Crear y utilizar flujos de trabajo

A continuación, le mostraremos cómo puede utilizar los flujos de trabajo de forma óptima. He aquí un resumen: A) Crear flujos de trabajo B) Utilizar flujos de trabajo C) Actualizar flujos de trabajo D) Compartir flujos de trabajo con su equipo

A) Creación de flujos de trabajo

Tiene dos opciones para crear un nuevo flujo de trabajo: Puede cargar un documento, enviarlo y guardar su configuración como flujo de trabajo o compilar un nuevo flujo de trabajo utilizando el Editor de flujos de trabajo. Le presentamos ambas opciones:

Guardar una invitación enviada como flujo de trabajo

Puede realizar el proceso de obtención de firmas como de costumbre. Tras enviar la invitación, se le preguntará si desea guardar los pasos del proceso como un flujo de trabajo. Proceda del siguiente modo:

1. Haga clic en el botón "Guardar como flujo de trabajo
2. Dé un nombre único a su flujo de trabajo
3. Seleccione los parámetros que desea guardar para su flujo de trabajo
4. Haga clic en "Guardar flujo de trabajo".

Cree flujos de trabajo en el Editor de flujos de trabajo

Con el Editor de flujos de trabajo inteligente, puede crear un flujo de trabajo sin tener que enviar primero un documento: Para ello, vaya a los flujos de trabajo en el panel de control*(Contactos y flujos de trabajo > Flujos de trabajo*) y haga clic en "Crear flujo de trabajo". Se abrirá el editor de flujos de trabajo. El funcionamiento es el siguiente:

1. Asigne un nombre al flujo de trabajo: En la parte superior izquierda, puede dar a su flujo de trabajo un nombre único.
2. Sidebar: El editor de flujos de trabajo tiene la misma estructura y lógica que la interfaz de usuario habitual. Sin embargo, no hay ningún documento al principio y algunos de los elementos del menú de la barra lateral son diferentes.
3. Añadir documento: Puede guardar un flujo de trabajo sin documento y aplicarlo después a cualquier documento. Sin embargo, algunas funciones (por ejemplo, añadir campos de formulario) están vinculadas a un documento y sólo pueden utilizarse en combinación con un documento. Para cargar un documento, haga clic en el campo blanco "Añadir documento al flujo de trabajo".
4. Guardary cancelar: Cuando haya terminado, guarde su flujo de trabajo haciendo clic en "Guardar flujo de trabajo". Si desea descartar un flujo de trabajo, haga clic en "Cancelar".

A continuación se resumen brevemente las funciones de cada una de las opciones del menú:

1. Destinatarios: Como de costumbre, puede añadir personas, definir el orden y los roles y, a continuación, colocar los campos de firma y formulario. Si continúa con el proceso, también podrá realizar ajustes para los recordatorios, las fechas de vencimiento y la invitación por correo electrónico. Si a continuación pulsa en "Finalizar", volverá al menú del Editor de flujos de trabajo.
2. Edite el documento: Prepare su documento como de costumbre y coloque campos de formulario generales o texto de sólo lectura. Encontrará más información al respecto en el módulo de la Academia Utilización de campos de formulario.
3. Recordatorios y fecha de vencimiento: Se trata de un acceso directo a los ajustes relativos a los recordatorios automáticos y a la fecha de vencimiento del documento. Ya no necesitará llamar a esta opción de menú por separado si ya ha realizado estos ajustes en Destinatarios.
4. Configuración de lasinvitaciones: También se trata de un acceso directo. Si ya ha configurado el texto del correo electrónico, el reenvío, el idioma de la invitación, etc. en Destinatarios, ya no necesitará llamar a esta opción de menú.

A continuación se presenta una práctica función para añadir contactos, que hace que su flujo de trabajo sea aún más flexible de utilizar: Los llamados marcadores de posición de persona. Un marcador de posición de persona representa a una persona invitada que sólo se especifica cuando se utiliza el flujo de trabajo. Este tipo de marcador de posición se utiliza, por ejemplo A) cuando al preparar el documento aún no sabe qué persona concreta firmará/verá/aprobará el documento, pero aún así desea realizar todos los ajustes para esta persona o B) si hay diferentes personas implicadas.

Un ejemplo: Está preparando un flujo de trabajo para un contrato de trabajo y sabe que el documento siempre será firmado por la dirección y el empleado, pero no quiere especificar las personas concretas hasta más adelante, ya que pueden ser personas diferentes.

1. Al añadir los contactos, encontrará los marcadores de posición de persona en la parte superior de la lista. Añada tantos marcadores de posición de persona como desee.
2. Los marcadores de posición de persona se muestran como el resto de contactos en la lista de destinatarios.
3. Puede realizar los ajustes habituales en los ajustes del destinatario. Le recomendamos que asigne a cada marcador de posición de persona un nombre único (por ejemplo, empleado, gerente, etc.) para que sepa a quién asignar cada marcador de posición cuando utilice el flujo de trabajo.

