Geavanceerde beveiliging en gegevensbescherming: PMU vertrouwt op sproof sign

Nobis: "PMU is een eerste klant van sproof sign. Het eerste contact met sproof sign ontstond toen we op zoek waren naar een oplossing om onze certificaten fraudebestendig te maken. Dit was een functie die sproof vanaf het begin aanbood en we besloten vervolgens om sproof sign te gaan gebruiken. Vandaag de dag gebruiken we het dagelijks en we zijn erg blij met de tool."

Nobis: "Covid bracht het onderwerp digitalisering op de voorgrond. Veel gebieden en processen moesten in zeer korte tijd gedigitaliseerd worden. Op het gebied van onderwijs moesten we bijvoorbeeld in zeer korte tijd zowel 'hybride' als puur 'online cursussen' aanbieden. De Paracelsus Universiteit staat voor wetenschappelijk onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit. Dit omvat natuurlijk ook het onderwerp digitalisering. We werken er voortdurend aan om deze claim waar te maken."

Nobis: "Het was heel traditioneel, zoals we dat kennen van de grote bedrijven. Er was een map met handtekeningen die van de ene persoon naar de andere werd doorgegeven - ongeacht of iemand afwezig was of niet. De tijd die nodig was om een document door een commissie, rectoraat of bestuur te laten ondertekenen, was daarom een tijdrovend proces. Met sproof sign konden we dit aanzienlijk verbeteren en efficiënter maken. Maar vooral veiliger!"

Nobis: "Wij gebruiken zowel de geavanceerde handtekening als de gekwalificeerde handtekening. Wij gebruiken de geavanceerde handtekening intern voor klassieke inkooporders, tijdregistraties en kasuitgaven. Met andere woorden, interne documenten, vakantieaanvragen en notulen. Zodra de processen echter naar autoriteiten, partners en klanten zijn gericht, wordt de gekwalificeerde handtekening gebruikt. Met de oplossing van sproof sign kunnen we conventionele processen sneller en veel eenvoudiger afhandelen."

Nobis: "Zoals in alle vergelijkbare instellingen, zijn onze normen hoog. Wij vallen onder eIDAS en moeten ondertekenen in overeenstemming met de wet. Daarom is het voor ons enorm belangrijk en voordelig om de snelheid en de mogelijkheid te hebben om dit in een samenhangend proces in kaart te brengen. Daarmee bedoel ik dat we afstappen van het proces van afdrukken, ondertekenen en weer scannen en dit vervangen door een nieuwe proceskwaliteit."

Nobis: "Beide zijn voor ons hier ook erg belangrijk. Een eerste vereiste voor het kiezen van een cloudoplossing is duidelijk dat deze AVG-compliant is en dat alle servers zich in Europa bevinden. sproof sign voldoet 100% aan deze vereiste, gekoppeld aan een zeer goede bruikbaarheid, en daarom is het onze favoriete tool geworden. Het biedt ons niet alleen beveiliging, maar combineert ook perfect voordelen zoals nauwe ondersteuning en snelle implementatie."

Nobis: "De implementatie in ons systeem was echt eenvoudig. De nauwe samenwerking met het ondersteuningsteam van sproof sign en de kant-en-klare API-interfaces hebben hieraan bijgedragen. Daarom hebben we ook voor een cloudoplossing gekozen. Feedback wordt snel en op de best mogelijke manier geïmplementeerd door de klantenservice van sproof sign in een ongecompliceerd proces. Voor ons is de nabijheid en nauwe samenwerking over het algemeen een doorslaggevend criterium bij het kiezen van onze softwareleverancier."

Nobis: "Toen het onderwerp digitale handtekeningen ter sprake kwam, stonden we aanvankelijk voor de uitdaging dat onze collega's een grote verscheidenheid aan providers gebruikten. Ze gebruikten bijvoorbeeld de Bürgercard, wat nu de ID Austria is. Andere collega's hadden al een identificatie bij andere providers. sproof sign heeft dit heel gemakkelijk gemaakt met de 'QES Hub'. Het maakt niet uit wie vanaf welke locatie met welke ID tekent, sproof sign heeft alle voor ons relevante providers in zijn software geïntegreerd en samengevat. En last but not least hebben functies zoals de geïntegreerde zoekfunctie voor providers de bruikbaarheid voor ons enorm verbeterd dankzij de oplossing van sproof sign."

Nobis: "Op het gebied van workflow hebben we gezien dat er stap voor stap nieuwe functies en mogelijkheden vrijkomen met sproof sign. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om handtekeningposities vooraf te definiëren, een opmerking voor een collega direct in het document achter te laten met behulp van de chatfunctie of een elektronische map aan te maken. Hierdoor kunnen we processen stroomlijnen en vereenvoudigen, wat vooral door onze juridische afdeling goed is ontvangen."