Vytváření a používání pracovních postupů

V následujícím textu vám ukážeme, jak můžete optimálně používat pracovní postupy. Zde je jejich přehled: A) Vytváření pracovních postupů B) Používání pracovních postupů C) Aktualizovat pracovní postupy D) Sdílet pracovní postupy se svým týmem

A) Vytváření pracovních postupů

Pro vytvoření nového pracovního postupu máte dvě možnosti: Můžete buď nahrát dokument, odeslat jej a uložit nastavení jako pracovní postup, nebo sestavit nový pracovní postup pomocí Editoru pracovních postupů. Představujeme vám obě možnosti:

Uložení odeslané pozvánky jako pracovního postupu

Procesem získávání podpisů můžete projít jako obvykle. Po odeslání pozvánky se zobrazí dotaz, zda chcete kroky procesu uložit jako pracovní postup. Postupujte následujícím způsobem:

1. Klikněte na tlačítko "Uložit jako pracovní postup".
2. Dejte pracovnímu postupu jedinečný název
3. Vyberte parametry, které chcete pro svůj pracovní postup uložit.
4. Klikněte na tlačítko "Uložit pracovní postup"

Vytváření pracovních postupů v Editoru pracovních postupů

Pomocí inteligentního editoru pracovních postupů můžete vytvořit pracovní postup, aniž byste museli nejprve odeslat dokument: Za tímto účelem přejděte na pracovní postupy na ovládacím panelu*(Kontakty a pracovní postupy > Pracovní postupy*) a klikněte na "Vytvořit pracovní postup". Nyní se otevře editor pracovních postupů. Ten funguje následujícím způsobem:

1. Pracovní postup pojmenujte: Vlevo nahoře můžete pracovní postup jedinečně pojmenovat.
2. Postranní panel: Editor pracovních postupů má stejnou strukturu a logiku jako běžné uživatelské rozhraní. Na začátku však není žádný dokument a některé položky nabídky v postranním panelu jsou jiné.
3. Přidání dokumentu: V nabídce je možnost přidat dokument: Pracovní postup můžete uložit bez dokumentu a poté jej použít na libovolný dokument. Některé funkce (např. přidávání formulářových polí) jsou však vázány na dokument a lze je použít pouze v kombinaci s dokumentem. Chcete-li nahrát dokument, klikněte na bílé pole "Přidat dokument do pracovního postupu".
4. Uložit a zrušit: Po dokončení uložte pracovní postup kliknutím na "Uložit pracovní postup". Pokud chcete pracovní postup zrušit, klikněte na "Cancel" (Zrušit).

Funkce jednotlivých položek nabídky jsou stručně shrnuty níže:

1. Příjemci: Jako obvykle můžete přidávat osoby, definovat pořadí a role a poté umístit podpisová a formulářová pole. Pokud budete v procesu pokračovat, můžete také provést nastavení připomenutí, termínů splatnosti a e-mailové pozvánky. Pokud pak kliknete na tlačítko "Dokončit", vrátíte se do nabídky Editoru pracovních postupů.
2. Úprava dokumentu: V nabídce je možnost upravit dokument: Připravte dokument jako obvykle a umístěte obecná formulářová pole nebo text určený pouze pro čtení. Více se o tom dozvíte v modulu Akademie Použití formulářových polí .
3. Připomínky a datum splatnosti: Toto je zástupce pro nastavení týkající se automatických připomínek a data splatnosti dokumentu. Tuto položku nabídky již nemusíte vyvolávat samostatně, pokud jste tato nastavení již provedli v části Příjemci.
4. Nastavení pozvánek: Nastavení pozvánek: Nastavení pozvánek se provádí pomocí tlačítek, která jsou uvedena v seznamu: Toto je rovněž zkratka. Pokud jste již provedli nastavení týkající se textu e-mailu, přeposílání, jazyka pozvánky atd. v části Příjemci, nemusíte již tuto položku nabídky vyvolávat samostatně.

Níže je uvedena praktická funkce pro přidávání kontaktů, díky níž je používání pracovního postupu ještě flexibilnější: Takzvané zástupné symboly osob. Zástupce osoby označuje pozvanou osobu, která je zadána pouze při použití pracovního postupu. Tento typ placeholderu se používá například A) když při přípravě dokumentu ještě nevíte, která konkrétní osoba bude dokument podepisovat/prohlížet/schvalovat, ale přesto chcete provést všechna nastavení pro tuto osobu, nebo B) pokud se jedná o různé osoby.

Příklad: Příklad: Připravujete pracovní postup pro pracovní smlouvu a víte, že dokument bude vždy podepisovat vedení a zaměstnanec, ale konkrétní osoby chcete určit až později, protože to mohou být různé osoby.

1. Při přidávání kontaktů najdete v horní části seznamu zástupné znaky osob. Přidejte libovolný počet zástupců osob.
2. Zástupci osob se v seznamu příjemců zobrazují stejně jako všechny ostatní kontakty.
3. Nastavení můžete provést jako obvykle v nastavení příjemců. Doporučujeme dát každému držiteli místa osoby jedinečný název (např. zaměstnanec, manažer atd.), abyste při používání pracovního postupu věděli, komu máte který držitel místa přiřadit.

