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Envío de fusiones de correo
Las fusiones de correo son una forma popular de enviar un documento/contrato con el mismo diseño a un gran número de destinatarios de una sola vez. En este tutorial, nos gustaría mostrarle cómo puede utilizar sproof sign para enviar cartas formulario generadas a los destinatarios individuales para que las firmen.
Actualizado el 22.05.2024
Las cartas de combinación de correspondencia pueden crearse utilizando varias herramientas. El programa más popular para crear cartas mail merge es Microsoft Word. El problema hasta ahora ha sido que las cartas mail merge se pueden enviar con MS Word (u otras herramientas), pero no se pueden obtener firmas. Por eso, sproof sign ha implementado una función para cargar fusiones de correspondencia que incluye la lista de destinatarios y obtener sus firmas.
Características principales:
- Cargar carta de formulario + lista de destinatarios
- La fusión de correspondencia es reconocida por sproof sign
- Los destinatarios son reconocidos por sproof sign
- La fusión de correspondencia se divide en documentos individuales
- Cada destinatario recibe su propio documento separado con una solicitud para firmarlo
- Los documentos firmados se devuelven automáticamente al remitente
La función de combinación de correspondencia funciona tanto a través de la interfaz de usuario de sproof sign como a través de la API. La combinación de correspondencia generada, incluidas las marcas, puede cargarse en la aplicación o como parte de una solicitud de API.
Limitaciones:
- La función de combinación de correspondencia de sproof NO está pensada para copiar o sustituir una función completa de combinación de correspondencia (por ejemplo, en Word).
Referencias y enlaces adicionales:
- Tutorial sobre la recogida de firmas ( sin flujo de trabajo)
- Tutorial sobre la recogida de firmas (con flujo de trabajo )
- Tutorial sobre el tablero de mandos - la vista de documentos
Instrucciones paso a paso
Comience creando su combinación de correspondencia con una herramienta adecuada. En este tutorial, utilizaremos Microsoft Word. Aquí podrá descubrir cómo crear una combinación de correspondencia con Microsoft Word paso a paso. Para que sproof pueda leer posteriormente las posiciones de los contactos/firmas y dividir la combinación de correspondencia correctamente, debe establecer los siguientes marcadores al crear la plantilla de combinación de correspondencia:
- Marcador para la posición de la firma: Añada el siguiente marcador en la posición en la que se colocará posteriormente la firma. Aquí es importante que utilice marcadores de posición en lugar de datos de contacto reales (en este ejemplo, Nombre, Apellidos y Dirección de correo electrónico). Los marcadores de posición serán sustituidos posteriormente por los datos de contacto de su lista: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Marcador al final de la plantilla Se necesita un marcador al final de la plantilla de combinación de correspondencia para que sproof pueda reconocer posteriormente los lugares en los que se debe dividir la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si su plantilla tiene tres páginas, inserte el marcador al final de la última página: {sproof{end}sproof}
Consejo: Una vez que haya colocado todos los marcadores correctamente, cambie el color del texto a blanco para que no aparezcan en el documento posteriormente, pero sproof pueda seguir leyéndolos. A continuación, exporte su combinación de correspondencia como PDF.
¿Conoce ya nuestra integración de sproof sign para MS Word? Obtenga más información al respecto aquí .
Una vez que haya creado la combinación de correspondencia y la haya exportado como archivo PDF, cárguela en sproof sign directamente o a través de la API. sproof sign reconocerá automáticamente su documento como una combinación de correspondencia. Ahora dispone de las siguientes opciones:
- Lista de destinatarios almacenados: Haga clic en el botón "Mostrar todo" para mostrar la lista completa de destinatarios. Las entradas incorrectas en su lista de contactos aparecen resaltadas en rojo. Si es necesario, corrija el error y vuelva a cargar el documento.
- Por defecto, sproof sign divide la combinación de correspondencia en documentos individuales, que se envían a los destinatarios respectivos. Como alternativa, puede abrir la combinación de correspondencia sin dividirla. La primera opción se explica con más detalle a continuación, antes de mostrar la opción alternativa. En ambos casos, haga clic en "Continuar" para pasar al siguiente paso.
Opción 1: Dividir la combinación de correspondencia en documentos individuales y enviar (estándar)
Después de que sproof sign haya dividido su combinación de correspondencia en documentos individuales, puede realizar ajustes opcionales para su invitación en el siguiente paso:
- Especifique un tipo de firma para el documento.
- Establezca una fecha de recordatorio automático y la frecuencia de los recordatorios.
- Establezca una fecha de vencimiento para el documento, de modo que no pueda firmarse en una fecha posterior.
- Añada un mensaje personal que se enviará con el correo electrónico de invitación. También puede elegir entre mensajes anteriores.
- Abra la pestaña "Ajustes adicionales " para ver más opciones para configurar su invitación.
- Haga clic en "Enviar invitaciones" para enviar a cada destinatario un documento individual para que lo firme.
Opción 2: No dividir la combinación de correspondencia en documentos individuales y cargarla
Si ha seleccionado no dividir la combinación de correspondencia en documentos individuales al cargarla, se abrirá como un documento continuo en sproof sign. Los destinatarios almacenados permanecerán guardados. Ahora puede seguir editando el documento o enviarlo directamente a los contactos almacenados:
- Continuareditando: La combinación de correspondencia se abre en su totalidad. Ahora tiene la opción de firmar el documento usted mismo, ajustar los campos del formulario o editar los destinatarios. Ya no puede dividir el documento en documentos individuales. Cuando lo envíe, todos los destinatarios recibirán el documento completo.
- Invitar a todos: Envíe la combinación de correspondencia completa a los destinatarios almacenados con un solo clic. Todos los contactos recibirán el documento completo.
Una vez que haya enviado la combinación de correspondencia, se guardará en su panel de control como documentos individuales (para la opción 1) o como un documento completo (para la opción 2). Ahora les toca a los destinatarios firmar el/los documento(s). Siéntese y vigile el progreso.
