Ustvarjanje in uporaba delovnih tokov

V nadaljevanju vam bomo pokazali, kako lahko optimalno uporabite delovne tokove. Tukaj je pregled: A) Ustvarjanje delovnih tokov B) Uporaba delovnih tokov C) Posodabljanje delovnih tokov D) Deljenje delovnih tokov z ekipo

A) Ustvarjanje delovnih tokov

Na voljo sta dve možnosti za ustvarjanje novega delovnega toka: Lahko naložite dokument, ga pošljete in shranite nastavitve kot delovni tok ali pa sestavite nov delovni tok z uporabo urejevalnika delovnih tokov. Predstavljamo vam obe možnosti:

Shranjevanje poslanega vabila kot potek dela

Postopek pridobivanja podpisov lahko opravite kot običajno. Po poslanem vabilu boste vprašali, ali želite svoje korake postopka shraniti kot potek dela. Nadaljujte na naslednji način:

1. Kliknite gumb "Shrani kot potek dela".
2. Dajte svojemu delovnemu postopku edinstveno ime
3. Izberite parametre, ki jih želite shraniti za svoj potek dela
4. Kliknite gumb "Shrani potek dela".

Ustvarjanje delovnih tokov v urejevalniku delovnih tokov

S pametnim urejevalnikom poteka dela lahko ustvarite potek dela, ne da bi vam bilo treba najprej poslati dokument: To storite tako, da se v nadzorni plošči pomaknete do delovnih tokov*(Stiki in delovni tokovi > Delovni tokovi*) in kliknete "Ustvari delovni tok". Odprl se bo urejevalnik delovnih tokov. To deluje na naslednji način:

1. Poimenujte delovni tok: V zgornjem levem kotu lahko delovnemu toku dodelite edinstveno ime.
2. Stranska vrstica: Urejevalnik poteka dela ima enako strukturo in logiko kot običajni uporabniški vmesnik. Vendar na začetku ni dokumenta, nekateri elementi menija v stranski vrstici pa so drugačni.
3. Dodajte dokument: Delovni tok lahko shranite brez dokumenta in ga nato uporabite v katerem koli dokumentu. Vendar so nekatere funkcije (npr. dodajanje polj obrazca) povezane z dokumentom in jih je mogoče uporabiti le v kombinaciji z dokumentom. Če želite naložiti dokument, kliknite na belo polje "Dodaj dokument v potek dela".
4. Shrani in prekliči: Ko končate, shranite delovni postopek s klikom na "Shrani delovni postopek". Če želite delovni tok zavreči, kliknite na "Cancel" (Prekliči).

V nadaljevanju so na kratko povzete funkcije posameznih elementov menija:

1. Prejemniki: Kot običajno lahko dodate osebe, določite vrstni red in vloge ter nato namestite podpis in polja obrazcev. Če nadaljujete s postopkom, lahko opravite tudi nastavitve za opomnike, datume zapadlosti in e-poštno vabilo. Če nato kliknete na "Končaj", se boste vrnili v meni urejevalnika poteka dela.
2. Uredite dokument: Dokument pripravite kot običajno in vanj vstavite splošna polja obrazcev ali besedilo, namenjeno samo branju. Več o tem si lahko preberete v modulu Akademije Uporaba obrazčnih polj .
3. Opomini in datum zapadlosti: To je bližnjica do nastavitev v zvezi s samodejnimi opomini in datumom zapadlosti dokumenta. Tega elementa menija ni več treba posebej priklicati, če ste te nastavitve že opravili v razdelku Prejemniki.
4. Nastavitve vabil: To je prav tako bližnjica. Če ste nastavitve za besedilo e-pošte, posredovanje, jezik vabila itd. že opravili v razdelku Prejemniki, vam te menijske postavke ni več treba priklicati.