Pokud se na konci nebo v mezidobí vrátíte do nabídky Editoru pracovních postupů, uvidíte u položek nabídky, kde jste již provedli nastavení, zelená zaškrtnutí. Kde a jaká nastavení provedete, záleží jen na vás - máte naprostou volnost. Až budete se svým pracovním postupem spokojeni, klikněte na tlačítko "Uložit pracovní postup".

B) Použití pracovních postupů

Existuje několik způsobů, jak používat pracovní postupy. První způsob je prostřednictvím ovládacího panelu: Pracovní postupy najdete v části Kontakty a pracovní postupy a poté na kartě Pracovní postupy. Chcete-li použít pracovní postup, klikněte buď na tlačítko :

1. na příslušnou položku seznamu, čímž otevřete podrobné zobrazení a klikněte na zelené tlačítko "Použít pracovní postup" v pravém dolním rohu, nebo
2. na ikonu 3 teček v příslušné položce seznamu a v překryvném okně vyberte možnost "Použít pracovní postup".

Druhý způsob použití pracovního postupu je přímo v editoru: nahrajte dokument jako obvykle a poté přejděte na kartu Příjemci. Klikněte do vyhledávacího pole a vyberte možnost "Vybrat z kontaktů a pracovních postupů". Nyní se otevře překryvné okno. V tomto překryvu nyní můžete vybrat, zda chcete přidat jednotlivce, skupiny nebo pracovní postupy:

1. Můžete filtrovat podle pracovních postupů, abyste rychleji našli požadovaný pracovní postup.
2. Kliknutím na ikonu plus (+) vyberte pracovní postup.
3. Poté klikněte na "Použít výběr" pro přenesení vybraného pracovního postupu do dokumentu

Více informací o tomto tématu naleznete v modulu Akademie Získávání podpisů (s pracovním postupem podpisů ).

Při použití pracovního postupu se vždy vytvoří nový záznam dokumentu z pracovního postupu, samotný pracovní postup zůstává zpočátku nezměněn. Veškerá nastavení pracovního postupu se přenesou do nového odeslání, můžete je nadále upravovat a měnit podle potřeby. Pokud jste v pracovním postupu aktivovali automatické upomínky a datum splatnosti, můžete je nyní nastavit.

Pokud pracovní postup obsahuje jednu nebo více zástupných osob, musíte je nyní přiřadit. Za tímto účelem přejděte na kartu "Příjemci". V překryvném okně nyní můžete vybrat, komu chcete přiřadit první zástupnou osobu. Poté klikněte na tlačítko "Přiřadit a pokračovat" (pokud máte více než jeden držitel místa osoby) a postup opakujte pro všechny držitele místa. Po dokončení klikněte na "Přiřadit a dokončit".

Nakonec odešlete pozvánku jako obvykle. Pokud jste v pracovním postupu provedli změny, můžete jej později aktualizovat - více informací o tom najdete v následující části "Aktualizace pracovních postupů".

C) Aktualizace pracovních postupů

Pro úpravu/aktualizaci pracovního postupu máte dvě možnosti:

A) Použijete pracovní postup a změny provedete během procesu pozvání. Po odeslání pozvánky můžete tyto změny použít v pracovním postupu. B) Pracovní postup můžete upravit přímo v Editoru pracovních postupů.

Obě možnosti jsou popsány níže:

A) Použijte pracovní postup a poté jej aktualizujte

Použijte pracovní postup (více o tom v části "Použití pracovních postupů"), proveďte požadované změny a poté odešlete pozvánku (pozvánky). V překryvném okně, které se nyní zobrazí, máte možnost přepsat použitý pracovní postup a aktualizovat změněné parametry. To provedete kliknutím na tlačítko "Aktualizovat pracovní postup".

B) Úprava pracovního postupu v editoru

Na ovládacím panelu můžete vybrat "Upravit pracovní postup" buď prostřednictvím podrobného zobrazení pracovního postupu (1), nebo prostřednictvím nabídky se třemi tečkami (2). Otevře se editor pracovního postupu a vy můžete změnit požadované parametry. Nakonec klikněte na "Uložit pracovní postup".

D) Sdílejte pracovní postupy se svým týmem

Máte možnost sdílet jednotlivé pracovní postupy se svým týmem. To může urychlit nebo zjednodušit procesy pro celý váš tým.

Chcete-li tak učinit, přejděte do podrobného zobrazení pracovního postupu na ovládacím panelu. Kliknutím na tlačítko s ikonou sdílení v pravém dolním rohu pracovní postup nasdílejte (1). Svou akci potvrďte v následném překryvném zobrazení (2). Pracovní postup nyní mohou používat všichni členové týmu. Schválení můžete kdykoli odvolat kliknutím na stejné tlačítko a následným potvrzením revize (3).