Pridobivanje podpisov (z delovnim postopkom podpisovanja)

Najprej pomembne informacije:

• Podpise vedno plača oseba, ki vabi.
• Vašemu sogovorniku ni treba imeti računa za podpisovanje sproof in lahko preprosto odpre vaše vabilo (npr. po e-pošti) s katero koli mobilno napravo (pametni telefon, osebni računalnik, miza) in sledi navodilom.

Najprej pomembne informacije:

• Podpise vedno plača oseba, ki vabi.
• Vašemu sogovorniku ni treba imeti računa za podpisovanje sproof in lahko preprosto odpre vaše vabilo (npr. po e-pošti) s katero koli mobilno napravo (pametni telefon, osebni računalnik, miza) in sledi navodilom.

Navodila po korakih

V tem vodniku vam želimo pokazati, kako lahko s pametnimi delovnimi tokovi obrnete podpise. Tako imenovani delovni tok vam pomaga pri kartiranju tudi zapletenih postopkov podpisovanja in omogoča njihovo ponovno uporabo. Več o delovnih tokovih najdete v vadnici Ustvarjanje in uporaba delovnih tokov .

Takoj ko ste prijavljeni, imate na voljo več možnosti za prenos enega ali več dokumentov v mapo dokumentov. Začnete lahko tudi s predlogo, ki jo želite poslati v podpis.

Navodila po korakih

V tem vodniku vam želimo pokazati, kako lahko s pametnimi delovnimi tokovi obrnete podpise. Tako imenovani delovni tok vam pomaga pri kartiranju tudi zapletenih postopkov podpisovanja in omogoča njihovo ponovno uporabo. Več o delovnih tokovih najdete v vadnici Ustvarjanje in uporaba delovnih tokov .

Takoj ko ste prijavljeni, imate na voljo več možnosti za prenos enega ali več dokumentov v mapo dokumentov. Začnete lahko tudi s predlogo, ki jo želite poslati v podpis.

Dokument ali dokumenti se odprejo v urejevalniku sproof sign. Na desni strani odprite zavihek "Prejemniki".

Dokument ali dokumenti se odprejo v urejevalniku sproof sign. Na desni strani odprite zavihek "Prejemniki".

V desni stranski vrstici pod "Dodaj prejemnike" kliknite iskalno polje. To navodilo govori o uporabi delovnega toka za pridobivanje podpisov. Več o delovnih tokovih lahko izveste v učnem modulu [Ustvarjanje in uporaba delovnih tokov](sproofacademyworkflowlink ). Če želite izbrati enega od svojih delovnih tokov, nadaljujte na naslednji način:

1. v prekrivnem polju kliknite ikono knjige z besedilom "Select from contacts & workflows" (Izberite med stiki in delovnimi tokovi). Zdaj se bo odprl zaslon, na katerem so navedeni vsi vaši stiki, skupine in delovni tokovi.
2. Na vrhu lahko filtrirate po stikih, skupinah ali delovnih tokovih. Če želite lažje poiskati svoj delovni postopek, kliknite na "Delovni postopki".
3. če želite izbrati potek dela, kliknite zeleni plus (+) v ustreznem vnosu seznama.
4. nato lahko izbiro potrdite s klikom na zeleni gumb "Uporabi izbiro".

Ko ste opravili izbiro, kliknite na "Naprej".

V desni stranski vrstici pod "Dodaj prejemnike" kliknite iskalno polje. To navodilo govori o uporabi delovnega toka za pridobivanje podpisov. Več o delovnih tokovih lahko izveste v učnem modulu [Ustvarjanje in uporaba delovnih tokov](sproofacademyworkflowlink ). Če želite izbrati enega od svojih delovnih tokov, nadaljujte na naslednji način:

1. v prekrivnem polju kliknite ikono knjige z besedilom "Select from contacts & workflows" (Izberite med stiki in delovnimi tokovi). Zdaj se bo odprl zaslon, na katerem so navedeni vsi vaši stiki, skupine in delovni tokovi.
2. Na vrhu lahko filtrirate po stikih, skupinah ali delovnih tokovih. Če želite lažje poiskati svoj delovni postopek, kliknite na "Delovni postopki".
3. če želite izbrati potek dela, kliknite zeleni plus (+) v ustreznem vnosu seznama.
4. nato lahko izbiro potrdite s klikom na zeleni gumb "Uporabi izbiro".

Ko ste opravili izbiro, kliknite na "Naprej".

