Digitala avtal, verkligt engagemang: FSJ och vägen till papperslös administration

När jag tillträdde som VD för tre år sedan befann sig föreningen, som funnits i över 50 år, fortfarande i sin linda när det gäller digitalisering. Fram till dess hade alla kontrakt med de sociala institutionerna och FSJ-deltagarna skapats med hjälp av formella brev, skrivits ut, undertecknats, stämplats, lagts i ett kuvert och skickats till posten. Och undertecknades och returnerades per post. Om det behövdes en ändring började allt om från början igen. Detta var fortfarande genomförbart med ett mindre antal deltagare, men ju fler unga vuxna som gjorde en FSJ, desto mer omöjligt blev åtagandet. För att inte tala om sannolikheten för fel i de olika Excel-listorna. Detta innebar att man var tvungen att hitta digitaliserade lösningar för 2000-talet.

Det första steget var att hitta ett IT-företag som kunde digitalisera alla våra processer. Detta innebar att vi inte längre kunde ta emot ansökningar som en bilaga i ett e-postmeddelande (vars information sedan måste infogas i Excel-listor), vilket tidigare var vanligt och nödvändigt, utan via ett registreringsverktyg. Uppgifterna kunde sedan användas direkt för att automatiskt skapa de nödvändiga kontrakten när en FSJ-placering hade bekräftats. Detta innebar att avtalsskapandet var klart, men att alternativet med digital signering fortfarande saknades. Efter en del efterforskningar och framför allt tack vare en rekommendation från en vän kom jag till slut i kontakt med sproof.

Betydelsen av den digitala omvandlingen för FSJ kan inte överskattas. Ett FSJ-år börjar alltid på hösten. Det innebär att sommaren är högsäsong för placeringar och även högsäsong för avtal. För varje person som placeras krävs två avtal med vår förening: Med den sociala institutionen och med FSJ-deltagaren. Vi måste underteckna dessa kontrakt och det måste naturligtvis även den andra parten. sproof erbjöd och fortsätter att erbjuda oss den perfekta lösningen! I år förväntar vi oss cirka 700 FSJ-uppdrag och därmed cirka 1400 avtal som måste undertecknas.

Det var viktigt för oss att hitta en lösning som var praktisk och prisvärd. Dataskyddet måste uppfyllas. Verktyget som användes för att behandla signaturen måste vara kompetent, pålitligt, professionellt och framför allt "lyssna" på vad vi behövde. Allt detta hittade vi med sproof.

För underskrifter av våra FSJ-avtal med de sociala institutionerna och med FSJ-deltagarna och även för avtal med finansiärer, serviceavtal etc. Helt enkelt för alla dokument som kräver en officiellt giltig underskrift. Därför hjälper sproof oss inte bara med avtal som rör FSJ-uppdrag, utan även med dokument som behöver undertecknas av föreningens ordförande och vd, eftersom vi inte träffas så ofta - vilket gör det svårt att skriva under för hand - utan främst har kontakt via e-post och telefon.

Sedan vi har sproof, som gör att vi kan signera via ID-Austria, finns det inte längre något behov av möten, som tidigare främst handlade om att få en signatur för ett viktigt dokument. Vi firar också den papperslösa lösningen. Detta gör att vi kan spara värdefulla resurser. I dag skriver vi nästan inte ut någonting alls.

IT-företaget som gjorde digitaliseringen åt oss och sproof tog hand om detta direkt. Från specialist till specialist, så att säga. Det var perfekt för oss som kund.

Naturligtvis har vi extremt höga krav. Frågan om dataskydd och säkerhet var en av de första vi ställde oss när vi kom i kontakt med sproof.

Alla sproofs medarbetare är otroligt kompetenta, vänliga, professionella och strävar alltid efter att hitta den bästa lösningen för oss. De finns där och är tillgängliga för frågor och problem och gör allt de kan för att vi som kund ska få det resultat vi behöver och vill ha. sproof är det bästa som kunde hända oss, vid sidan av det fantastiska IT-företag som vi närmade oss digitaliseringen med.

Ja, särskilt när jag digitalt signerar dokument med vår ordförande används signaturarbetsflödet. Men även för avtal med volontäruppdrag och FSJ-deltagare. Genom att byta från manuella signaturer på avtal som skickas per post till digitala signaturer via e-post har vi också säkerställt digitaliseringen i de mer än 700 sociala institutionerna, eftersom ledningen för de sociala institutionerna då också måste hantera den digitala signaturen.

Vi är nu inne på vårt tredje användningsår och det fungerar fantastiskt överallt. sproof ses som en pålitlig och okomplicerad partner. För övrigt var digital ritning aldrig någon utmaning för FSJ-deltagarna. De unga vuxna gjorde det på nolltid med sina mobiltelefoner, som om de aldrig hade gjort det på något annat sätt. Detta talar också för att sproof är lätt och begripligt att använda. Vi vill säga ett stort TACK för det goda samarbetet!!!