Καινοτόμες λύσεις για ένα βιώσιμο μέλλον: η συνεργασία μεταξύ της sproof sign και της Energie AG Oberösterreich

Burger: "Αποφασίσαμε να εφαρμόσουμε μια λύση ψηφιακής υπογραφής για να αντιμετωπίσουμε δύο βασικές προκλήσεις. Πρώτον, συνειδητοποιήσαμε ότι συχνά αντιμετωπίζαμε μια ασυνέχεια μέσων στις διαδικασίες μας με τους τελικούς πελάτες. Πολλές πληροφορίες υποβάλλονταν σε έντυπη μορφή, γεγονός που οδηγούσε σε χρονοβόρες χειροκίνητες διαδικασίες καταγραφής, αρχειοθέτησης και περαιτέρω επεξεργασίας. Αυτή η διακοπή των μέσων επιβράδυνε σημαντικά τις διαδικασίες μας. Με την ψηφιοποίηση αυτών των διαδικασιών και την εισαγωγή ψηφιακών υπογραφών, μπορέσαμε να εξαλείψουμε αυτή τη συμφόρηση και να αυξήσουμε την αποδοτικότητα

Επιπλέον, η πανδημία COVID-19 μας ανάγκασε να προσαρμόσουμε τις εσωτερικές μας διαδικασίες. Η παραδοσιακή μέθοδος της φυσικής υπογραφής εγγράφων δεν ήταν πλέον πρακτική λόγω των ταξιδιωτικών περιορισμών και των κανονισμών του γραφείου προέλευσης. Η ανάγκη εφαρμογής μιας ψηφιακής λύσης έγινε εμφανής προκειμένου να διατηρήσουμε τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Σε αυτό το πλαίσιο, αναζητούσαμε μια λύση που θα μπορούσε να μας παρέχει την απαραίτητη ευελιξία".

Burger: "Χρησιμοποιούμε ψηφιακές υπογραφές για διάφορες εφαρμογές. Αφενός, τις χρησιμοποιούμε στην επαφή με τους πελάτες, για παράδειγμα όταν ένας πελάτης θέλει να συνάψει μια σύμβαση ή πρέπει να επιβεβαιώσει μια παρεχόμενη υπηρεσία. Μια άλλη περίπτωση χρήσης είναι η εσωτερική χρήση, ιδίως σε περιπτώσεις όπως η ταχεία εφαρμογή νέων κανονισμών, όπως ο κανονισμός για το γραφείο στο σπίτι. Σε μια τέτοια περίπτωση, έπρεπε να επεξεργαστούμε γρήγορα έγγραφα για 1500 υπαλλήλους, κάτι που δεν θα ήταν εφικτό με τις συμβατικές διαδικασίες που βασίζονται στο χαρτί. Για τη διεκπεραίωση αυτής της διαδικασίας, χρησιμοποιήσαμε εσωτερικές λύσεις που ενσωματώνονται μέσω μιας ειδικά αναπτυγμένης εφαρμογής. Υλοποιήθηκε μια διαδικασία έγκρισης, κατά την οποία τα έγγραφα εγκρίνονταν πρώτα από τους άμεσους προϊσταμένους πριν αποσταλούν στους υπαλλήλους με τη χρήση των προκαθορισμένων θέσεων υπογραφής".

Burger: "Ως πάροχος ενέργειας με κρίσιμες υποδομές, λειτουργούμε σε έναν ιδιαίτερα ρυθμιζόμενο τομέα. Η προστασία των δεδομένων είναι ύψιστης σημασίας για εμάς, καθώς εργαζόμαστε συνεχώς με προσωπικά δεδομένα. Επομένως, ήταν ζωτικής σημασίας να βρούμε έναν πάροχο σε άμεση γειτνίαση, κατά προτίμηση στην Αυστρία ή τουλάχιστον στην Ευρώπη. Ένας αμερικανικός πάροχος θα συνδεόταν με πάρα πολλές αβεβαιότητες και προκλήσεις, καθώς δεν μπορούμε να πάρουμε κανένα ρίσκο. Επομένως, η πολιτική μας δίνει σαφή έμφαση στους ευρωπαϊκούς παρόχους, ώστε να διασφαλίσουμε ότι πληρούμε τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ και ελαχιστοποιούμε τους κινδύνους για την προστασία των δεδομένων".