Uporabljene so nastavitve izbranega delovnega postopka. Vendar lahko nastavitve kadar koli prilagodite. Tako lahko na primer dodate več oseb ali s seznama prejemnikov odstranite osebe, ki so shranjene v delovnem postopku. Na splošno imate na voljo naslednje možnosti:

1. Določite vrstni red, v katerem morajo povabljene osebe opraviti vaše interakcije (podpisovanje, pregledovanje, potrjevanje). Določite lahko tudi, ali morajo prejemniki podpisovati z določenim standardom podpisa (AES/QES). Če te nastavitve ne določite, imajo povabljene osebe same možnost izbire. S sproof sign vi in vaša nasprotna stranka podpišete 100-odstotno v skladu z eIDAS z naprednim ali kvalificiranim elektronskim podpisom. Zahvaljujoč integriranemu vmesniku za vse ponudnike eID so vam ali povabljenim osebam za podpis na voljo vsi ponudniki eID iz vse Evrope. Na primer ID-Avstrija ali nemška osebna izkaznica s spletno funkcijo.
2. Spodaj si lahko ogledate seznam vaših prejemnikov. Če ste izbrali potrditveno polje "Set order" (Določi vrstni red), lahko zdaj posamezne osebe povlečete in spustite v želeni vrstni red.
3. S klikom na ikono s tremi pikami lahko opravite nastavitve za posamezni krog. Določite lahko na primer, da mora samo ena oseba iz tega kroga podpisati/pregledati/potrditi v imenu drugih oseb.
4. S klikom na ikono puščice (>) poleg prejemnika lahko dostopate do nastavitev za zadevno osebo. Te so podrobneje razložene v drugi grafiki.

Uporabljene so nastavitve izbranega delovnega postopka. Vendar lahko nastavitve kadar koli prilagodite. Tako lahko na primer dodate več oseb ali s seznama prejemnikov odstranite osebe, ki so shranjene v delovnem postopku. Na splošno imate na voljo naslednje možnosti:

1. Določite vrstni red, v katerem morajo povabljene osebe opraviti vaše interakcije (podpisovanje, pregledovanje, potrjevanje). Določite lahko tudi, ali morajo prejemniki podpisovati z določenim standardom podpisa (AES/QES). Če te nastavitve ne določite, imajo povabljene osebe same možnost izbire. S sproof sign vi in vaša nasprotna stranka podpišete 100-odstotno v skladu z eIDAS z naprednim ali kvalificiranim elektronskim podpisom. Zahvaljujoč integriranemu vmesniku za vse ponudnike eID so vam ali povabljenim osebam za podpis na voljo vsi ponudniki eID iz vse Evrope. Na primer ID-Avstrija ali nemška osebna izkaznica s spletno funkcijo.
2. Spodaj si lahko ogledate seznam vaših prejemnikov. Če ste izbrali potrditveno polje "Set order" (Določi vrstni red), lahko zdaj posamezne osebe povlečete in spustite v želeni vrstni red.
3. S klikom na ikono s tremi pikami lahko opravite nastavitve za posamezni krog. Določite lahko na primer, da mora samo ena oseba iz tega kroga podpisati/pregledati/potrditi v imenu drugih oseb.
4. S klikom na ikono puščice (>) poleg prejemnika lahko dostopate do nastavitev za zadevno osebo. Te so podrobneje razložene v drugi grafiki.

V nastavitvah prejemnika so na voljo naslednje možnosti:

1. kliknite na ikono svinčnika, da prilagodite osebne podatke osebe (npr. ime)
2. določite vlogo osebe: izbirate lahko med "podpisnikom", "pregledovalcem" in "odobravalcem". Podpisnik mora dokument podpisati. Pregledovalec si lahko dokument samo ogleda, odobravalec pa mora dati svoje soglasje (odobriti). Pomembno: Podpisniki in odobravajoči vplivajo na potek delovnega postopka. To pomeni, da če oseba na določenem položaju ne podpiše ali odobri, postopka ni mogoče dokončati. To pa ne velja za osebo, ki opravlja pregledovanje!
3. določite posamezno vrsto podpisa za zadevno osebo: Vrsta individualnega podpisa prepiše nastavitve za splošno vrsto podpisa dokumenta. Informacije: Če želite, da vaša sogovornica podpiše s kvalificiranim elektronskim podpisom (KEP), vendar ta oseba nima KEP, lahko krijete stroške identifikacije. Več o tem si lahko preberete v priročniku Podpisi na zahtevo .
4. prejemnika lahko odstranite s klikom na rdeči gumb.

Če se želite vrniti med prejemnike, kliknite ikono X v zgornjem desnem kotu.

