É certo que inventámos o termo e-SaaS - Electronic Signing as a Service. Mas descreve corretamente a abordagem de uma aplicação moderna de assinatura digital sob a forma de uma solução na nuvem. As soluções de servidores internos já não são sustentáveis. E porquê? Porque a nuvem é segura, rápida, simples e económica.
e-SaaS - Assinatura eletrónica como um serviço
sproof signA solução tudo-em-um mais inovadora da Europa para a assinatura digital
Para a sua própria infraestrutura, a sproof sign conta com o fornecedor líder europeu Scaleway, que garante a segurança dos dados alojados com um catálogo abrangente de medidas . Todos os centros de dados da Scaleway estão certificados de acordo com várias normas e padrões (por exemplo, certificação HDS, ISO 27001, ISO 50001:2018, GDPR, Tier 3 Uptime Institute: 2014, SWIPO) e são submetidos a auditorias regulares.
Mesmo as empresas públicas com os mais elevados padrões de segurança e conformidade já reconheceram os benefícios para si próprias. Por exemplo, a Agência Federal de Contabilidade, que é a principal responsável pela contabilidade dos ministérios federais austríacos, também decidiu implementar uma solução de nuvem para o processamento digital de contratos com o sproof sign .
Não queremos comprometer o armazenamento de dados de documentos sensíveis. Estes dados devem ser armazenados a 100% na Europa. Do nosso ponto de vista, a sproof sign cumpre estes critérios ao selecionar explicitamente centros de dados que são independentes de empresas americanas.
Mag. DI (FH) Alexander SellnerGestor de TI, Agência Federal de Contabilidade
Baseado na nuvem - o que é que isso significa?
A computação em nuvem permite a utilização e o fornecimento de hardware e software através da Internet. Através de serviços flexíveis e escaláveis a pedido, os utilizadores podem aceder às suas aplicações e servidores a partir de qualquer dispositivo sem terem os dados necessários fisicamente "à mão".
O termo "nuvem" refere-se à ideia de que os dados ou a informação existem num espaço virtual e podem ser acedidos a partir de qualquer lugar. Os utilizadores só precisam de estar ligados a uma rede para utilizar aplicações online ou aceder a dados numa base de dados online.
O que significa SaaS ou Software as a Service?
No modelo SaaS (Software as a Service), os utilizadores ou as empresas têm acesso a software pré-desenvolvido que podem subscrever, normalmente numa base mensal ou anual. O fornecedor assume a responsabilidade pela manutenção e desenvolvimento do software, mas, ao fazê-lo, as empresas abdicam de algum controlo sobre a gestão e personalização das suas aplicações. Todos os dados são armazenados e processados nos servidores do fornecedor, pelo que os utilizadores apenas necessitam de uma ligação estável à Internet, um navegador e dispositivos finais modernos, como tablets, computadores portáteis ou smartphones, para acederem ao software imediatamente e sem instalação.
O e-SaaS é, portanto, um sub-modelo especializado em assinaturas electrónicas e digitais.
#1 Mobilidade - Pode ser utilizado em qualquer lugar onde haja Internet
Com uma solução e-SaaS, pode assinar os seus documentos de forma rápida e eficiente a partir de qualquer lugar com acesso à Internet. Não importa se utiliza um portátil, smartphone, tablet ou mesmo um computador de secretária para este fim. Isto poupa-lhe tempo valioso para outras tarefas.
#Disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana
Uma solução e-SaaS está pronta a ser utilizada em qualquer altura. Pode assinar (qualificado) ou enviar convites para assinar 24 horas por dia. Isto assegura processos de ponta a ponta e um funcionamento ininterrupto, o que pode acelerar as decisões e possivelmente até evitar a perda de receitas.
#3 Integração perfeita com outras aplicações
Muitas soluções e-SaaS oferecem uma integração perfeita noutros fluxos de trabalho através das suas próprias interfaces (APIs). Isto significa que os sistemas existentes, como um sistema de gestão de documentos (DMS) ou quaisquer soluções especiais (ver DATEV), podem ser facilmente alargados para incluir assinaturas electrónicas qualificadas.
