Vážíme si vašeho soukromí!
Na našich webových stránkách používáme soubory cookie, abychom vám mohli nabídnout co nejlepší zážitek. Kliknutím na tlačítko "přijmout a zavřít" souhlasíte s používáním všech souborů cookie v souladu s našimi a . Pokud výběr neprovedete, bude použito naše výchozí nastavení souborů cookie. Nastavení můžete kdykoli změnit.
Základní soubory cookie: Jsou nezbytné pro správné fungování webových stránek. Cookies první a třetí strany: Jsou nepovinné a nastavujeme je my nebo naši subdodavatelé. Soubory cookie relace a trvalé soubory cookie: Jsou automaticky smazány při zavření prohlížeče. Trvalé soubory cookie jsou soubory cookie, které zůstávají v počítači/zařízení po určitou dobu po zavření prohlížeče.
Odesílání sloučené pošty
Sloučení pošty je oblíbený způsob, jak odeslat dokument/smlouvu se stejným rozvržením velkému počtu příjemců najednou. V tomto návodu bychom vám rádi ukázali, jak můžete pomocí sproof sign odeslat vygenerované formulářové dopisy jednotlivým příjemcům k podpisu.
Aktualizováno dne 22.05.2024
Mail merge dopisy lze vytvářet pomocí různých nástrojů. Nejoblíbenějším programem pro vytváření mail merge dopisů je Microsoft Word. Dosavadní problém spočíval v tom, že pomocí MS Word (nebo jiných nástrojů) lze odeslat mail merge dopisy, ale nelze získat podpisy. Proto společnost sproof sign implementovala funkci pro odesílání mail merge včetně seznamu příjemců a získání jejich podpisů.
Klíčové funkce:
- Nahrát formulářový dopis + seznam příjemců
- Sloučení pošty je rozpoznáno programem sproof sign
- Příjemci jsou rozpoznáni sproof sign
- Mail merge je rozdělen na jednotlivé dokumenty
- Každý příjemce obdrží svůj vlastní, samostatný dokument s žádostí o podpis
- Podepsané dokumenty jsou automaticky vráceny odesílateli
Funkce sloučení pošty funguje jak prostřednictvím uživatelského rozhraní sproof sign, tak prostřednictvím rozhraní API. Vygenerovaný mail merge včetně označení lze poté nahrát v aplikaci nebo jako součást požadavku API.
Omezení:
- Funkce sloučení pošty sproof NENÍ určena ke kopírování nebo nahrazení plné funkce sloučení pošty (např. ve Wordu).
Reference a další odkazy:
- Výukový program pro sběr podpisů (bez pracovního postupu )
- Výukový program pro sběr podpisů (s pracovním postupem )
- Výukový program pro ovládací panel - zobrazení dokumentu
Pokyny krok za krokem
Začněte vytvořením sloučení pošty pomocí vhodného nástroje. V tomto návodu použijeme Microsoft Word. Zde se dozvíte, jak krok za krokem vytvořit sloučení pošty pomocí aplikace Microsoft Word . Aby mohl sproof později načíst pozice kontaktů/podpisů a správně rozdělit sloučení pošty, musíte při vytváření šablony sloučení pošty nastavit následující značky:
- Značka pro pozici podpisu: Na pozici, kam má být podpis později umístěn, přidejte následující značku. Zde je důležité, abyste místo skutečných údajů o kontaktu (v tomto příkladu Jméno, Příjmení a E-mailová adresa) použili zástupné symboly. Zástupné symboly budou později nahrazeny kontaktními údaji ze seznamu: {důkaz{"Jméno", "Příjmení", "EmailAdresa" ,1}důkaz}
- Značka na konci šablony: Na konci šablony pro sloučení pošty je vyžadována značka, aby sproof mohl později rozpoznat místa, kde má být sloučení pošty rozděleno. Pokud má vaše šablona například tři stránky, vložte značku na konec poslední stránky: {sproof{konec}sproof}: {sproof{konec}sproof}.
Tip: Po správném umístění všech značek změňte barvu textu na bílou, aby se později v dokumentu nezobrazovaly, ale program sproof je přesto dokázal přečíst. Poté exportujte sloučení pošty jako soubor PDF.
Znáte již naši integraci značek sproof pro MS Word? Více informací o ní najdete zde .
Jakmile vytvoříte sloučení pošty a vyexportujete jej jako soubor PDF, nahrajte jej do sproof sign přímo nebo prostřednictvím rozhraní API. sproof sign automaticky rozpozná váš dokument jako sloučení pošty. Nyní máte k dispozici následující možnosti:
- Seznam uložených příjemců: Kliknutím na tlačítko "Zobrazit vše" zobrazíte kompletní seznam příjemců. Nesprávné položky v seznamu kontaktů jsou zvýrazněny červeně. V případě potřeby chybu opravte a dokument nahrajte znovu.
- Ve výchozím nastavení sproof sign rozdělí sloučení pošty na jednotlivé dokumenty, které se odešlou příslušným příjemcům. Alternativně můžete sloučení pošty otevřít bez rozdělení. První možnost je podrobněji vysvětlena níže, poté je uvedena alternativní možnost. V obou případech přejděte k dalšímu kroku kliknutím na tlačítko "Pokračovat".
Možnost 1: Rozdělení sloučení pošty do jednotlivých dokumentů a odeslání (standardní)
Poté, co sproof sign rozdělí sloučení pošty do jednotlivých dokumentů, můžete v dalším kroku provést volitelná nastavení pro pozvánku:
- Zadejte typ podpisu pro dokument.
- Nastavte datum automatické upomínky a četnost upomínek.
- Nastavte datum splatnosti dokumentu tak, aby jej později již nebylo možné podepsat.
- Přidejte osobní zprávu, která bude odeslána s e-mailem s pozvánkou. Můžete si také vybrat z předchozích zpráv.
- Otevřete kartu "Další nastavení ", kde najdete další možnosti konfigurace pozvánky.
- Kliknutím na "Odeslat pozvánky" odešlete každému příjemci individuální dokument k podpisu.
Možnost 2: Nerozdělujte sloučenou poštu na jednotlivé dokumenty a nahrajte ji.
Pokud jste při nahrávání zvolili možnost nerozdělit mail merge na jednotlivé dokumenty, otevře se jako souvislý dokument ve znamení sproof. Uložení příjemci zůstanou zachováni. Nyní můžete dokument dále upravovat nebo jej přímo odeslat uloženým kontaktům:
- Pokračovat v úpravách: V případě, že se jedná o sloučení pošty, otevře se celý dokument. Nyní máte možnost dokument sami podepsat, upravit formulářová pole nebo upravit příjemce. Dokument již nelze rozdělit na jednotlivé dokumenty. Při odeslání obdrží všichni příjemci celý dokument.
- Pozvat můžete všechny: Jedním kliknutím odešlete kompletní mail merge uloženým příjemcům. Všechny kontakty obdrží celý dokument.
Po odeslání se sloučení pošty uloží do řídicího panelu jako jednotlivé dokumenty (možnost 1) nebo jako kompletní dokument (možnost 2). Nyní je řada na příjemcích, aby dokument(y) podepsali. Pohodlně se usaďte a sledujte průběh.