V nastavitvah prejemnika so na voljo naslednje možnosti:

1. kliknite na ikono svinčnika, da prilagodite osebne podatke osebe (npr. ime)
2. določite vlogo osebe: izbirate lahko med "podpisnikom", "pregledovalcem" in "odobravalcem". Podpisnik mora dokument podpisati. Pregledovalec si lahko dokument samo ogleda, odobravalec pa mora dati svoje soglasje (odobriti). Pomembno: Podpisniki in odobravajoči vplivajo na potek delovnega postopka. To pomeni, da če oseba na določenem položaju ne podpiše ali odobri, postopka ni mogoče dokončati. To pa ne velja za osebo, ki opravlja pregledovanje!
3. določite posamezno vrsto podpisa za zadevno osebo: Vrsta individualnega podpisa prepiše nastavitve za splošno vrsto podpisa dokumenta. Informacije: Če želite, da vaša sogovornica podpiše s kvalificiranim elektronskim podpisom (KEP), vendar ta oseba nima KEP, lahko krijete stroške identifikacije. Več o tem si lahko preberete v priročniku Podpisi na zahtevo .
4. prejemnika lahko odstranite s klikom na rdeči gumb.

Če se želite vrniti med prejemnike, kliknite ikono X v zgornjem desnem kotu.

V drugem koraku lahko namestite nadomestne znake za podpis in druga polja obrazca za prejemnike. Če ste jih že določili v delovnem postopku, se bodo uporabila samodejno. Pomembno: Za vsakega podpisnika morate določiti vsaj eno mesto za podpis.

1. Tukaj lahko vidite, za katerega podpisnika ste določili mesto za podpis in polja obrazcev. Za preklapljanje med prejemniki lahko uporabite spustni meni.
2. na dokumentu postavite vsaj en zaznamek za vsakega prejemnika, da določite njegov položaj podpisa in nadaljujte. Izbirate lahko med podpisom (polnim imenom) ali začetnicami (npr. A.B.). Oba podpisa sta enakovredna.
3. tukaj boste našli dodatna polja obrazca, ki so dodeljena prejemniku in jih lahko izpolni samo ta oseba. Postavite jih na dokument z uporabo funkcije povleci in spusti. (Opomba: Polja brez dodelitve - tako imenovana splošna polja -, ki jih lahko izpolni vsak prejemnik, lahko dodate v meniju pod "Uredi dokument" ali če pri vabilu za stike kot prejemnika izberete "Ni dodeljen").

Velikost in položaj je mogoče prilagoditi za vse nosilce podpisa in polja obrazca. Če želite polje ponovno odstraniti, kliknite zeleni X. V prikazu sličic na levi strani lahko vidite, na kateri strani ste postavili polja obrazcev in nosilce podpisa za katere prejemnike. Majhni kazalniki imajo za vsako osebo drugačno barvo.

Ko končate s pripravo dokumenta, kliknite na "Naprej".

V drugem koraku lahko namestite nadomestne znake za podpis in druga polja obrazca za prejemnike. Če ste jih že določili v delovnem postopku, se bodo uporabila samodejno. Pomembno: Za vsakega podpisnika morate določiti vsaj eno mesto za podpis.

1. Tukaj lahko vidite, za katerega podpisnika ste določili mesto za podpis in polja obrazcev. Za preklapljanje med prejemniki lahko uporabite spustni meni.
2. na dokumentu postavite vsaj en zaznamek za vsakega prejemnika, da določite njegov položaj podpisa in nadaljujte. Izbirate lahko med podpisom (polnim imenom) ali začetnicami (npr. A.B.). Oba podpisa sta enakovredna.
3. tukaj boste našli dodatna polja obrazca, ki so dodeljena prejemniku in jih lahko izpolni samo ta oseba. Postavite jih na dokument z uporabo funkcije povleci in spusti. (Opomba: Polja brez dodelitve - tako imenovana splošna polja -, ki jih lahko izpolni vsak prejemnik, lahko dodate v meniju pod "Uredi dokument" ali če pri vabilu za stike kot prejemnika izberete "Ni dodeljen").

Velikost in položaj je mogoče prilagoditi za vse nosilce podpisa in polja obrazca. Če želite polje ponovno odstraniti, kliknite zeleni X. V prikazu sličic na levi strani lahko vidite, na kateri strani ste postavili polja obrazcev in nosilce podpisa za katere prejemnike. Majhni kazalniki imajo za vsako osebo drugačno barvo.

Ko končate s pripravo dokumenta, kliknite na "Naprej".

