Succesverhaal PÖTTINGER

Oberegger: "PÖTTINGER houdt zich bezig met digitale landbouwtechnologie en is een pionier op het gebied van digitale oplossingen. We hebben jaren geleden al voelsprieten uitgezet op het gebied van digitale handtekeningen. De uiteindelijke aanleiding voor het project "digitale handtekening" was duidelijk de Corona-situatie. Bij PÖTTINGER zijn er vijf directeuren: er zijn altijd twee handtekeningen nodig voor een geldige handtekening. In tijden van kantoor aan huis en beperkende regels was dit niet altijd gemakkelijk. Daarom moest er een snellere en handigere oplossing op tafel komen."

Tijdens de analyse van de vereisten keken we naar de belangrijkste use cases in ons bedrijf. Tijdens dit proces kregen we ook verzoeken. Het handtekeningproces zou bijvoorbeeld direct vanuit een SharePoint-bibliotheek gestart moeten kunnen worden of integratie in processen met SAP zou ook mogelijk moeten zijn. We kunnen dit allemaal in kaart brengen via de API die sproof sign biedt. Cruciaal voor sproof sign als cloudoplossing was ook de locatie in Oostenrijk en een zekere nabijheid tot het bedrijf zelf. Als familiebedrijf geeft PÖTTINGER de voorkeur aan direct contact.

Oberegger: "In het dagelijks gebruik vervangt de digitale handtekening de handtekeningenmap die elke dag langs alle afdelingen reist. Dit maakt ons onafhankelijk van de huidige locatie van onze directeuren en afdelingshoofden. De drijvende afdeling was onze treasury. Het dagelijkse werk met banken vereiste ook de introductie van een digitale oplossing. In de toekomst zullen we Sproof ook gebruiken om grote handtekeningpakketten te verwerken. Door de Corona-crisis moesten dienstverleningscontracten met betrekking tot thuiskantoren gewijzigd worden. Hiervoor moesten honderden documenten door elk twee directeuren ondertekend worden. Met de sproof API kunnen we dit in de toekomst via een soort massabrief verwerken en het management uren werk besparen."

Oberegger: "Om als bedrijf in deze tijd digitaal bij de les te blijven, is de ondersteuning van extra software nodig. Extra software on-premise (noot van de redactie: het hosten van software op eigen servers) betekent ook extra vraag naar personeel. Het was belangrijk voor PÖTTINGER om een cloudservice te vinden met een Europees kantoor die een hoge beschikbaarheid kan bieden en, in geval van nood, snel actie kan ondernemen om eventuele problemen op te lossen. Aan de bal blijven betekent ook altijd blijven evolueren. Met de aanpak van sproof sign dat nieuwe ontwikkelingen zonder extra kosten beschikbaar zijn voor alle klanten, werd aan een belangrijk punt in onze eisen voldaan."

Oberegger: "PÖTTINGER hecht veel belang aan de naleving van de gegevensbescherming. Het was aan de ene kant belangrijk dat de gegevens alleen in de EU worden opgeslagen, maar aan de andere kant dat de verantwoordelijkheden voor de gegevens duidelijk geregeld zijn. Aangezien zowel onze medewerkers als onze klanten worden uitgenodigd om te tekenen, willen we er zeker van zijn dat deze gegevens veilig worden bewaard."

Oberegger: "Wat ons bevalt aan sproof sign is niet alleen de locatie in Oostenrijk en de gebruiksvriendelijke interface, maar ook de basis voor discussie als het gaat om ondersteuning en klantvriendelijkheid. Bij sproof sign kun je, ongeacht met wie je praat, duidelijk de motivatie van het hele team zien, waardoor je gemakkelijk verslaafd raakt."