Si vuelve al menú Editor de flujos de trabajo al final o entre medias, verá marcas verdes junto a los elementos del menú en los que ya ha realizado ajustes. Dónde y qué ajustes realice depende de usted: tiene total flexibilidad. Cuando esté satisfecho con su flujo de trabajo, haga clic en "Guardar flujo de trabajo".

B) Utilización de flujos de trabajo

Hay varias formas de utilizar un flujo de trabajo. La primera forma es a través del panel de control: Puede encontrar sus flujos de trabajo en Contactos y flujos de trabajo y, a continuación, en la pestaña Flujos de trabajo. Para utilizar un flujo de trabajo, haga clic

1. en la entrada de la lista correspondiente para abrir la vista detallada y pulse el botón verde "Utilizar flujo de trabajo" en la parte inferior derecha o
2. en el icono de 3 puntos de la entrada de la lista correspondiente y seleccione "Utilizar flujo de trabajo" en la superposición.

La segunda forma de utilizar un flujo de trabajo es directamente en el editor: cargue un documento como de costumbre y vaya a la pestaña Destinatarios. Haga clic en el campo de búsqueda y seleccione "Seleccionar entre contactos y flujos de trabajo". Se abrirá una ventana superpuesta. En esta ventana superpuesta, ahora puede seleccionar si desea añadir individuos, grupos o flujos de trabajo:

1. Puede filtrar por flujos de trabajo para encontrar más rápidamente el flujo de trabajo deseado
2. Haga clic en el icono más (+) para seleccionar el flujo de trabajo
3. A continuación, haga clic en "Aplicar selección" para transferir el flujo de trabajo seleccionado al documento

Puede obtener más información sobre este tema en el módulo de la Academia Obtención de firmas (con flujo de trabajo de firma) .

Si utiliza un flujo de trabajo, siempre se crea una nueva entrada de documento a partir del flujo de trabajo, el propio flujo de trabajo permanece inicialmente inalterado. Todos los ajustes del flujo de trabajo se transfieren al nuevo envío, puede seguir ajustándolos y modificándolos según sea necesario. Si ha activado recordatorios automáticos y una fecha de vencimiento en el flujo de trabajo, ahora puede establecerlos.

Si su flujo de trabajo contiene uno o más marcadores de posición de persona, ahora debe asignarlos. Para ello, vaya a la pestaña "Destinatarios". En una superposición, ahora puede seleccionar a quién desea asignar el primer marcador de posición de persona. A continuación, haga clic en "Asignar y continuar" (si tiene más de un marcador de posición de persona) y repita el proceso para todos los marcadores de posición. Cuando haya terminado, haga clic en "Asignar y finalizar".

Por último, envíe su invitación como de costumbre. Si ha realizado cambios en el flujo de trabajo, puede actualizarlo más tarde; encontrará más información al respecto en la siguiente sección "Actualización de flujos de trabajo".

C) Actualización de flujos de trabajo

Tiene dos opciones para editar/actualizar un flujo de trabajo:

A) Puede utilizar un flujo de trabajo y realizar cambios durante el proceso de invitación. Después de haber enviado la invitación, puede aplicar estos cambios al flujo de trabajo. B) Puede editar un flujo de trabajo directamente en el Editor de flujos de trabajo.

Ambas opciones se describen a continuación:

A) Utilizar el flujo de trabajo y luego actualizarlo

Utilice un flujo de trabajo (encontrará más información al respecto en la sección "Utilización de flujos de trabajo"), realice los cambios deseados y, a continuación, envíe la(s) invitación(es). En la ventana superpuesta que aparece ahora, tiene la opción de sobrescribir el flujo de trabajo utilizado y actualizar los parámetros modificados. Para ello, haga clic en "Actualizar flujo de trabajo".

B) Editar el flujo de trabajo en el editor

Desde el panel de control, puede seleccionar "Editar flujo de trabajo", bien a través de la vista detallada del flujo de trabajo (1), bien a través del menú de 3 puntos (2). Se abrirá el editor del flujo de trabajo y podrá modificar los parámetros deseados. Por último, haga clic en "Guardar flujo de trabajo".

D) Compartir flujos de trabajo con su equipo

Tiene la opción de compartir flujos de trabajo individuales con su equipo. Esto puede acelerar o simplificar los procesos para todo su equipo.

Para ello, vaya a la vista detallada de un flujo de trabajo en el panel de control. Pulse el botón con el icono de compartir en la parte inferior derecha para compartir el flujo de trabajo (1). Confirme su acción en la superposición posterior (2). Ahora todos los miembros del equipo pueden utilizar el flujo de trabajo. Puede retirar la aprobación en cualquier momento haciendo clic en el mismo botón y confirmando a continuación la revisión (3).