eigos redaktoriuje

Naudodami išmanųjį darbo eigos redaktorių galite sukurti darbo eigą, prieš tai nesiųsdami dokumento: Norėdami tai padaryti, pereikite prie darbo eigos prietaisų skydelyje*(Kontaktai ir darbo eigos > Darbo eigos*) ir spustelėkite "Sukurti darbo eigą". Dabar bus atidarytas darbo eigos redaktorius. Tai veikia taip:

1. Pavadinkite darbo eigą: Viršuje kairėje galite suteikti savo darbo eigai unikalų pavadinimą.
2. Šoninė juosta: Darbo eigos redaktoriaus struktūra ir logika yra tokia pati kaip įprastos naudotojo sąsajos. Tačiau pradžioje nėra dokumento, o kai kurie šoninės juostos meniu elementai skiriasi.
3. Pridėti dokumentą: Įtraukti dokumentą: Galite išsaugoti darbo eigą be dokumento ir tada ją taikyti bet kuriam dokumentui. Tačiau kai kurios funkcijos (pvz., formos laukų pridėjimas) yra susietos su dokumentu ir gali būti naudojamos tik kartu su dokumentu. Norėdami įkelti dokumentą, spustelėkite baltą lauką "Add document to workflow" (Pridėti dokumentą prie darbo eigos).
4. Išsaugoti ir atšaukti: Baigę darbą, išsaugokite darbo eigą spustelėdami "Save workflow" (Išsaugoti darbo eigą). Jei norite atsisakyti darbo eigos, spustelėkite "Cancel" (atšaukti).

Toliau trumpai apibendrintos atskirų meniu punktų funkcijos:

1. Gavėjai: Kaip įprasta, galite įtraukti asmenis, apibrėžti tvarką ir vaidmenis, tada įdėti parašo ir formos laukus. Jei tęsite procesą, taip pat galite atlikti priminimų, terminų ir el. laiško kvietimo nustatymus. Jei tada spustelėsite "Finish" (baigti), grįšite į darbo eigos redaktoriaus meniu.
2. Redaguoti dokumentą: Paruoškite dokumentą kaip įprastai ir įdėkite bendrųjų formų laukus arba tik skaitymui skirtą tekstą. Daugiau apie tai galite sužinoti "Akademijos" modulyje " Formos laukų naudojimas ".
3. Reminders & due date (Priminimai ir terminai): Tai trumpasis kelias į nustatymus, susijusius su automatiniais priminimais ir dokumento termino data. Jums nebereikia atskirai kviesti šio meniu punkto, jei šiuos nustatymus jau atlikote skyriuje Gavėjai.
4. Kvietimo nustatymai: Tai taip pat yra trumpasis kelias. Jei el. laiško teksto, persiuntimo, kvietimo kalbos ir kt. nustatymus jau atlikote skiltyje " Gavėjai", šio meniu punkto atskirai kviesti nebereikia.

Toliau pateikiama praktinė kontaktų pridėjimo funkcija, kuri leidžia dar lanksčiau naudotis darbo eiga: Vadinamosios Person placeholders. Asmens vietos laikiklis reiškia kviečiamą asmenį, kuris nurodomas tik tada, kai naudojama darbo eiga. Tokio tipo vietos žymeklis naudojamas, pavyzdžiui, A) kai rengdami dokumentą dar nežinote, kuris konkretus asmuo pasirašys / peržiūrės / patvirtins dokumentą, bet vis tiek norite atlikti visus šiam asmeniui skirtus nustatymus, arba B) jei dalyvauja skirtingi asmenys.

Pavyzdys: Jūs rengiate darbo sutarties darbo eigą ir žinote, kad dokumentą visada pasirašys vadovybė ir darbuotojas, tačiau konkrečius asmenis norite nurodyti tik vėliau, nes tai gali būti skirtingi asmenys.

1. Pridėdami kontaktus, sąrašo viršuje rasite asmenų vietos žymeklius. Pridėkite tiek asmenų vietos žymenų, kiek norite.
2. Asmens vietos žymenys rodomi kaip ir visi kiti adresatų sąraše esantys adresatai.
3. Nustatymus galite atlikti kaip įprasta gavėjo nustatymuose. Rekomenduojame kiekvienam asmens vietos turėtojui suteikti unikalų pavadinimą (pvz., darbuotojas, vadovas ir pan.), kad naudodami darbo eigą žinotumėte, kam kurį vietos turėtoją priskirti.

Jei pabaigoje arba tarp jų grįšite į darbo eigos redaktoriaus meniu, šalia meniu punktų, kuriuose jau atlikote nustatymus, matysite žalias varneles. Kur ir kokius nustatymus atliksite, priklauso nuo jūsų - turite visišką veiksmų laisvę. Kai būsite patenkinti savo darbo eiga, spustelėkite "Išsaugoti darbo eigą".

