"Vi sköter Österrikes bokföring". Den federala bokföringsbyrån (BHAG) signerar digitalt.

Digitaliseringen går framåt inom alla områden i det dagliga livet. Många offentliga företag befinner sig dock fortfarande till stor del i den analoga världen. Situationen är annorlunda på Federal Accounting Agency! Det 500 personer starka företaget är verksamt på 7 platser i Österrike och förlitar sig på en medveten och långsiktigt planerad digitaliseringsstrategi. "Vi är nästan tvungna att genomföra digitaliseringsprocesser i mycket god tid", säger Alexander Sellner, IT-chef på den federala redovisningsbyrån.

Konsekvensen: införandet av en plattform för digitala signaturer som ett ytterligare steg mot processoptimering. På så sätt underlättas en av de mest avgörande operativa processerna - säker och juridiskt giltig signering av dokument - avsevärt.

Utgångsläge

Digitalisering är på allas läppar, även hos de ansvariga på börsnoterade företag. Fler och fler företag blir papperslösa, skapar nätverk mellan sina kontor eller erbjuder nya tjänster online. På så sätt förbättrar de kundupplevelsen, men också samarbetet med partners, leverantörer och alla andra intressenter.

När ledningen för den federala redovisningsbyrån utvärderade ytterligare digitaliseringsåtgärder för sitt eget företag insåg de snabbt att införandet av en plattform för digitala signaturer skulle kunna ge enorma fördelar. Denna form av underskrift är 100 % likvärdig med handskrivna underskrifter i hela Europa och omfattas av de strikta riktlinjerna i eIDAS-förordningen (EU) 910/2014 (tjänster för elektronisk identifiering och autentisering).

Många företagare är dock inte medvetna om fördelarna med en företagsövergripande plattform för digital signering av dokument. Ett mycket konsekvent "credo" hålls fortfarande mot införandet av en signaturplattform: "Jag har mobiltelefonens signatur och kan redan signera digitalt.

Faktum är att nästan hälften av de österrikiska medborgarna redan använder mobiltelefonens signatur som en gratis e-förvaltningstjänst.

Enbart den digitala signaturen är dock vanligtvis helt otillräcklig i affärsmiljön. Det som saknas är processer, skräddarsydda arbetsflöden. En gemensam "dashboard" för att få en perfekt överblick över viktiga dokument i företaget, och mycket mer.

Under tiden har ett antal internationellt verksamma företag redan valt en digital plattform som digitalt kan kartlägga alla signaturarbetsflöden och användningsfall i företaget.

Förfarande

I ett första steg utvärderade BHAG-projektgruppen kring Sellner vilka europeiska eller österrikiska leverantörer som redan har etablerat sig och lanserat kraftfulla verktyg på marknaden.

Förutom säkerhet och överensstämmelse för datalagring är en signaturplattform avsedd att stödja olika underkriteriekörningar som är en del av den dagliga verksamheten vid den federala redovisningsbyrån.

Således föll uppmärksamheten snabbt på sproof. Efter en intensiv test- och revisionsfas föll valet slutligen på det unga IÖB-certifierade företaget. Molnlösningen presenterade sig mycket väl som en allt-i-ett-plattform med de högsta standarderna för säkerhet och dataskydd. "Vi var verkligen hedrade över att valet föll på oss och att vi i slutändan kunde uppfylla de mycket höga kraven från Federal Accounting Agency", säger Dr. Fabian Knirsch, medgrundare och CTO för sproof GmbH.

Resultat och mervärde

Feedbacken har hittills varit mycket god. Många av medarbetarna, särskilt i ledningsgruppen, använder plattformen för olika underskriftsprocesser och har sedan dess sparat mätbart med tid och resurser. Dokument behöver inte längre skrivas ut, undertecknas för hand, skannas och skickas med post, utan kan undertecknas digitalt med bara några få klick.

Detta är också bra för miljön! 500 pappersark förbrukar 7,5 kg trä, 130 liter vatten och 26,8 kilowattimmar energi. Detta är en positiv bieffekt som får allt fler företag att införa en signaturplattform.

Den smidiga integrationen av plattformen i företagets IT-landskap var särskilt imponerande i det första steget efter införandet. Tack vare molnet tog onboardingen bara några timmar och stöddes av sproof under hela processen.

Den smidiga kommunikationen och flexibiliteten övertygade Alexander Sellner. "sproof är öppet för feedback och kundförfrågningar och följer därför strategin att ständigt förbättra plattformen", förklarar Sellner.