W&H Dentalwerk: Succesvolle integratie van sproof sign voor medische technologie

Michael Knoblich: "Als bedrijf worden we gedreven door de normen waaraan we moeten voldoen, waaronder het feit dat we digitale handtekeningen moeten gebruiken als onderdeel van ons productontwikkelings- en leveringsproces. We hadden al een handtekening, maar die moest vervangen worden omdat de ondersteuning ophield.

De industrie voor de productie van medische hulpmiddelen is over het algemeen onderworpen aan zeer strenge en beperkende vereisten die door verschillende instellingen zoals de FDA en MDSAP zijn vastgesteld. Voor ons moet alles wat met het product en het productieproces te maken heeft - d.w.z. de relevante documenten - ondertekend worden. Wij moeten een naadloze reproduceerbaarheid van het productieproces garanderen en via de digitale handtekening duidelijk kunnen controleren wie voor welke aspecten verantwoordelijk is."

Michael Knoblich: "In onze zoektocht naar een nieuwe oplossing voor digitale handtekeningen vergeleken we de belangrijkste spelers in de branche als onderdeel van een professioneel aanbestedingsproces en we stelden vast dat sproof sign absoluut op de shortlist moest staan. Functioneel zijn er geen beperkingen en omdat W&H zelf zeer sterk verankerd is in de regio en vertrouwt op zowel haar productielocatie in Salzburg als Oostenrijk in het algemeen, was het belangrijk voor ons."

Michael Knoblich: "De meeste van onze ondertekeningsprocessen vinden binnen het bedrijf plaats omdat ze relevant zijn voor de interne productontwikkeling. Dit betekent dat alle testrapporten, plannen en ontwerpen bij ons digitaal worden ondertekend. Tegelijkertijd worden projecten met betrekking tot productontwikkeling ook ondertekend, omdat ze in het ontwikkelingsproces worden opgenomen en dus relevant zijn voor de FDA.

sproof sign zorgt voor deze traceerbaarheid doordat u in de audit trail precies kunt zien wie welk document op welk moment heeft ondertekend. De informatie wordt allemaal opgeslagen in ons besturingssysteem. Dit betekent dat wij inloggen in ons systeem, het document daar hebben, het ondertekenen met sproof sign en het dan automatisch weer opslaan in de PML. Dit creëert het controlespoor zowel in sproof sign als in ons systeem en vormt zo het 'single point of proof' voor onze productdocumentatie."

Michael Knoblich: "In overeenstemming met de vereisten van de FDA gebruiken we de geavanceerde handtekening. We hebben echter ook een tweede authenticatiefactor nodig. Het is daarom niet voldoende om een document gewoon met de normale Windows login te ondertekenen. Als we deze tweede factor niet zouden gebruiken, zou het document verkeerd ondertekend worden en zouden we een discrepantie hebben in het geval van een audit".

Michael Knoblich: "De digitale handtekening speelt echt een doorslaggevende rol bij het versnellen van het productieproces. Met onze productievolumes zou het gewoonweg niet haalbaar zijn om de testrapporten en inspectierapporten op de conventionele manier te ondertekenen. Het tijdrovende proces van afdrukken, ondertekenen, opnieuw scannen en archiveren van papieren documenten kan niet werken.

Ons productieconcept is uiterst efficiënt en gespecialiseerd. Wij houden geen voorraad aan, maar produceren de producten binnen 24 uur na ontvangst van de bestelling. Dit betekent dat de stalen buizen achter in onze productielijn worden ingevoerd en dat het exact bestelde product binnen 24 uur klaar is voor verzending. In deze zeer dynamische omgeving kunnen wij het ons niet veroorloven om de productie te vertragen met handmatige processtappen. De digitale handtekening is daarom een essentieel onderdeel van onze hele productieketen."

Michael Knoblich: "Ik ben overtuigd van de gouden regel: "Succes van het systeem = functionaliteit x acceptatie". Aangezien we de digitale handtekening al als een essentieel onderdeel van onze productieketen zien, is acceptatie absoluut vanzelfsprekend. De functionaliteit van sproof sign was er vanaf de eerste minuut.

We ondertekenen met slechts een paar klikken. sproof sign werd in onze belangrijkste systemen geïntegreerd als onderdeel van een zeer slank en gestructureerd proces. De gebruikers hoefden niets aan hun normale processen te veranderen, maar konden de digitale handtekening heel snel in routineprocessen opnemen. De handtekening blijft op de gebruikelijke plaats in de processtroom.

We hebben nu ook het voordeel dat we een app hebben waarmee we kunnen ondertekenen. Dat was eerder niet het geval. Dit alles heeft bijgedragen aan de snelle acceptatie door onze medewerkers."

Michael Knoblich: "Onze producten bevinden zich per definitie in een zeer kritieke omgeving. Dit komt omdat onze producten direct op mensen worden gebruikt. Dit betekent ook dat de veiligheidskwestie voor ons zeer relevant is, niet alleen in termen van mensen, maar ook in termen van gegevensbeveiliging. De apparaten zelf in de tandheelkundige industrie worden nu ook steeds intelligenter, wat betekent dat we apparaten hebben die met de cloud moeten communiceren. Voor ons is de vraag of on premise (let op: in tegenstelling tot cloudoplossingen wordt software op onze eigen servers op locatie gebruikt) of niet meer aan de orde, omdat we al met de cloud verbonden zijn. We hebben geen alternatief. Dit betekent dat we niet bang waren voor de cloud vanwege de noodzaak voor technische vooruitgang, zoals misschien wel het geval was op andere gebieden. Daarom was het voor ons geen probleem om een oplossing voor digitale handtekeningen via een cloudapplicatie te implementeren."

Michael Knoblich: "Onze producten zijn gebaseerd op vertrouwen. Ze werken en genezen. Net zoals dat geldt voor de beveiliging van onze apparaten, geldt dat ook voor de beveiliging van de klantgegevens die deze apparaten genereren. Er is geen discussie over waar de gegevens worden opgeslagen. Voor ons is een Europese oplossing nu de enige optie."

Michael Knoblich: "Ik ken het sproof team en de managing directors persoonlijk van verschillende projecten in mijn professionele carrière. Ik ben volledig overtuigd van hun expertise in hun domein!"