B) Darbo eigos naudojimas

Yra keletas būdų, kaip naudoti darbo eigą. Pirmasis būdas - per prietaisų skydelį: Savo darbo eigą galite rasti skiltyje " Kontaktai ir darbo eigos", o tada - skirtuke " Darbo eigos". Norėdami naudoti darbo eigą, spustelėkite :

1. ant atitinkamo sąrašo įrašo, kad atsidarytų išsamus vaizdas, ir spustelėkite žalią mygtuką "Use workflow" (Naudoti darbo eigą) apačioje dešinėje arba
2. ant 3 taškų piktogramos atitinkamame sąrašo įraše ir perdangoje pasirinkite "Use workflow" (naudoti darbo eigą).

Antrasis būdas naudoti darbo eigą - tiesiogiai redaktoriaus ekrane: įkelkite dokumentą kaip įprasta ir pereikite į skirtuką Gavėjai. Spustelėkite paieškos lauką ir pasirinkite "Pasirinkti iš kontaktų ir darbo eigos". Dabar bus atidaryta perdanga. Šioje perdangoje dabar galite pasirinkti, ar norite pridėti asmenis, grupes, ar darbo eigą:

1. Galite filtruoti pagal darbo eigą, kad greičiau rastumėte norimą darbo eigą
2. Spustelėkite pliuso piktogramą (+), kad pasirinktumėte darbo eigą
3. Tada spustelėkite "Apply selection" (taikyti pasirinkimą), kad pasirinktą darbo eigą perkeltumėte į dokumentą

Daugiau informacijos apie šią temą rasite "Akademijos" modulyje " Parašų gavimas (su parašo darbo eiga) ".

Jei naudojate darbo eigą, naujas dokumento įrašas visada sukuriamas iš darbo eigos, pati darbo eiga iš pradžių lieka nepakitusi. Visi darbo eigos nustatymai perkeliami į naują siuntimą, juos vis tiek galite koreguoti ir keisti pagal poreikį. Jei darbo eigoje aktyvavote automatinius priminimus ir terminą, dabar galite juos nustatyti.

Jei jūsų darbo eigoje yra vienas ar daugiau asmenų pavadinimų, dabar turite juos priskirti. Norėdami tai padaryti, eikite į skirtuką "Gavėjai". Dabar perdangos ekrane galite pasirinkti, kam norite priskirti pirmąjį asmens vietos žymeklį. Tada spustelėkite "Assign & Proceed" (jei turite daugiau nei vieną asmens vietos turėtoją) ir pakartokite procesą visiems vietos turėtojams. Baigę spauskite "Assign & finish" (priskirti ir baigti).

Galiausiai išsiųskite kvietimą kaip įprasta. Jei padarėte darbo eigos pakeitimų, galite ją atnaujinti vėliau - daugiau apie tai sužinosite kitame skyriuje "Darbo eigos atnaujinimas".

C) Darbo eigos atnaujinimas

Turite dvi darbo eigos redagavimo ir (arba) atnaujinimo galimybes:

A) Naudojate darbo eigą ir darote pakeitimus kvietimo proceso metu. Išsiuntę kvietimą, šiuos pakeitimus galite pritaikyti darbo eigai. B) Darbo eigą galite redaguoti tiesiogiai darbo eigos redaktoriuje.

Abi galimybės aprašytos toliau:

A) Naudokite darbo eigą ir tada ją atnaujinkite

Naudokite darbo eigą (daugiau apie tai rašoma skyriuje "Darbo eigos naudojimas"), atlikite norimus pakeitimus ir tada išsiųskite kvietimą (-us). Dabar rodomame perdengime turite galimybę perrašyti naudotą darbo eigą ir atnaujinti pakeistus parametrus. Norėdami tai padaryti, spustelėkite "Atnaujinti darbo eigą".

B) Redaguoti darbo eigą redaktoriuje

Valdymo skydelyje galite pasirinkti "Redaguoti darbo eigą" per detalų darbo eigos vaizdą (1) arba per 3 taškų meniu (2). Atidaromas darbo eigos redaktorius, kuriame galite keisti norimus parametrus. Galiausiai spustelėkite "Išsaugoti darbo eigą".

D) bendrinkite darbo eigą su komanda

Galite dalytis atskiromis darbo eigomis su savo komanda. Tai gali pagreitinti arba supaprastinti procesus visai jūsų komandai.

Norėdami tai padaryti, eikite į išsamią darbo eigos peržiūrą prietaisų skydelyje. Spustelėkite mygtuką su bendrinimo piktograma apačioje dešinėje, kad galėtumėte bendrinti darbo eigą (1). Patvirtinkite savo veiksmą vėliau pasirodysiančiame perdengime (2). Dabar darbo eigą gali naudoti visi komandos nariai. Patvirtinimą galite bet kada atšaukti spustelėdami tą patį mygtuką ir patvirtindami peržiūrą (3).