Sporazum
Na našem spletnem mestu uporabljamo piškotke, da vam zagotovimo najboljšo možno izkušnjo. S klikom na "Sprejmi vse" se strinjate z uporabo vseh piškotkov in našo politiko zasebnosti.
Pošiljanje združene pošte
Združevanje pošte je priljubljen način pošiljanja dokumenta/pogodbe z enako postavitvijo večjemu številu prejemnikov naenkrat. V tem vodniku vam želimo pokazati, kako lahko s pomočjo sproof sign pošljete ustvarjene dopise z obrazci v podpis posameznim prejemnikom.
Posodobljeno na 22.05.2024
Pisma za združitev pošte lahko ustvarite z različnimi orodji. Najbolj priljubljen program za ustvarjanje pisem za združitev pošte je Microsoft Word. Doslej je bila težava v tem, da je bilo mogoče dopise za združitev pošte poslati s programom MS Word (ali drugimi orodji), vendar ni bilo mogoče pridobiti podpisov. Zato je podjetje sproof sign implementiralo funkcijo za pošiljanje dopisov mail merge, vključno s seznamom prejemnikov, in pridobivanje njihovih podpisov.
Ključne funkcije:
- nalaganje obrazca pisma + seznam prejemnikov
- Spajanje pošte prepozna sproof sign
- Sproof sign prepozna prejemnike
- Združitev pošte se razdeli na posamezne dokumente
- Vsak prejemnik prejme svoj ločen dokument z zahtevo, da ga podpiše
- Podpisani dokumenti se samodejno vrnejo pošiljatelju
Funkcija združevanja pošte deluje tako prek uporabniškega vmesnika sproof sign kot prek vmesnika API. Ustvarjeno združitev pošte, vključno z oznakami, lahko nato naložite v aplikaciji ali kot del zahteve API.
Omejitve:
- Funkcija združevanja pošte sproof NI namenjena kopiranju ali nadomeščanju popolne funkcije združevanja pošte (npr. v programu Word).
Reference in nadaljnje povezave:
- Priročnik za zbiranje podpisov (brez delovnega postopka )
- Priročnik za zbiranje podpisov (z delovnim postopkom )
- Navodila o nadzorni plošči - pogled na dokument
Navodila po korakih
Začnite z ustvarjanjem združevanja pošte z ustreznim orodjem. V tem priročniku bomo uporabili Microsoft Word. Tukaj boste izvedeli, kako korak za korakom ustvarite združitev pošte z Microsoft Wordom . Da bo lahko sproof pozneje prebral položaje stikov/podpisov in pravilno razdelil združitev pošte, morate pri ustvarjanju predloge za združitev pošte nastaviti naslednje označevalnike:
- Označevalnik za položaj podpisa: Na mesto, kamor se bo kasneje umestil podpis, dodajte naslednji označevalnik. Pri tem je pomembno, da namesto pravih podatkov o stiku (v tem primeru Ime, Priimek in E-naslov) uporabite označevalnike. Namestna imena bodo pozneje nadomeščena s podatki o stikih z vašega seznama: {sproof{"Ime", "Priimek", "E-naslov" ,1}sproof}
- Označevalnik na koncu predloge: Na koncu predloge za združitev pošte je potreben označevalnik, da lahko sproof pozneje prepozna mesta, kjer je treba združitev pošte razdeliti. Če je na primer vaša predloga dolga tri strani, vstavite označevalnik na koncu zadnje strani: ** Vmesnik: {sproof{konec}sproof}: {sproof{konec}sproof}.**
Nasvet: Ko ste pravilno namestili vse označevalce, spremenite barvo besedila v belo, da se kasneje ne bodo prikazali v dokumentu, vendar jih bo sproof še vedno lahko prebral. Nato izvozite združitev pošte kot dokument PDF.
Ali že poznate našo integracijo znaka sproof za MS Word? Več o njej si preberite tukaj .
Ko ste ustvarili združitev pošte in jo izvozili kot datoteko PDF, jo neposredno ali prek vmesnika API naložite v program sproof sign. sproof sign samodejno prepozna vaš dokument kot združitev pošte. Zdaj imate na voljo naslednje možnosti:
- Seznam shranjenih prejemnikov: Kliknite gumb "Prikaži vse", da se prikaže celoten seznam prejemnikov. Nepravilni vnosi na seznamu stikov so označeni z rdečo barvo. Po potrebi popravite napako in ponovno naložite dokument.
- Privzeto sproof sign razdeli združitev pošte na posamezne dokumente, ki se pošljejo ustreznim prejemnikom. Združitev pošte lahko odprete tudi brez razdelitve. Prva možnost je podrobneje razložena v nadaljevanju, preden je prikazana alternativna možnost. V obeh primerih kliknite "Nadaljuj", da nadaljujete z naslednjim korakom.
Možnost 1: Razdelite združitev pošte na posamezne dokumente in jih pošljite (standardno)
Ko sproof sign razdeli združitev pošte na posamezne dokumente, lahko v naslednjem koraku opravite izbirne nastavitve za vabilo:
- Določite vrsto podpisa za dokument.
- Nastavite datum samodejnega opomnika in pogostost opomnikov.
- Nastavite datum zapadlosti dokumenta, tako da ga pozneje ne bo več mogoče podpisati.
- Dodajte osebno sporočilo, ki bo poslano z elektronskim sporočilom s povabilom. Izbirate lahko tudi med prejšnjimi sporočili.
- Odprite zavihek "Dodatne nastavitve" za več možnosti za konfiguriranje vabila.
- Kliknite "Pošlji vabila", da vsakemu prejemniku pošljete posamezen dokument v podpis.
Možnost 2: Ne razdelite združene pošte na posamezne dokumente in jih naložite
Če ste izbrali, da se združitev pošte pri nalaganju ne razdeli na posamezne dokumente, se bo v programu sproof sign odprla kot neprekinjen dokument. Shranjeni prejemniki ostanejo shranjeni. Dokument lahko zdaj dodatno urejate ali ga neposredno pošljete shranjenim prejemnikom:
- Nadaljujte z urejanjem: Vključitev pošte se odpre v celoti. Zdaj imate možnost, da sami podpišete dokument, prilagodite polja obrazca ali uredite prejemnike. Dokumenta ne morete več razdeliti na posamezne dokumente. Ko ga pošljete, bodo vsi prejemniki prejeli celoten dokument.
- Povabite vse: Z enim klikom lahko shranjenim prejemnikom pošljete celotno združitev pošte. Vsi stiki bodo prejeli celoten dokument.
Ko pošljete združitev pošte, bo ta shranjena na nadzorni plošči kot posamezni dokumenti (možnost 1) ali kot celoten dokument (možnost 2). Zdaj so na vrsti prejemniki, da podpišejo dokument(e). Sedite in spremljajte napredek.
