Contratos digitais, compromisso real: o FSJ e o caminho para uma administração sem papel

Quando assumi o cargo de Diretor-Geral, há três anos, a associação, com mais de 50 anos de existência, estava ainda a dar os primeiros passos em termos de digitalização. Até então, todos os contratos com as instituições sociais e com os participantes do FSJ eram feitos através de formulários, impressos, assinados, carimbados, colocados num envelope e enviados para os correios. E assinados e devolvidos pelo correio. Se fosse necessário fazer alguma alteração, começava tudo de novo. Isto ainda era viável com um número mais reduzido de participantes, mas quanto mais jovens adultos fizessem um FSJ, mais impossível se tornava a tarefa. Já para não falar da probabilidade de erros nas várias listas Excel. Assim, era necessário encontrar soluções digitalizadas para o século XXI.

O primeiro passo foi encontrar uma empresa de TI que pudesse digitalizar todos os nossos processos. Isto significava que já não podíamos receber candidaturas como anexo num e-mail (cujas informações tinham de ser inseridas em listas Excel), como era habitual e necessário, mas através de uma ferramenta de registo. Os dados podiam então ser utilizados diretamente para criar automaticamente os contratos necessários, uma vez confirmada a colocação na FSJ. Isto significava que a criação do contrato estava concluída, mas faltava a opção de assinatura digital. Depois de alguma pesquisa e, acima de tudo, graças à recomendação de um amigo, encontrei finalmente o sproof.

A importância da transformação digital para a FSJ não pode ser sobrestimada. Um ano FSJ começa sempre no outono. Isto significa que o verão é o período de pico para as colocações e também o período de pico para os contratos. São necessários dois contratos com a nossa associação para cada pessoa colocada: Com a instituição social e com o participante do FSJ. A sproof ofereceu-nos e continua a oferecer-nos a solução ideal! Este ano esperamos cerca de 700 colocações FSJ e, por conseguinte, cerca de 1400 contratos que têm de ser assinados.

Era importante para nós encontrar uma solução que fosse prática e acessível. A proteção de dados tinha de ser cumprida. A ferramenta utilizada para processar a assinatura tinha de ser competente, fiável, profissional e, acima de tudo, "ouvir" as nossas necessidades. Encontrámos tudo isto com a sproof.

Para as assinaturas dos nossos acordos FSJ com as instituições sociais e com os participantes FSJ e também para os contratos com organismos de financiamento, contratos de serviços, etc. Simplesmente para todos os documentos que requerem uma assinatura oficialmente válida. Assim, o sproof não só nos ajuda com os contratos relacionados com as missões da FSJ, mas também com os documentos que têm de ser assinados pelo presidente e pelo diretor-geral da associação, uma vez que não nos vemos com muita frequência - o que torna difícil a assinatura à mão - mas estamos sobretudo em contacto por e-mail e telefone.

Desde que temos o sproof, que nos permite assinar através do ID-Austria, já não há necessidade de reuniões, que costumavam ser principalmente para obter uma assinatura para um documento importante. Estamos também a celebrar a solução sem papel. Esta solução permite-nos poupar recursos valiosos. Atualmente, não imprimimos quase nada.

A empresa de TI que fez a digitalização para nós e a sproof trataram disso diretamente. De especialista para especialista, por assim dizer. Isto foi ideal para nós, enquanto clientes.

É claro que temos padrões extremamente elevados. A questão da proteção e segurança dos dados foi uma das primeiras que colocámos quando nos deparámos com a sproof.

Todos os funcionários da sproof são incrivelmente competentes, simpáticos, profissionais e esforçam-se sempre por encontrar a melhor solução para nós. Estão presentes e disponíveis para questões e problemas e fazem tudo o que podem para garantir que nós, como clientes, obtemos o resultado que precisamos e queremos. A sproof é a melhor coisa que nos podia ter acontecido, a par da grande empresa de TI com que abordámos a digitalização.

Sim, especialmente quando assino documentos digitalmente com a nossa presidente, o fluxo de trabalho de assinatura é utilizado. Mas também para contratos com posições de voluntariado e participantes do FSJ. Ao passarmos das assinaturas manuais em acordos enviados por correio para assinaturas digitais por correio eletrónico, também assegurámos a digitalização nas mais de 700 instituições sociais, porque a gestão das instituições sociais também teve de lidar com a assinatura digital.

Estamos agora no nosso terceiro ano de utilização e está a funcionar maravilhosamente em todo o lado. A sproof é vista como um parceiro de confiança e descomplicado. A propósito, o desenho digital nunca foi um desafio para os participantes do FSJ. Os jovens adultos fizeram-no em pouco tempo com os seus telemóveis, como se nunca o tivessem feito de outra forma. Isto também demonstra a facilidade de utilização e compreensão do sproof. Gostaríamos de dizer um grande OBRIGADO pela grande cooperação!!!