V tretjem koraku lahko nastavite e-poštno vabilo. Vaš skrbnik načrta (ali vi kot skrbnik) je morda nastavil privzeta besedila za e-poštna sporočila. Ta lahko prilagodite. Več o tem, kako lahko kot skrbnik vnaprej določite besedila e-pošte, najdete v modulu Možnosti blagovne znamke .

1. opredelite predmet: Izberite edinstven predmet, ki bo povabljencem prikazan kot "naslov" e-poštnega sporočila.
2. splošno besedilo vabila je enako za vse prejemnike. Sestavite sporočilo ali izberite eno od prejšnjih sporočil.
3. za vsakega prejemnika lahko sestavite tudi individualno sporočilo, ki se prikaže samo za zadevno osebo. Tu lahko dodate osebne informacije in pojasnila, na primer.

V tretjem koraku lahko nastavite e-poštno vabilo. Vaš skrbnik načrta (ali vi kot skrbnik) je morda nastavil privzeta besedila za e-poštna sporočila. Ta lahko prilagodite. Več o tem, kako lahko kot skrbnik vnaprej določite besedila e-pošte, najdete v modulu Možnosti blagovne znamke .

1. opredelite predmet: Izberite edinstven predmet, ki bo povabljencem prikazan kot "naslov" e-poštnega sporočila.
2. splošno besedilo vabila je enako za vse prejemnike. Sestavite sporočilo ali izberite eno od prejšnjih sporočil.
3. za vsakega prejemnika lahko sestavite tudi individualno sporočilo, ki se prikaže samo za zadevno osebo. Tu lahko dodate osebne informacije in pojasnila, na primer.

V četrtem in zadnjem koraku lahko opravite dodatne nastavitve:

1. nastavite datum opomnika in/ali rok plačila: Datum opomnika določa čas, od katerega se bodo pošiljali samodejni opomniki. Rok za izvedbo določa datum, do katerega morajo povabljene osebe dokončati svoja dejanja.
2. v dodatnih nastavitvah lahko na primer omogočite, da se dokument posreduje naprej. Če povabljena oseba posreduje dokument naprej, s tem pooblasti nekoga drugega, da ga podpiše namesto dejanske osebe. Določite lahko tudi, ali naj se na koncu pošlje dokončan dokument. Določite lahko tudi jezik povabila v elektronskem sporočilu.
3. na koncu kliknite zeleni gumb "Pošlji vabilo", da pošljete vabila prejemnikom.

V četrtem in zadnjem koraku lahko opravite dodatne nastavitve:

1. nastavite datum opomnika in/ali rok plačila: Datum opomnika določa čas, od katerega se bodo pošiljali samodejni opomniki. Rok za izvedbo določa datum, do katerega morajo povabljene osebe dokončati svoja dejanja.
2. v dodatnih nastavitvah lahko na primer omogočite, da se dokument posreduje naprej. Če povabljena oseba posreduje dokument naprej, s tem pooblasti nekoga drugega, da ga podpiše namesto dejanske osebe. Določite lahko tudi, ali naj se na koncu pošlje dokončan dokument. Določite lahko tudi jezik povabila v elektronskem sporočilu.
3. na koncu kliknite zeleni gumb "Pošlji vabilo", da pošljete vabila prejemnikom.

Prekrivanje vas obvesti, da so bila vabila poslana. Če ste spremenili izbrani potek dela, ga lahko posodobite. To storite tako, da kliknete zeleni gumb "Posodobi potek dela".

Prekrivanje vas obvesti, da so bila vabila poslana. Če ste spremenili izbrani potek dela, ga lahko posodobite. To storite tako, da kliknete zeleni gumb "Posodobi potek dela".

Ko je dokument poslan, lahko spremljate potek podpisovanja v dokumentu v razdelku "Prejemniki" in na nadzorni plošči.

Po vabilu lahko prilagodite nastavitve opomnika v dokumentu, si ogledate splošne nastavitve in naknadno dodate dodatne prejemnike v dokument.

S klikom na puščico (>) ob osebi, če ta še ni podpisala, lahko uredite polja, nastavljena za to osebo, ponovno pošljete vabilo ali prejemnika popolnoma izbrišete.

Ko je dokument poslan, lahko spremljate potek podpisovanja v dokumentu v razdelku "Prejemniki" in na nadzorni plošči.

Po vabilu lahko prilagodite nastavitve opomnika v dokumentu, si ogledate splošne nastavitve in naknadno dodate dodatne prejemnike v dokument.

S klikom na puščico (>) ob osebi, če ta še ni podpisala, lahko uredite polja, nastavljena za to osebo, ponovno pošljete vabilo ali prejemnika popolnoma izbrišete.