Digitale contracten, echte betrokkenheid: de FSJ en de weg naar papierloze administratie

Toen ik drie jaar geleden de functie van directeur overnam, stond de vereniging, die al meer dan 50 jaar bestond, nog in de kinderschoenen op het gebied van digitalisering. Tot die tijd werden alle contracten met de sociale instellingen en FSJ-deelnemers opgesteld met behulp van formulierbrieven, uitgeprint, ondertekend, gefrankeerd, in een envelop gedaan en naar het postkantoor gestuurd. En per post ondertekend en teruggestuurd. Als er een wijziging nodig was, begon alles weer van voren af aan. Dit was nog haalbaar met een kleiner aantal deelnemers, maar hoe meer jongvolwassenen een FSJ deden, hoe onmogelijker de onderneming werd. Om nog maar te zwijgen van de kans op fouten in de verschillende Excel-lijsten. Dit betekende dat er gedigitaliseerde oplossingen voor de 21e eeuw moesten worden gevonden.

De eerste stap was het vinden van een IT-bedrijf dat al onze processen kon digitaliseren. Dit betekende dat we sollicitaties niet langer als bijlage in een e-mail konden ontvangen (waarvan de informatie vervolgens in Excel-lijsten moest worden ingevoerd), zoals voorheen gebruikelijk en noodzakelijk was, maar via een registratietool. De gegevens konden dan direct worden gebruikt om automatisch de benodigde contracten aan te maken zodra een FSJ-plaatsing was bevestigd. Dit betekende dat de contractcreatie voltooid was, maar dat de digitale ondertekeningsoptie nog ontbrak. Na wat onderzoek en vooral dankzij een aanbeveling van een vriend, kwam ik uiteindelijk bij sproof terecht.

Het belang van de digitale transformatie voor de FSJ kan niet overschat worden. Een FSJ-jaar begint altijd in de herfst. Dit betekent dat de zomer de piekperiode is voor plaatsingen en ook de piekperiode voor contracten. Voor elke geplaatste persoon zijn er twee contracten met onze vereniging nodig: Met de sociale instelling en met de FSJ deelnemer. Wij moeten deze contracten ondertekenen en de andere partij natuurlijk ook. sproof bood en biedt ons nog steeds de ideale oplossing! Dit jaar verwachten we ongeveer 700 FSJ opdrachten, en dus ongeveer 1400 contracten die ondertekend moeten worden.

Het was belangrijk voor ons om een oplossing te vinden die praktisch en betaalbaar was. Er moest aan gegevensbescherming worden voldaan. De tool die gebruikt werd om de handtekening te verwerken, moest competent, betrouwbaar en professioneel zijn en vooral "luisteren" naar wat wij nodig hadden. Dit alles vonden we bij sproof.

Voor de handtekeningen van onze FSJ-overeenkomsten met de sociale instellingen en met de FSJ-deelnemers en ook voor contracten met financieringsinstanties, dienstverleningscontracten, enz. Eenvoudigweg voor alle documenten die een officieel geldige handtekening vereisen. En dus helpt sproof ons niet alleen met contracten die betrekking hebben op FSJ-opdrachten, maar ook met documenten die ondertekend moeten worden door de voorzitter en de directeur van de vereniging, omdat we elkaar niet zo vaak zien - wat het moeilijk maakt om met de hand te tekenen - maar voornamelijk contact hebben via e-mail en telefoon.

Sinds we sproof hebben, waarmee we via ID-Austria kunnen ondertekenen, zijn er geen vergaderingen meer nodig, die vroeger vooral gingen over het verkrijgen van een handtekening voor een belangrijk document. We zijn ook blij met de papierloze oplossing. Hierdoor kunnen we waardevolle hulpbronnen besparen. Vandaag de dag printen we bijna niets meer.

Het IT-bedrijf dat de digitalisering voor ons heeft gedaan en sproof hebben dit direct geregeld. Van specialist naar specialist, zeg maar. Dat was ideaal voor ons als klant.

Natuurlijk stellen we extreem hoge eisen. De kwestie van gegevensbescherming en -beveiliging was een van de eerste vragen die we ons stelden toen we sproof tegenkwamen.

Alle medewerkers van sproof zijn ongelooflijk competent, vriendelijk, professioneel en streven er altijd naar om de beste oplossing voor ons te vinden. Ze zijn er en beschikbaar voor vragen en problemen en doen er alles aan om ervoor te zorgen dat wij, als klant, het resultaat krijgen dat we nodig hebben en willen. sproof is het beste wat ons had kunnen overkomen, naast het geweldige IT-bedrijf waarmee we de digitalisering hebben aangepakt.

Ja, vooral wanneer ik documenten digitaal onderteken met onze voorzitster, wordt de workflow voor handtekeningen gebruikt. Maar ook voor contracten met vrijwilligersfuncties en FSJ-deelnemers. Door over te schakelen van handmatige handtekeningen op overeenkomsten die per post worden verstuurd naar digitale handtekeningen per e-mail, hebben we ook gezorgd voor digitalisering in de meer dan 700 sociale instellingen, omdat het management van de sociale instellingen dan ook met de digitale handtekening te maken kreeg.

We zijn nu in ons derde gebruiksjaar en het werkt overal uitstekend. sproof wordt gezien als een betrouwbare en ongecompliceerde partner. Overigens was digitaal tekenen nooit een uitdaging voor de FSJ-deelnemers. De jongvolwassenen deden het in een mum van tijd met hun mobiele telefoons, alsof ze het nooit anders hadden gedaan. Dit spreekt ook voor de gemakkelijke en begrijpelijke bruikbaarheid van sproof. Wij willen graag onze grote dank uitspreken voor de geweldige samenwerking!!!