Oamenii au încredere în avocați. Avocații au încredere în sproof. Datorită integrării în ADVOKAT - principalul software pentru firme de avocatură din Austria - și a parteneriatului cu editorul tradițional Linde, din ce în ce mai multe firme de avocatură se bazează pe avantajele unei platforme de semnătură digitală. Cel mai recent, Binder Grösswang, una dintre marile firme de avocatură din Austria, și-a acordat încrederea tinerei companii din Salzburg.
1 Binder Grösswang semnat digital
"Este vorba despre angajament și încredere în industria noastră. Semnătura digitală, în cea mai înaltă clasă de calitate, a devenit o formă obișnuită pentru noi de a lua decizii obligatorii sau de a le obține în format digital."
Dr. Christian Zwick | Partener
Binder Grösswang este una dintre cele mai importante firme de avocatură din Austria de 60 de ani, cu birouri în Viena și Innsbruck. Peste 100 de avocați și un volum de tranzacții de 50 de miliarde de euro vorbesc de la sine. După ce a fost luată decizia de a integra o platformă de semnătură digitală, sproof a apărut ca favorită după o fază riguroasă de evaluare.
"Este o onoare deosebită faptul că am reușit să convingem Binder Grösswang, ca firmă de avocatură consacrată, dar mai ales inovatoare, de sproof și să le câștigăm încrederea", spune Dr. Fabian Knirsch, fondator și CTO al companiei.
Binder Grösswang - în special echipa din jurul doctorului Christian Zwick - semnează digital atunci când acest lucru este posibil din punct de vedere legal. "În principiu, semnăm întotdeauna atunci când stiloul trebuie înlocuit. În Austria, asta înseamnă aproape toate documentele, deoarece principiul libertății de formă se aplică în dreptul civil", spune Dr. Zwick.
În consecință, semnătura digitală este utilizată, printre altele, pentru aceste documente:
- împuterniciri
- Contracte de vânzare
- Acorduri de confidențialitate
- Rezoluții
sproof este una dintre puținele platforme de semnături care permite verificarea semnăturilor digitale direct în instrument.
2 motive convingătoare pentru care avocații se bazează pe semnăturile digitale
Profesia de avocat a fost întotdeauna o parte integrantă a oricărei societăți funcționale. Încrederea și buna comunicare între avocați și clienți constituie fundamentul. Poate părea puțin dogmatic, dar industria juridică nu este cu siguranță un pionier în avansarea digitalizării. Acest lucru se datorează probabil faptului că tehnicile și fluxurile de lucru tradiționale, care au fost stabilite și dovedite de secole, nu doresc să fie înlocuite.
Cu toate acestea, chiar și "industria juridică" a recunoscut acum punctele forte ale unei digitalizări semnificative din diverse motive. Fie că este vorba de dosarul digital, în locul arhivelor supraaglomerate, sau chiar experimentarea diferitelor aplicații digitale "speech to text" care ar putea ușura secretariatul în anumite locuri sau chiar să-l înlocuiască în viitor, pentru numeroasele hârtii.
În special, o oportunitate a digitalizării, care are un mare potențial și pentru sectorul juridic, este în creștere: semnătura digitală!
Declarații, rezoluții și contracte - toate acestea sunt documente care trebuie semnate de una sau mai multe persoane. Chiar și un singur document pe care trei persoane trebuie să îl semneze prin mijloace analogice înseamnă o cheltuială totală de timp de aproximativ 45 de minute: Aceasta include tipărirea în trei exemplare, trimiterea documentelor prin poștă sau coordonarea unei întâlniri comune pentru semnături. Această risipă de resurse este dispensabilă.
În sectorul privat, semnătura digitală s-a impus deja în Austria sub forma "semnăturii pe telefonul mobil". De câțiva ani, mulți cetățeni austrieci folosesc acest serviciu guvernamental gratuit.
Cu toate acestea, "doar" semnătura digitală este de obicei insuficientă în mediul de afaceri. Lipsesc posibilitățile tehnice, un instrument sau o platformă care să poată cartografia cazurile de utilizare și "execuțiile de semnătură" specifice unui sector sau unei întreprinderi. Un "tablou de bord" comun asociat oferă o bună imagine de ansamblu a documentelor importante. Acest lucru necesită o administrare centrală a tuturor utilizatorilor și o gestionare a drepturilor și rolurilor. Acest lucru aduce, de asemenea, o mulțime de avantaje.
În multe companii, indiferent de mărime sau industrie, o platformă de semnătură digitală este deja parte integrantă a multor fluxuri de lucru standard. Această tehnologie recunoscută din punct de vedere juridic este deja utilizată în sectorul juridic, în domeniul fiscal, în sectorul financiar, dar și de marile companii internaționale cu orientări IT stricte și în sectorul public.
3 În loc de cerneală și hârtie: criptarea criptografică și dovada digitală a identității.