#4 Melhorias contínuas através de actualizações automáticas
Mesmo as soluções e-SaaS como o sproof sign estão constantemente a ser desenvolvidas. As correcções de erros e as novas funções que foram exaustivamente testadas de antemão são regularmente fornecidas em segundo plano. Isto significa que o seu pessoal de TI não tem de descarregar ou instalar manualmente as actualizações - e pode mesmo fazer pedidos de funções específicas quando surgem novos requisitos.
Desta forma, a sua empresa beneficia sempre das funcionalidades mais recentes sem ter de fazer investimentos adicionais.
#5 Segurança máxima dos dados
As soluções e-SaaS processam dados pessoais no contexto empresarial como parte do processo de assinatura. Os signatários têm de ser convidados, verificados, se necessário, e o documento a assinar tem de ser apresentado aos signatários. Quando são utilizadas assinaturas digitais qualificadas, são adicionados ao processo fornecedores externos de serviços de confiança, que também têm de processar alguns destes dados. Por conseguinte, fornecedores como a sproof sign protegem a sua privacidade através das seguintes medidas
a) 100% em conformidade com o RGPD
Todos os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados são cumpridos. A solução pode, portanto, ser utilizada sem hesitação, especialmente por empresas da União Europeia.
b) Processamento e armazenamento de dados exclusivamente na UE
Todos os dados são processados e armazenados exclusivamente em servidores na União Europeia. Não existe qualquer intercâmbio de dados com prestadores de serviços fora da União Europeia.
c) Conceito de apagamento (Privacy by Default)
A solução segue o princípio da "privacidade por defeito". Os dados são automaticamente apagados ao fim de 30 dias. Se os Utilizadores não o desejarem, a eliminação automática pode ser normalmente desactivada.
d) Acordo contratual de processamento de dados
Um contrato para o processamento de dados comissionado - especialmente para clientes empresariais - resume todos os pontos relevantes e garante clareza e segurança.
#6 Escalabilidade à vontade
Idealmente, uma solução e-SaaS crescerá sem problemas com a sua empresa, as suas necessidades e a sua equipa. Por exemplo, se precisar que mais funcionários assinem com assinaturas electrónicas qualificadas, pode normalmente ajustar a(s) licença(s) correspondente(s) sem esforço.
#7 Alivie a carga do seu próprio departamento de TI
Quando escolhe uma solução e-SaaS, a sua empresa beneficia de um pacote completo que inclui manutenção e suporte. O seu departamento de TI fica aliviado e pode concentrar-se noutras tarefas importantes e estratégicas da empresa.
#8 Excelente experiência do utilizador
Algumas soluções e-SaaS (mas infelizmente longe de todas) são concebidas para serem muito fáceis de utilizar e proporcionarem uma excelente experiência ao utilizador. Normalmente, os utilizadores podem começar a trabalhar de forma rápida, fácil e sem muitos conhecimentos prévios. Isto faz com que a sua empresa poupe custos de formação e encurta o tempo de implementação.
#9 Eficiência e redução de custos
Os fornecedores de e-SaaS, como a sproof sign, são claramente responsáveis pela gestão, manutenção e resolução de problemas do seu próprio serviço, pelo que não há necessidade de aumentar a sua equipa de TI. Além disso, não é necessário qualquer investimento adicional para adquirir e manter o equipamento técnico - não precisa de expandir a sua infraestrutura de hardware e não é responsável pela manutenção do software.
#10 Melhoria da experiência dos funcionários e dos clientes
Com uma solução e-SaaS moderna, liberta os seus funcionários de uma tarefa de rotina entediante e demorada (mas extremamente importante). Como resultado, os membros da sua equipa podem concentrar-se melhor na sua atividade principal, mas os seus parceiros comerciais e clientes também ficarão encantados.
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