Det är dags! Det är dags att anpassa affärsprocesserna för att kunna arbeta mer effektivt och samtidigt säkrare. Bättre digitala arbetsflöden hjälper till i affärsvärlden. Det finns ett ökande antal plattformar och lösningar som kan hjälpa till med allt från absoluta standardprocesser till nischade specialapplikationer. En av dessa standardprocesser som kan förbättras avsevärt tack vare digitala lösningar är insamling av signaturer.
I den här artikeln förklarar vi vad ett digitalt "signaturarbetsflöde" är och hur du själv, ditt företag eller ditt nätverk kommer att få hjälp om du förlitar dig på meningsfull digitalisering.
Analogt kontra digitalt. Hur man får signaturer.
Naturligtvis finns det den "gamla skolan" varianten: Underskrift med penna på papper. Det kostar inte mycket heller - särskilt om du är den som skriver under - och verkar ibland "finare" eller till och med mer formellt. Särskilt i kombination med ett riktigt möte. Den handskrivna signaturen är ändå juridiskt giltig.
Vid en andra anblick ser man "råttstjärten": en mycket komplex, mödosam och resurskrävande process (utskrift, skanning, frankering, postning, väntan på retur etc.). Detta innebär också: medieavbrott som försvagar bevisvärdet och sist men inte minst: Att erhålla eller vänta på ett undertecknat och returnerat avtal är mycket tidskrävande.
Alternativet är den digitala eller elektroniska signaturen: Tekniskt sett är detta en kryptografisk metod som bygger på asymmetriska krypteringsalgoritmer. Detta gör det möjligt att verifiera dokumentets äkthet och undertecknarens identitet. Läs mer här. Det som är tekniskt komplext och mycket säkert i bakgrunden döljs i förgrunden av ett användarvänligt gränssnitt. I slutändan är juridiskt giltig digital signering lika enkelt som att göra en banköverföring online.
Skillnaden mellan en juridiskt giltig e-signatur och en värdelös bildtext.
Faktum är att det ännu inte har blivit allmänt accepterat i näringslivet att utfärdande och erhållande av digitala signaturer måste följa strikta riktlinjer. Detta beror på att den högsta säkerhetsnivån, som regleras exakt i eIDAS-förordningen, inte tillhandahålls av otaliga webbverktyg.
Bildsignaturer utgör ett stort problem. En digital bild av ens egen signatur är inte en giltig digital signatur och uppfyller inte någon standard. Det finns inget sätt att verifiera undertecknarens identitet eller säkerställa dokumentets integritet (dokumentet har inte manipulerats). En bildsignatur kan lätt manipuleras.
Det är annorlunda med den avancerade eller kvalificerade elektroniska signaturen. Dessa två standarder för e-signaturer garanterar mycket hög säkerhet för alla parter som är inblandade i signaturprocessen. Många leverantörer, särskilt europeiska, har fokuserat på dessa två standarder. Läs mer
Men hur kan man ta reda på eller kontrollera vilken standard en erhållen digital signatur uppfyller eller om en signatur ens har manipulerats?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"I grund och botten finns det olika sätt att signera digitalt: enkelt, avancerat och kvalificerat. Trots det ytligt sett identiska utseendet på de digitala signaturerna på det slutliga dokumentet, skiljer sig statusen för respektive typ av digital signatur och dess bindande karaktär".
QES, AES, SES: Översikt över alla standarder för e-signaturer
Det finns olika typer av digitala signaturer och en specifik signaturstandard måste väljas beroende på användningsfall och krav. Den rättsliga grunden för detta i EU är eIDAS-förordningen, som definierar kraven för de enskilda formulären. De tre viktigaste signaturstandarderna och deras olika egenskaper förklaras i den här artikeln.När det gäller en enkel elektronisk signatur eller bildtext är det inte möjligt att upptäcka någon manipulation. Kort sagt, endast en signatur som kan verifieras av en offentligt godkänd verifieringstjänst kan klassificeras som juridiskt kompatibel. Plattformar som sproof sign är specialiserade på både skapandet av signaturer enligt högsta standard och den integrerade verifieringen av alla dokument.
När det gäller en enkel elektronisk signatur eller bildtext är det inte möjligt att upptäcka någon manipulation. Kort sagt, endast en signatur som kan verifieras av en offentligt godkänd verifieringstjänst kan klassificeras som juridiskt kompatibel. Plattformar som sproof sign är specialiserade på båda: skapandet av signaturer enligt högsta standard och den integrerade verifieringen av alla dokument.
