LeasePlan is een wereldwijd bedrijf dat gespecialiseerd is in oplossingen voor autoleasing en wagenparkbeheer. LeasePlan beheert een wagenpark van meer dan 1,9 miljoen voertuigen en biedt bedrijven van alle groottes een uitgebreide service voor hun bedrijfsvoertuigen. Bij het kiezen van de juiste leverancier voor de digitalisering van handtekeningprocessen werd sproof sign gekozen voor een specifieke use case.
Portret
Bedrijfsnaam: LeasePlan
Korte beschrijving van het project:"Een speciaal geval was aanleiding om een platform voor digitale handtekeningen te integreren voor de interactie tussen enkele van onze grote klanten."
Waarom sproof sign:"Een van de voordelen van sproof sign is de zeer eenvoudige verwerking van grote volumes te ondertekenen documenten (document upload u batch signature)."
Roland Woerle, Externe IT-projectmanager
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening in te voeren tot stand gekomen?
Woerle: "We gebruikten al een handtekeningplatform voor eSignatures en waren daar in principe tevreden over. Voor een noodzakelijke contractuitgifte van ongeveer 4.000 contracten voor 1.500 B2B-klanten moesten we een nieuwe oplossing vinden, zodat we de contracten volledig elektronisch konden invullen, verzenden en in handtekeningcirculatie naar onze klanten konden doorsturen.
Onze taak was om een provider te vinden die deze volumes technisch aankon, de technische standaard van gekwalificeerde handtekeningen mogelijk maakte en flexibel was voor onze gedetailleerde vereisten.
We benaderden verschillende providers met deze vereisten, maar vonden de beste oplossing in sproof sign."
Waarom was het project uitsluitend gebaseerd op de gekwalificeerde handtekening? Welke criteria waren voor u doorslaggevend bij het zoeken naar de juiste leverancier van e-handtekeningen?
Woerle: "Sommige van onze klanten of leveranciers wilden de contracten alleen ondertekenen met een gekwalificeerde elektronische handtekening, voor anderen was een geavanceerde handtekening ook voldoende. Daarom moesten we flexibel reageren op de vereisten."
U hebt het over "complexe handtekeningruns". Hoe beschrijft u de use case van sproof sign?
Woerle: "Bij LeasePlan hanteren we een servicegerichte benadering van onze klanten en spelen we waar mogelijk altijd flexibel in op verschillende behoeften van klanten. Dit was ook het geval bij het verkrijgen van handtekeningen voor de contractdocumenten. Het doel was om de ca. 4.000 contracten vooraf in te vullen met alle contractgegevens en ze zo voor te bereiden voor de bevoegde ondertekenaars dat ze zonder veel moeite gecontroleerd, ondertekend en geretourneerd konden worden."
Dus de stackhandtekening werd zeer intensief gebruikt?
Woerle: "Batchhandtekening werd vooral gebruikt door onze leveranciers die klantcontracten moesten medeondertekenen. Zij stelden het op prijs dat ze alle contracten die ze tot dan toe hadden ontvangen slechts één keer per week met een gekwalificeerde handtekening konden medeondertekenen. We hebben deze functie van tevoren intensief getest, en zolang de datavolumes van de afzonderlijke documenten niet te groot waren, werkte dit proces probleemloos."
"Een van de voordelen van sproof sign is de zeer eenvoudige verwerking van grote volumes te ondertekenen documenten (documentupload en ondertekening in batch)"
Roland WoerleIT Projectmanager
Wat was de feedback van de klant - werd de digitale handtekening geaccepteerd?
Woerle: "Ons klantenbestand varieert van kleine en middelgrote bedrijven tot de grootste nationale en internationale ondernemingen. De acceptatie van digitale handtekeningen liep echter sterk uiteen. Terwijl sommige bedrijven geïntrigeerd waren door het wrijvingsloze proces van papierloze handtekeningen, waren er andere bedrijven die contracten niet digitaal wilden ondertekenen of waarvan het interne beleid dit niet toestond. In deze gevallen konden klanten de contracten als PDF downloaden, ze handmatig ondertekenen en vervolgens Sproof opnieuw gebruiken om ze te ondertekenen.
Ik zie hier een inhaalslag voor Oostenrijk en hoop dat bedrijven zoals Sproof met een oplossing van eigen bodem het nodige vertrouwen zullen creëren en onze bedrijven een veilige, betrouwbare en volledig gedigitaliseerde oplossing zullen bieden, met veel procesefficiëntie, tijd- en kostenbesparingen."
Aan welke normen voor gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?
Woerle: "Natuurlijk was het belangrijk dat de handtekeningoplossing aan alle vereisten voor gegevensbescherming voldeed. Als cloudoplossing hoefden we ons ook geen zorgen te maken over de hosting van de documenten."
Wat vindt u het leukst aan sproof sign?
Woerle: "Naast de technische eigenschappen waren de snelle reactie en implementatie van onze eisen en de goede samenwerking met het sproof team doorslaggevend voor ons. sproof was zeer dynamisch en professioneel in de afhandeling, wat we erg waardeerden aan het project. Uiteindelijk verliep alles heel soepel en waren we zeer tevreden. "
Meer blogartikelen
Digitale contracten, echte betrokkenheid: de FSJ en de weg naar papierloze administratie"sproof 2.0" is nu klaar voor uKyocera & sproof. Een klein digitaliseringssprookje.Het beste van twee werelden. Linde & sproof.Constantin Graf uit Wenen vergelijkt softwaretools "Made in Europe".
