Czym jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy (lub e-podpis, e-podpis itp.) stał się niezbędnym narzędziem dla firm i osób prywatnych do zarządzania dokumentami w bardziej wydajny i przyjazny dla środowiska sposób. W tym artykule przedstawiamy punkt wyjścia dla każdego, kto chce zaktualizować stary proces - podpisywanie dokumentów.

Czym jest podpis cyfrowy?

Podpis cyfrowy to bezpieczna i skuteczna metoda podpisywania umów w środowisku cyfrowym jako alternatywa dla podpisów odręcznych.

Podpis cyfrowy działa jak ludzki odcisk palca, ponieważ każdy dokument ma swój unikalny elektroniczny odcisk palca. Żaden inny dokument nie może mieć takiego samego podpisu cyfrowego. Jeśli dokument cyfrowy jest "zapieczętowany" podpisem, można udowodnić, że

• plik nie został zmieniony po podpisaniu (integralność).
• konkretna osoba podpisała dokument (uwierzytelnienie).
• osoba podpisująca rzeczywiście podpisała dokument. Osoba ta nie może zaprzeczyć, że podpisała dokument po utworzeniu podpisu cyfrowego.
• dokument nie jest sfałszowany.

Podpisy cyfrowe są już wykorzystywane w wielu branżach do różnych zastosowań.

Co nie jest (ważnym) podpisem cyfrowym?

Tylko podpis, który można również zweryfikować za pomocą zatwierdzonej usługi weryfikacji online (np. Acrobat Reader, RTR lub bezpośrednio w sproof sign), można sklasyfikować jako zgodny z prawem.

Rozporządzenie eIDAS reguluje w Europie sposób podpisywania dokumentów w sposób prawnie ważny i możliwy do zweryfikowania. Więcej informacji znajdą Państwo tutaj.

Jak działa cyfrowe podpisywanie dokumentów PDF

Stosowanie ważnego podpisu cyfrowego do dokumentu (PDF) jest technicznie złożonym procesem, który działa dyskretnie w tle podczas cyfrowego podpisywania dokumentu.

Prawidłowy podpis cyfrowy różni się zatem znacznie od zwykłego wstawienia zeskanowanego podpisu odręcznego.

Prawidłowy podpis cyfrowy umożliwia rozpoznanie późniejszych zmian w dokumencie. Nie ma to miejsca w przypadku zwykłego wstawiania obrazów.

Oto jak cyfrowy dowód intencji działa z platformą podpisów:

Krok 1: Przesyłanie i konwersja

Najpierw przesyłają Państwo dokument online za pośrednictwem swojego konta na platformie podpisów. Dokument jest konwertowany na dokument PDF.

Krok 2: Złożenie podpisu cyfrowego

Do złożenia podpisu potrzebny jest certyfikat cyfrowy, który potwierdza Państwa tożsamość jako osoby podpisującej. Jest on tworzony podczas rejestracji na platformie podpisów. Jeśli chcą Państwo podpisać dokument zgodnie z najwyższymi standardami, czyli kwalifikowanym podpisem elektron icznym, krok ten zostanie przeprowadzony przez uznany przez państwo urząd certyfikacji.

Dzięki platformie podpisów mają Państwo możliwość spersonalizowania swojego podpisu (podobnie jak w przypadku wersji odręcznej) i stworzenia własnego stylu podpisu.

Krok 3: Szyfrowanie dokumentu i podpisów

W ostatnim kroku cała umowa, w tym załączone podpisy, jest szyfrowana kryptograficznie. Generowana jest tak zwana wartość skrótu. Umowa staje się odporna na fałszerstwa i weryfikowalna.

Dołączone podpisy mają najwyższą wartość dowodową i nie można ich już sfałszować.

Oczywiście podpisane umowy można pobrać, wysłać lub zapisać w dowolnym miejscu.

Czy mogę również podpisać cyfrowo w programie Word lub innych programach pakietu Office?

Zasadniczo wiele formatów plików można również podpisać cyfrowo. Aby jednak zastosowany podpis cyfrowy był niezmienny, każdy dokument musi najpierw zostać przekonwertowany na dokument PDF. Jak powszechnie wiadomo, dokumenty PDF nie mogą być zmieniane (w przeciwieństwie na przykład do dokumentów docx). Platformy podpisu cyfrowego automatycznie konwertują wiele formatów plików na prawidłowy dokument PDF, zwykle po przesłaniu dokumentu.

Jak uzyskać podpis cyfrowy?

Istnieją różne sposoby uzyskania podpisu cyfrowego.

Rejestracja na platformie podpisu cyfrowego (AES)

Jak już wyjaśniono, tworzenie podpisu cyfrowego jest centralnym elementem platformy podpisu cyfrowego. Uznane i dobrze znane rozwiązania to na przykład DocuSign , AdobeSign lub nowsze rozwiązania europejskie, takie jak sproof sign lub yousign, które również wyspecjalizowały się specjalnie do użytku w firmach europejskich.