Semnătura digitală este o componentă indispensabilă a transformării digitale. Cu toate acestea, mulți se îndoiesc că semnătura digitală este valabilă din punct de vedere juridic și, prin urmare, conformă din punct de vedere juridic. Dar semnăturile digitale și caracterul lor obligatoriu sunt definite și reglementate cu precizie în Uniunea Europeană. În 2006, Regulamentul eIDAS (UE) 910/2014 (Servicii de identificare și autentificare electronică) a stabilit reglementările pentru Europa în ceea ce privește cel mai înalt nivel de securitate și conformitate a semnăturilor digitale. Regulamentul reglementează recunoașterea juridică a serviciilor electronice de dovadă a identității și de autentificare și, astfel, consolidează considerabil încrederea în comunicarea electronică dintre companii și cetățeni și facilitează serviciile transfrontaliere și procesele comerciale de orice fel.
Există trei standarde de semnătură digitală care au fost definite cu precizie în ceea ce privește valabilitatea juridică în Regulamentul eIDAS: simplu, avansat și calificat.
Semnăturile arată aproape la fel la suprafață, dar statutul semnăturii și caracterul său obligatoriu sunt foarte diferite. Numai "semnătura electronică calificată", cunoscută și sub denumirea de QES, este comparabilă din punct de vedere juridic cu o semnătură [a se vedea articolul 4 alineatul (1) din Legea austriacă privind serviciile de semnătură și de încredere.
AES și QES permit semnarea digitală sigură.
Din cauza conformității și securității maxime, numai semnătura electronică calificată este luată în considerare de multe firme de avocatură. O semnătură digitală care este echivalentă cu semnătura convențională pe hârtie.
Dar cum se obține acest nivel ridicat de securitate din punct de vedere tehnic? Care este valoarea probatorie ridicată a semnăturii electronice calificate?
4 Semnătura calificată: niciun mister
Chiar dacă presa de specialitate încearcă mereu să prezinte semnătura electronică calificată în cea mai complexă și tehnică lumină posibilă, noi, la sproof, ne-am propus să dezvăluim presupusul "mister" - pe scurt.
La fel ca în cazul multor alte tranzacții electronice juridice sau bancare, trebuie să vă puteți dovedi identitatea cu o certitudine de 100%. Acest lucru se face inițial prin intermediul unei proceduri scurte (aproximativ 10 minute de identificare video), în cadrul căreia datele dvs. personale și, de asemenea, datele biometrice sunt verificate de un serviciu aprobat de stat (Trust Service Provider).
După aceea, veți putea utiliza o aplicație pentru telefonul mobil pentru a verifica suplimentar fiecare semnătură digitală pe care o faceți. Pe lângă adresa de e-mail, de care aveți oricum nevoie pentru a semna și a obține semnături, telefonul mobil este astfel al doilea factor de securitate.
Documentele semnate în sine sunt criptate digital cu ajutorul unor metode criptografice. Numai proprietarii unui document sau cei care au fost invitați să îl semneze pot edita documentul sau pur și simplu îl pot semna. Fiecare document primește în orice moment o cheie criptografică unică, care este imposibil de văzut pentru orice om sau computer. Valabilitatea și valoarea probatorie a documentului este, de asemenea, independentă de platforma de semnătură utilizată, deoarece cheia criptografică (sau "valoarea hash") este imprimată în fișierul pdf. în sine. În consecință, orice tipărire și stocare fizică a documentului este, de asemenea, inutilă, deoarece trasabilitatea expiră în momentul în care documentul este tipărit.
Pentru a verifica validitatea unei semnături electronice și conformitatea descrisă mai sus, documentul semnat (digital!) poate fi verificat cu ajutorul serviciilor naționale de verificare a semnăturilor, de exemplu, prin intermediul Autorității pentru comunicații din Austria: rtr.at Platforme precum sproof, ca platformă în sine, oferă un serviciu de verificare integrat.
Pe scurt: semnătura digitală calificată este 100% infailibilă & valabilă din punct de vedere juridic. O semnătură făcută de mână este, de asemenea, 100% valabilă din punct de vedere juridic, dar niciodată 100% infailibilă.
5 Nu este nevoie de mult pentru a începe cu semnătura digitală calificată
Semnăturile digitale sunt exigente din punct de vedere tehnic și necesită un grad special de responsabilitate din punctul de vedere al producătorului - la urma urmei, semnăturile generate cu ajutorul lor oferă cel mai înalt grad de obligativitate. Cu toate acestea, un spectru larg de utilizatori, de la avocați la secretari și până la clienți, trebuie să poată lucra cu ele ușor, rapid și intuitiv.
Complexitatea tehnică este complet ascunsă în sproof și se creează un acces simplu și cu prag scăzut. Philipp Gernerth este responsabil pentru UI și UX (User Interface and User Experience) la sproof.