Če se na koncu ali vmes vrnete v meni Urejevalnika delovnih tokov, se ob elementih menija, v katerih ste že opravili nastavitve, prikažejo zelene kljukice. Kje in katere nastavitve boste izvedli, je odvisno od vas - imate popolno prilagodljivost. Ko ste zadovoljni s svojim potekom dela, kliknite "Shrani potek dela".

B) Uporaba delovnih tokov

Delovni tok lahko uporabite na več načinov. Prvi način je prek nadzorne plošče: Svoje delovne tokove lahko najdete v razdelku Stiki in delovni tokovi ter nato v zavihku Delovni tokovi. Če želite uporabiti potek dela, kliknite:

1. na ustrezen vnos na seznamu, da odprete podroben pogled in kliknete na zeleni gumb "Uporabi potek dela" v spodnjem desnem kotu, ali
2. na ikono 3 pike v ustreznem vnosu seznama in v prekrivanju izberite "Uporabi potek dela".

Drugi način uporabe poteka dela je neposredno v urejevalniku: naložite dokument kot običajno in nato pojdite na zavihek Prejemniki. Kliknite v iskalno polje in izberite možnost "Izberi iz stikov in delovnih tokov". Zdaj se bo odprlo prekrivanje. V tem prekrivanju lahko zdaj izberete, ali želite dodati posameznike, skupine ali delovne tokove:

1. Lahko filtrirate po delovnih tokovih, da hitreje poiščete želeni delovni tok.
2. Kliknite ikono plusa (+), da izberete potek dela
3. Nato kliknite na "Uporabi izbor", da prenesete izbrani potek dela v dokument

Več o tej temi si lahko preberete v modulu Akademije Pridobivanje podpisov (s potekom dela s podpisi ).

Če uporabljate potek dela, se vedno ustvari nov vnos dokumenta iz poteka dela, sam potek dela pa na začetku ostane nespremenjen. Vse nastavitve delovnega postopka se prenesejo v novo pošiljanje, še vedno jih lahko po potrebi prilagajate in spreminjate. Če ste v delovnem toku aktivirali samodejne opomnike in datum zapadlosti, jih lahko zdaj nastavite.

Na koncu pošljite vabilo kot običajno. Če ste delovni tok spremenili, ga lahko pozneje posodobite - več o tem najdete v naslednjem razdelku "Posodabljanje delovnih tokov".

C) Posodabljanje delovnih tokov

Na voljo sta dve možnosti za urejanje/posodabljanje poteka dela:

A) Uporabite potek dela in ga spremenite med postopkom povabila. Ko pošljete vabilo, lahko te spremembe uporabite v delovnem toku. B) Delovni tok lahko urejate neposredno v urejevalniku delovnih tokov.

Obe možnosti sta opisani v nadaljevanju:

A) Uporabite potek dela in ga nato posodobite

Uporabite potek dela (več o tem v poglavju "Uporaba potekov dela"), vnesite želene spremembe in nato pošljite vabilo(-a). V prekrivanju, ki se zdaj prikaže, imate možnost prepisati uporabljeni potek dela in posodobiti spremenjene parametre. To storite tako, da kliknete "Posodobi potek dela".

B) Urejanje poteka dela v urejevalniku

Na nadzorni plošči lahko izberete "Uredi potek dela" v podrobnem pogledu poteka dela (1) ali v meniju s tremi pikami (2). Odpre se urejevalnik poteka dela, v katerem lahko spremenite želene parametre. Na koncu kliknite "Shrani potek dela".

D) Delite delovne tokove z ekipo

Posamezne delovne tokove lahko delite s svojo ekipo. S tem lahko pospešite ali poenostavite postopke za celotno ekipo.

To storite tako, da v nadzorni plošči preidete v podroben prikaz delovnega toka. Kliknite gumb z ikono za skupno rabo v spodnjem desnem kotu, če želite delovni tok deliti (1). Svoje dejanje potrdite v naslednjem prekrivanju (2). Delovni postopek lahko zdaj uporabljajo vsi člani ekipe. Odobritev lahko kadar koli umaknete, tako da kliknete isti gumb in nato potrdite revizijo (3).