Zaawansowany podpis elektroniczny jest tworzony dla Państwa podczas rejestracji.

Identyfikacja za pomocą platformy podpisów (QES)

Wielu dostawców wyposaża również użytkowników w kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest głęboko zintegrowany z samą aplikacją. Oprócz wysokiej wartości dowodowej tego standardu podpisu, korzystają Państwo z wielu opcji dostosowywania procesu podpisu.

Identyfikacja za pomocą usługi rządowej (QES; np. podpis telefonu komórkowego)

W Austrii ponad 50% obywateli posiada już podpis na telefonie komórkowym. Jest on wydawany przez władze publiczne i jest zgodny ze standardem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Ważność prawna podpisu cyfrowego

Ważna umowa zostaje zawarta, gdy obie strony wyrażą na to zgodę. Ustawodawca zasadniczo pozostawia umawiającym się stronom decyzję, czy zawrą umowę ustnie, pisemnie czy elektronicznie. Jest to znane jako swoboda formy.

Jeśli zdecydują się Państwo na rozwiązanie podpisu cyfrowego, mają Państwo tę zaletę, że wszystkie podpisy są zintegrowane z plikiem PDF w sposób niezmienny i odporny na fałszerstwa.

Tak czy inaczej, konieczne jest wybranie odpowiedniego standardu podpisu elektronicznego w zależności od umowy.

W tym celu ustanowiono trzy standardy, które są zdefiniowane w rozporządzeniu eIDAS i służą jako ramy prawne.

• Prosty podpis elektroniczny (EES)
• Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)
• Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES)

Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) spełnia najwyższe kryteria jakości i jest prawnie w 100% równoważny podpisowi odręcznemu.

Ponieważ implikacje prawne mogą się znacznie różnić, czynniki takie jak koszty wdrożenia, łatwość użytkowania (doświadczenie klienta), ustawodawstwo, polityka firmy i oszacowane ryzyko biznesowe zwykle decydują o tym, którą metodę należy zastosować w konkretnej sytuacji.

Mogą Państwo skorzystać z poniższego przewodnika decyzyjnego.

Na wybór odpowiedniego standardu podpisu elektronicznego wpływają zatem dwa czynniki:

• Ryzyko odpowiedzialności, ryzyko operacyjne
• Wymogi prawne

Zalety platformy podpisu cyfrowego są następujące

• mogą Państwo zmienić standard podpisu elektronicznego w dowolnym momencie w zależności od rodzaju umowy
• mogą Państwo określić pożądany standard podpisu elektronicznego przy zamawianiu podpisów zewnętrznych.

Europejscy dostawcy podpisów skupili się głównie na dwóch najwyższych standardach podpisów cyfrowych.

sproof sign jest ekspertem w dziedzinie kwalifikowanych podpisów elektronicznych (QES).

Proszę dowiedzieć się więcej

Czy zeskanowany podpis lub obraz podpisu jest ważny?

Termin "zeskanowany podpis" oznacza, że jest to cyfrowy obraz odręcznego podpisu. Oryginalny papierowy podpis jest konwertowany do formatu cyfrowego (.jpg, .doc, .pdf itp.) za pomocą skanera lub aparatu fotograficznego.

Zasadniczo takie zeskanowane podpisy są ważne, o ile dla danego oświadczenia woli nie jest wymagana forma pisemna.

Podpisana kopia nie jest prawnie ważna, ponieważ nie można zidentyfikować sygnatariusza i udowodnić zgody.

Zeskanowany podpis jest łatwy do podrobienia, więc odbiorca podpisanej umowy może go łatwo skopiować (#SnippingTool #Screenshot). To oczywiste, że nie jest to zgodne z prawem.

Zeskanowany podpis nie ma wartości dowodowej w sądzie, ponieważ jest jedynie kopią oryginalnego podpisu. Bez dowodu na to, w jaki sposób podpis został złożony, jest on uważany za zwykłą kopię, a nie autentyczny podpis. Z tego powodu jest on nieważny, zwłaszcza w transakcjach biznesowych.

Jaka jest różnica między podpisem cyfrowym a podpisem elektronicznym?

Terminy "podpis elektroniczny" i "podpis cyfrowy" można łatwo pomylić. Terminy te są często używane zamiennie, ale ściśle rzecz biorąc nie są tym samym.

Podpis elektroniczny (lub e-podpis) to metoda zawierania umowy prawnej w środowisku cyfrowym. Jest to, że tak powiem, cyfrowy odpowiednik podpisu na dokumencie papierowym.

Podczas gdy podpis elektroniczny stanowi dowód zgody osoby podpisującej dokument, podpis cyfrowy jest dowodem autentyczności samego dokumentu. Oznacza to, że połączenie dokumentu i podpisu zostało technicznie zaprojektowane i zaszyfrowane w taki sposób, że umowa jest odporna na fałszerstwa. W ten sposób warunki łączą się lub współpracują ze sobą w taki sposób, że umowa cyfrowa staje się weryfikowalna i prawnie wykonalna.