"Dezvoltăm un produs modern, foarte sofisticat din punct de vedere tehnic, care oferă cele mai înalte garanții de securitate și angajament. Cu toate acestea, trebuie să fie cât mai simplu posibil și intuitiv de utilizat. În caz contrar, ne ratăm ținta", explică Philipp Gernerth, care este responsabil pentru UX (experiența utilizatorului) și UI (uzabilitate) la sproof.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) și Philipp Gernerth (sproof) la o întâlnire la Viena, la sediul nou proiectat din Viena, districtul 1. Firma de avocatură inovatoare reprezintă deschiderea față de companiile tinere. Un schimb despre cazurile de utilizare a semnăturilor digitale în industria juridică este profitabil pentru ambele părți.
(Binder Grösswang, Viena 2022)
Din punctul de vedere al utilizatorului, semnătura electronică calificată înseamnă, în esență, următoarele:
Aveți un document de semnat, care este disponibil sub formă de document Word sau PDF. Îl încărcați în software-ul de semnătură pentru a-l semna. Puteți găsi software-ul de semnătură la sign.sproof.io . Puteți începe în orice moment și în mod gratuit.
O semnătură electronică calificată necesită o identificare unică. Aceasta înseamnă că trebuie să vă identificați în cadrul unei scurte convorbiri video ("Video-Ident-Procedure") și să arătați acolo pașaportul (valabil) sau cartea de identitate. Această identificare este necesară o singură dată și este apoi valabilă timp de cinci ani sau (dacă acest lucru se întâmplă mai devreme) până la expirarea documentului dumneavoastră de identificare.
Ca parte a procesului de identificare, instalați o aplicație pe telefonul dvs. mobil sau, alternativ - dacă nu puteți sau nu doriți să instalați aplicația - veți primi ulterior un cod unic prin SMS.
Pentru a semna un document, selectați poziția semnăturii dvs. digitale și, opțional, încărcați o imagine a semnăturii dvs. manuscrise. Acum autorizați semnătura pe telefonul mobil prin intermediul aplicației sau introduceți codul unic primit prin SMS. Imaginea semnăturii dvs. nu are nicio relevanță juridică în acest caz, dar permite o reprezentare comună și familiară a semnăturii. Semnătura obligatorie din punct de vedere juridic este aplicată "invizibil" în fundal, în formă pur digitală. Documentul este acum semnat digital într-un mod valabil din punct de vedere juridic. Cu sproof, documentul este, de asemenea, convertit în formatul PDF/A utilizat în mod obișnuit și solicitat de avocați. Dumneavoastră, clienții dumneavoastră sau instanța de judecată puteți verifica conformitatea documentului și a semnăturii electronice în orice moment, de exemplu la serviciul de testare de stat al RTR.
6 Date sensibile în mâini sigure
Atunci când se utilizează servicii de semnătură digitală, protecția datelor joacă un rol deosebit de important. Acest lucru este deosebit de important în cazul așa-numitului "software în cloud" (și anume, software care nu trebuie instalat, ci poate fi utilizat direct prin intermediul browserului web și al internetului). Acest lucru oferă avantajul de a fi imediat gata de utilizare, fără a fi nevoie de hardware propriu sau de un proiect IT. În plus, software-ul poate fi accesat de oriunde, chiar și de pe telefonul mobil. Transferul de date este întotdeauna criptat, folosind cea mai recentă tehnologie și la cel mai înalt nivel de securitate.
"Cloud-ul este funcțional din prima zi. Totul este deservit de sproof, respectă protecția europeană a datelor și, prin urmare, este ideal și pentru noi, avocații."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
În ceea ce privește protecția datelor, pe de o parte, trebuie îndeplinite cerințele legale în ceea ce privește GDPR, iar pe de altă parte, trebuie asigurat cel mai înalt nivel de securitate din perspectiva securității IT. Furnizorul de software de semnătură sproof, garantează ambele prin stocarea și procesarea datelor exclusiv în centre de date din Uniunea Europeană și evitarea oricărei referințe în SUA. Un concept de ștergere care este parte integrantă a soluției și un contract de prelucrare a datelor de comandă bazat pe modelul UE garantează, de asemenea, cel mai înalt standard de protecție a datelor din punct de vedere juridic.
Concluzie
Avantajele semnăturii digitale sunt evidente: este rapidă, simplă și, mai presus de toate, 100% sigură. Din ce în ce mai mulți avocați recunosc acest lucru și beneficiază de semnătura digitală în activitatea lor. Aceasta este o tendință clară care va continua în anii următori.
Mai multe intrări pe blog
Cel mai mare în domeniul hotelier și al cateringului: Hogast semnează cu semnul sproof.Conexiunea API și ușurința în utilizare: Criteriile de decizie pentru semnul sproof la Uniunea Studenților din FH OberösterreichQES, AES, SES: Prezentare generală a tuturor standardelor de semnătură electronicăHendrickson: Locațiile din Franța și Austria își digitalizează procesele de semnareeMoveUs utilizează sproof sign pentru digitalizarea proceselor de documentare în industria auto
