"Llevamos la contabilidad de Austria". La agencia federal de contabilidad (BHAG) firma digitalmente.

La digitalización avanza en todos los ámbitos de la vida cotidiana. Sin embargo, muchas empresas públicas siguen en gran parte en el mundo analógico. ¡La situación es diferente en la Agencia Federal de Contabilidad! Esta empresa de 500 empleados opera en 7 sedes repartidas por toda Austria y apuesta por una estrategia de digitalización consciente y planificada a largo plazo: "Estamos casi obligados a implantar los procesos de digitalización de forma muy puntual", afirma Alexander Sellner, responsable de TI de la Agencia Federal de Contabilidad.

La consecuencia: la introducción de una plataforma de firma digital como un paso más hacia la optimización de los procesos. De este modo, se facilita considerablemente uno de los procesos operativos más cruciales: la firma segura y legalmente válida de documentos.

Situación inicial

La digitalización está en boca de todos, incluidas las mentes de los responsables de las empresas públicas. Cada vez son más las empresas que prescinden del papel, conectan sus sedes en red u ofrecen nuevos servicios en línea. Al hacerlo, están mejorando la experiencia del cliente, pero también la colaboración con socios, proveedores y todas las demás partes interesadas.

Al evaluar nuevas medidas de digitalización para su propia empresa, la alta dirección de la agencia federal de contabilidad se dio cuenta rápidamente de que la introducción de una plataforma de firma digital podía reportar enormes beneficios. Esta forma de firma es 100% equivalente a las firmas manuscritas en toda Europa y está sujeta a las estrictas directrices del Reglamento eIDAS (UE) 910/2014 (Servicios de Identificación y Autenticación Electrónicas).

Sin embargo, muchos empresarios no son conscientes de las ventajas de una plataforma de firma digital de documentos para toda la empresa. Todavía se mantiene un "credo" muy consistente en contra de la introducción de una plataforma de firma: "Tengo la firma del móvil y ya puedo firmar digitalmente".

De hecho, casi la mitad de los ciudadanos austriacos ya utilizan la firma por teléfono móvil como servicio gratuito de administración electrónica.

Sin embargo, la firma digital por sí sola suele ser completamente inadecuada en el entorno empresarial. Lo que faltan son procesos; flujos de trabajo personalizados. Un "cuadro de mandos" común para tener una visión perfecta de los documentos importantes de la empresa, y mucho más.

Entretanto, varias empresas activas a nivel internacional ya han optado por una plataforma digital que puede mapear digitalmente todos los flujos de trabajo y casos de uso de la firma en la empresa.

Procedimiento

En un primer paso, el equipo del proyecto BHAG en torno a Sellner evaluó qué proveedores europeos o austriacos ya se han establecido y han sacado al mercado herramientas potentes.

Además de la seguridad y la conformidad del almacenamiento de datos, una plataforma de firmas debe soportar diversas ejecuciones de subcriterios que forman parte de la actividad diaria de la agencia federal de contabilidad.

Así pues, la atención recayó rápidamente en sproof. Tras una intensa fase de test y auditoría, la elección recayó finalmente en la joven empresa certificada por IÖB. La solución en la nube se presentó muy bien como una plataforma todo en uno con los más altos estándares de seguridad y protección de datos. "Nos sentimos realmente honrados de que la elección recayera en nosotros y de que finalmente pudiéramos satisfacer las elevadísimas exigencias de la Agencia Federal de Contabilidad", afirma el Dr. Fabian Knirsch, cofundador y director técnico de sproof GmbH.

Resultado y valor añadido

La reacción hasta ahora ha sido muy buena. Muchos de los empleados, especialmente en la dirección, utilizan la plataforma para diversos procesos de firma y desde entonces han ahorrado tiempo y recursos de forma apreciable. Los documentos ya no tienen que imprimirse, firmarse a mano, escanearse y enviarse por correo, sino que pueden firmarse digitalmente con sólo unos clics.

¡Esto también es bueno para el medio ambiente! 500 hojas de papel consumen 7,5 kilogramos de madera, 130 litros de agua y 26,8 kilovatios hora de energía. Se trata de un efecto secundario positivo que está impulsando a cada vez más empresas a introducir una plataforma de firma.

La integración sin problemas de la plataforma en el panorama informático de la empresa fue especialmente impresionante en el primer paso tras la introducción. Gracias a la nube, la incorporación sólo llevó unas horas y contó con el apoyo de sproof en todo momento.

La fluidez de la comunicación y la flexibilidad convencieron a Alexander Sellner. "sproof está abierto a los comentarios y las peticiones de los clientes y, por tanto, sigue el planteamiento de mejorar constantemente la plataforma", explica Sellner.