Zalety platformy podpisu cyfrowego (europejskiego)

Wysoce bezpieczna chmura, gotowa doużycia sproof sign to rozwiązanie internetowe do cyfrowego podpisywania umów, działające na wszystkich urządzeniach mobilnych (komputerach stacjonarnych, smartfonach, tabletach). sproof sign ma siedzibę w Austrii, a wszystkie dane są archiwizowane wyłącznie w centrach danych w UE. Gwarantujemy zgodność z RODO na wszystkich poziomach, zarówno u nas, jak i u naszych podwykonawców. Oferujemy naszym klientom te gwarancje w umowie o przetwarzaniu danych zamówienia (ADV), która opiera się na standardowych klauzulach umownych UE, a tym samym zapewnia maksymalną pewność prawną.

Interfejsy i istniejące systemy

• sproof sign można płynnie zintegrować z istniejącymi systemami.
• Mogą Państwo logować się bezpośrednio w popularnych narzędziach, takich jak MS Teams, Word, Google Drive itp .
• Pojedyncze logowanie
• Prosty interfejs API dla niestandardowych przypadków użycia (dokumentacja API ).

Przechowywanie dokumentów i kontrola postępówWażneumowy są przechowywane w centralnej lokalizacji w przejrzysty, wysoce bezpieczny i zaszyfrowany sposób. Niemniej jednak dostęp do dokumentów można uzyskać w dowolnym momencie i z dowolnego miejsca. Ponadto w każdej chwili można przeglądać postępy procesów podpisywania i w razie potrzeby wysyłać przypomnienia.

Kwalifikowany (QES) i zaawansowany (AES) podpis elektroniczny, w tym identyfikacja. sproof sign obsługuje wszystkie rodzaje podpisów elektronicznych (proste, zaawansowane i kwalifikowane) zgodnie z rozporządzeniem eIDAS, a także wiele innych globalnie stosowanych standardów podpisów (np. zgodność z FDA). Mogą Państwo podpisywać dokumenty wewnątrz organizacji, jak również z zewnętrznymi partnerami, dostawcami lub klientami.

Podpis wsadowy**: podpisywanie umów w tym samym czasie**Dzięki podpisowi wsadowemu niezliczone dokumenty mogą być podpisywane cyfrowo i prawnie w ramach jednej operacji. Ogromna oszczędność czasu.

Folder dokumentów: wysyłanie umów w tym samym czasiePołączkilka dokumentów cyfrowo i wyślij je razem do podpisu. Oszczędza to czas zarówno Państwu, jak i odbiorcy.

Branding firmy, pieczątki firmowe i style podpisówNiezależnie od tego, czy są Państwo dużym zespołem, czy indywidualnym użytkownikiem. W sproof sign mogą Państwo przechowywać logo swojej firmy jako pieczątkę firmową. Mogą Państwo również tworzyć różne style podpisów do różnych celów.

eID Hub: Uzyskiwanie podpisów w całej EuropiePodpis kwalifikowany jest prawnie równoważny podpisowi odręcznemu w całej Europie. sproof sign umożliwia podpisywanie umów z różnymi dostawcami podpisów kwalifikowanych za pomocą swojego unikalnego interfejsu. Jest to ogromna zaleta przy uzyskiwaniu i wydawaniu prawnie ważnych podpisów. Proszę kliknąć tutaj, aby zapoznać się z przeglądem wszystkich zintegrowanych dostawców usług zaufania →

Weryfikacja podpisów i pobieranie raportów weryfikacyjnychMogą Państwosprawdzić ważność podpisów elektronicznych zastosowanych bezpośrednio w sproof sign za pomocą jednego kliknięcia myszką. Mogą Państwo również pobrać raport weryfikacyjny dla każdego uruchomionego podpisu i zobaczyć, kto podpisał się jakim certyfikatem i kiedy.

Zarządzanie zespołem i zasady zastępowaniasproofsign umożliwia proste zarządzanie użytkownikami i uprawnieniami użytkowników w ramach planu. Ponadto można centralnie zarządzać limitem podpisów i wprowadzać różne ważne ustawienia dla całego planu.

Wsparcie i Akademiasproof sign jest znany z szybkiego i elastycznego wsparcia. Akademia sproof sign to bezpłatny portal szkoleniowy, który pomaga Państwu i Państwa pracownikom szybko rozpocząć pracę.

Przejrzyste ceny bez ukrytych kosztówNaszymcelem jest bycie bezkonkurencyjnie najlepszym oferentem w poszukiwaniu odpowiedniego dostawcy podpisów. Czyniąc to, kładziemy duży nacisk na uczciwość i przejrzystość. Są to dwie wartości, które charakteryzują naszą kulturę korporacyjną. Wartości te determinują również ceny naszych rozwiązań w segmencie korporacyjnym.