Kraften i arbetsflödet: Få externa digitala signaturer i bara 5 steg
1) Lägg till affärskontakterNaturligtvis! Om jag vill släppa ett dokument för underskrift är det första steget att ta reda på kontaktuppgifterna. I de flesta fall hanteras signaturförfrågningar via mailadressen, eftersom mailadressen redan ger en bra grund för att autentisera den andra parten. När det gäller den avancerade elektroniska signaturen (AES) är identitetsbeviset direkt kopplat till den personliga e-postadressen. Motparten utfärdar alltså en digital signatur med samma postadress som användes för signaturbegäran.
En fördel med en e-signaturplattform, redan från början av signaturförfrågan, är den enkla hanteringen av kontaktuppgifter. I regel föreslås ofta använda kontakter automatiskt under insamlingsprocesser, och alla kontaktuppgifter registreras automatiskt i ett förenklat kontakthanteringssystem där de kan visas och redigeras.
3) Definiera signeringssekvenser och roller. Det finns flera användningsfall där du vill undvika att flera kontakter får ett dokument för signering samtidigt. Ett användningsfall kan vara att ledningen ska signera efter representanter från två andra avdelningar och slutligen får sekreteraren dokumentet för visning eller för en slutlig nedladdning.
4) Definiera signaturpositioner. En av de viktigaste funktionerna i en signaturplattform är att "definiera platshållare för signatur". Därmed kan du definiera exakt på vilken sida, vem, var måste underteckna. Med sproof sign kan storleken på signaturkortet också justeras.
5) Ange en deadline för signering och skicka påminnelser. I det sista steget i arbetsflödet ger de flesta omfattande allt-i-ett-signaturlösningar dig möjlighet att ange en deadline, skriva en vänlig (till specifik) inbjudningstext och viktigast av allt, automatisktpåminna mottagarna om denna deadline. Andelen mottagare som får det kontrasignerade dokumentet i tid ökar avsevärt. För att inte tala om att detta arbetsflöde ändå minimerar "tiden till beslut" avsevärt.
6) (Valfritt:) Verifiera erhållna signaturer direkt i sproof sign. Som nämnts ovan är det viktigt att skapa förståelse för det faktum att den kvalificerade och avancerade elektroniska signaturen garanterar den högsta säkerhetsnivån eftersom dess giltighet kan valideras mycket enkelt. En direkt integrerad verifieringsmekanism - som finns i sproof sign - möjliggör fullständig spårbarhet och säkerhet för viktiga godkännandeprocesser.
Den digitala signaturen ur den inbjudande personens synvinkel
För den inbjudande personen är det viktigt att alla signaturer returneras i tid. En låg tröskel in i signaturplattformen är avgörande. sproof sign har optimerat denna process:
- Som beskrivet skickar den inbjudande personen ut dokumentet för underskrift via post.
- Den inbjudna personen får mailet, klickar på länken och kan underteckna dokumentet direkt utan registrering (!).
- Om en kvalificerad signatur krävs och den inbjudna personen ännu inte har en befintlig QES-identifiering (möjligheten att underteckna på ett kvalificerat sätt), tas den inbjudna personen direkt genom identifieringsprocessen efter registrering.
- Det uppstår aldrig (!) någon kostnad för den inbjudna personen.
- Om man redan är användare av sproof sign kan man naturligtvis arkivera dokumentet eller, om så önskas, vidarebefordra det för ytterligare underskrift, lägga det på stacken, delegera begäran om underskrift etc.
Vill du komma igång? Registrera dig nu gratis och få din första signatur
Det här hittar du bara hos sproof sign. Vi har gjort allt för att ge våra användare den enklaste möjliga starten i världen av digitala signaturer. Med ett gratis privat konto kan du använda plattformen direkt och skapa dina första digitala signaturer själv eller få dem utan hinder i hela Europa.
Fler blogginlägg
Vad är eIDAS-förordningen? Grunder och fördelar i kortheteMoveUs använder sproof sign för att digitalisera dokumentprocesser inom fordonsindustrinDigitala avtal, verkligt engagemang: FSJ och vägen till papperslös administrationDet bästa av två världar. Linde & Sproof.Hur KURZZEiTmiete optimerar sin kundresa med sproof sign