Burger: "Εκτός από τον ΓΚΠΔ, άλλα πρότυπα έχουν μεγάλη σημασία για εμάς, όπως το ISO 271001, το οποίο είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εμάς, καθώς είμαστε οι ίδιοι πιστοποιημένοι και αναμένουμε από τους προμηθευτές μας να είναι σε θέση να πληρούν τα ίδια πρότυπα ασφαλείας με εμάς. Πραγματοποιούμε επίσης τακτικούς ελέγχους ασφαλείας για να διασφαλίσουμε ότι η υποδομή μας είναι πάντα προστατευμένη. Αυτοί οι έλεγχοι πραγματοποιούνται ετησίως, ώστε να εντοπίζονται εγκαίρως πιθανά τρωτά σημεία και να διορθώνονται πριν από την εμφάνιση περιστατικών ασφαλείας, τα οποία μπορεί να είναι πολύ δαπανηρά".

Burger: "Διαθέτουμε ήδη αρκετές διαφορετικές λύσεις εντός της εταιρείας, γεγονός που μας έμαθε ποιες λειτουργίες είναι ιδιαίτερα σημαντικές για εμάς και ποιες δεν μπορούν να μας προσφέρουν την ευελιξία που χρειαζόμαστε. Κατά την αξιολόγηση των πιθανών παρόχων, ορίσαμε, επομένως, συγκεκριμένες απαιτήσεις, όπως η δυνατότητα μετακίνησης του εικονιδίου υπογραφής ανάλογα με τις ανάγκες και η προσαρμογή της κλιμάκωσης, καθώς και η δυνατότητα των χρηστών να διαμορφώνουν με ευελιξία τον ρόλο της υπογραφής τους. Αυτό δεν το βρήκαμε παντού. Δώσαμε επίσης προτεραιότητα στη δυνατότητα ενσωμάτωσης στις υπάρχουσες διαδικασίες, ιδίως μέσω του API REST, για να διασφαλίσουμε την απρόσκοπτη ενσωμάτωση στις ροές εργασίας μας. "

Burger: "Μετά από μια έρευνα στους βασικούς χρήστες μας, οι οποίοι χρησιμοποιούν συχνά το προϊόν, η πτυχή της ευχρηστίας τονίστηκε ιδιαίτερα θετικά. Η διεπαφή χρήστη είναι διαισθητικά σχεδιασμένη, γεγονός που απλοποιεί τη διαδικασία υπογραφής για τους χρήστες. Λειτουργεί επίσης ομαλά σε κινητές συσκευές, γεγονός που εκτιμάται ιδιαίτερα από τους υπαλλήλους μας. Επιπλέον, χρειάστηκαν ελάχιστη ή καθόλου εκπαίδευση για τη χρήση του προϊόντος. Αυτό ελαχιστοποίησε σημαντικά την εκπαιδευτική προσπάθεια και αποτέλεσε μεγάλο πλεονέκτημα για εμάς. Μια άλλη θετική πτυχή είναι η δυνατότητα ελεύθερης διαμόρφωσης των σφραγίδων υπογραφής. Αυτό μας επιτρέπει να καλύπτουμε διαφορετικές απαιτήσεις και να υποστηρίζουμε μεμονωμένες διαδικασίες. Άλλες λύσεις υπογραφών απλώς απέτυχαν να ανταποκριθούν σε αυτή την πρόκληση".

Burger: "Βρισκόμαστε επί του παρόντος στη φάση δοκιμής μιας ολοκλήρωσης με το SAP για τη διαδικασία υποβολής προσφορών. Εδώ δημιουργούνται, εγκρίνονται και υπογράφονται οι προσφορές πριν αποσταλούν στον πελάτη. Αυτή η ολοκλήρωση έχει ήδη δημιουργηθεί και θα επεκταθεί σταδιακά από το καλοκαίρι. Κάτι που πιθανόν να έχει επίσης δυνατότητες είναι ο εσωτερικός μας τομέας ανθρώπινου δυναμικού. Έχουμε περίπου 4.500 υπαλλήλους που πρέπει να υποστηριχθούν. Φυσικά, οτιδήποτε λειτουργεί ψηφιακά και απομακρύνεται από το χαρτί είναι ένας τεράστιος μοχλός πίεσης".