Kostenbesparing - Digitale handtekeningen - Afdeling Inkoop

Duurzaamheid is tegenwoordig meer dan een trend, het is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsstrategie. De Europese Unie heeft een duidelijk kader vastgesteld met de European Sustainability Reporting Standards (ESRS), die vanaf 2024 van toepassing zullen zijn. Dit omvat de ESG-rapportageverplichting, volgens welke bedrijven regelmatig verslag moeten uitbrengen over het onderwerp duurzaamheid in hun bedrijf. Deze rapporten hebben betrekking op milieu-, sociale en bestuursaspecten (ESG) en zijn bedoeld om de transparantie over de niet-financiële impact van het bedrijf te vergroten. Het doel is om belanghebbenden - waaronder beleggers, klanten en het publiek - uitgebreide informatie te geven over de duurzaamheidspraktijken en sociale verantwoordelijkheid van het bedrijf.

Hoewel organisaties zoals HOGAST zelf niet direct onder de ESG-rapportagevereisten vallen, zijn zij toch pioniers in het aantonen hoe duurzame actie er in de praktijk uit kan zien. De beslissing van HOGAST om over te stappen op digitale handtekeningen met sproof sign is een indrukwekkend voorbeeld van hoe bedrijven technologische innovatie kunnen gebruiken om hun ecologische voetafdruk te verkleinen en tegelijkertijd hun financiële efficiëntie te vergroten.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, zei het volgende in een interview: "Voor ons als bedrijf waren twee aspecten doorslaggevend bij de keuze voor een oplossing voor digitale handtekeningen. Eén daarvan was de coronapandemie, want door werktijdverkorting en thuiswerken moesten we opnieuw nadenken, want zonder een nieuw digitaal systeem hadden we geen contracten, facturen en orders meer kunnen ondertekenen.

Het tweede aspect, dat zeker al enige tijd onderwerp van gesprek is met het management, is dat wij ons als bedrijf tegelijkertijd op digitalisering en duurzaamheid hebben gericht. Met de focus hierop hebben we uiteindelijk het punt bereikt waarop we besloten hebben om alles digitaal te ondertekenen en waarbij het mogelijk is om af te zien van alle papieren facturen en contracten."

Rendement op investering en duurzaamheid

Deze beslissing betaalde zich al na 18 weken uit. De implementatie van sproof sign als alles-in-één handtekeningoplossing leidde tot een aanzienlijke vermindering en stroomlijning van het administratieve werk bij HOGAST. De versnelde goedkeuringsprocessen en kortere wachttijden optimaliseerden niet alleen de bedrijfsprocessen, maar droegen ook aanzienlijk bij aan kostenbesparingen.

Deze besparingen kunnen gekwantificeerd worden in zowel financiële als milieutermen: De gemiddelde tijd die wordt bespaard per gedigitaliseerde handtekeningenworkflow intern en extern, het bruto uurloon van de werknemers die niet hoeven te worstelen met het voorbereiden en afhandelen van analoge contractprocessen, de kostenbesparingen per bespaard vel A4, de bespaarde CO2-uitstoot en het energieverbruik. Er moet worden opgemerkt dat sommige factoren die de werkelijke toegevoegde waarde zouden kunnen beïnvloeden, niet in de berekeningen zijn opgenomen, zoals zakenreizen, opslag- en archiefkosten, kosten voor print- en scantechnologie en financiële nadelen als gevolg van lange wachttijden voor het afsluiten van contracten.

De combinatie van economische en ecologische voordelen maakte van sproof sign een strategisch waardevolle investering

HOGAST is slechts één van de vele bedrijven die baat hebben gehad bij de implementatie van sproof sign in hun bestaande bedrijfsprocessen. Maar wat zijn daar precies de use cases voor digitale handtekeningen? De heer Sigmond legt uit: "In principe zijn wij de schakel tussen onze klanten of leden en de leveranciers. Dit betekent echter ook dat alle facturen en bestellingen via HOGAST gaan en in sommige gevallen moeten wij ze ondertekenen en medeondertekenen. U kunt zich de handtekeningsketen voorstellen als een driehoek tussen de leverancier, individuele leden en HOGAST.

Een voorbeeld waarbij de digitale handtekening wordt gebruikt en helpt, is wanneer nieuwe leveranciers worden toegevoegd. Er zijn ook contracten die ondertekend moeten worden. Voordat we voor een eSignature-oplossing kozen, moesten we eerst alles op papier per post opsturen en wachten. Omdat het hele bedrijf eigenlijk uit vier bedrijven bestaat, moet in deze use case de leveringspartner één keer tekenen en HOGAST vier keer. Het kon twee tot drie weken duren voordat alles weer bij ons aankwam. Met de digitale oplossing van sproof sign gaat dit veel sneller.

Maar we gebruiken de eSignature ook om leveringen vast te leggen. Dit komt omdat alle orderbevestigingen van meer dan 7.500 euro door ons medeondertekend moeten worden nadat de klant en leverancier al getekend hebben. Dit is een aansprakelijkheidskwestie! HOGAST is ook aansprakelijk voor haar klanten als zij failliet gaan of insolvent worden. Wij betalen dan de facturen voor onze leden, maar alleen als de orderbevestiging of order vooraf door ons is medeondertekend. Dit is echt een belangrijk aspect voor onze leden en leveranciers."

Efficiëntie en duurzaamheid voor de toekomst dankzij sproof sign

Door alleen digitale handtekeningen te gebruiken, bespaart HOGAST gemiddeld 10 minuten per workflow voor externe handtekeningen zonder logistieke inspanning en tot 20 minuten voor workflows met logistieke inspanning. Daarnaast kan de CO2-uitstoot van het bedrijf per vel A4 met 0,008 kg worden verminderd en het energieverbruik per vel met 0,0648 kWh. Maar ook 0,14 euro per vel aan printkosten en inkoopkosten zijn volledig weggevallen sinds er met sproof wordt gewerkt.

Met de ROI-calculator van sproof die op de website is geïntegreerd, kunnen bedrijven die onder het ESRS vallen nu ook hun potentiële besparingen berekenen en zo de efficiëntie van hun eigen bedrijfsprocessen verhogen en hun duurzaamheidsdoelstellingen bevorderen. De ervaring van HOGAST toont duidelijk aan dat digitale handtekeningen niet alleen een technologische innovatie zijn, maar ook een beslissende bijdrage kunnen leveren aan een duurzamere toekomst.