Créer et utiliser des flux de travail

Dans les pages qui suivent, nous allons vous montrer comment vous pouvez utiliser les flux de travail de manière optimale. En voici un aperçu : A) Créer des flux de travail B) Utiliser des flux de travail C) Mettre à jour des flux de travail D) Partager des flux de travail avec votre équipe Mettre à jour les flux de travail D) Partager les flux de travail avec votre équipe

A) Création de flux de travail

Vous avez deux possibilités pour créer un nouveau flux de travail : Vous pouvez soit télécharger un document, l'envoyer et enregistrer vos paramètres en tant que flux de travail, soit compiler un nouveau flux de travail à l'aide de l'éditeur de flux de travail. Nous vous présentons ces deux options :

Enregistrement d'une invitation envoyée en tant que flux de travail

Vous pouvez procéder à l'obtention des signatures comme d'habitude. Après l'envoi de l'invitation, il vous sera demandé si vous souhaitez enregistrer les étapes de votre processus en tant que flux de travail. Procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton "Enregistrer en tant que flux de travail".
2. Donnez un nom unique à votre flux de travail
3. Sélectionnez les paramètres que vous souhaitez enregistrer pour votre flux de travail.
4. Cliquez sur "Enregistrer le flux de travail"

Créez des flux de travail dans l'éditeur de flux de travail

Grâce à l'éditeur de flux de travail intelligent, vous pouvez créer un flux de travail sans avoir à envoyer un document au préalable : Pour ce faire, naviguez vers les flux de travail dans le tableau de bord*(Contacts et flux de travail > Flux de* travail) et cliquez sur "Créer un flux de travail". L'éditeur de flux de travail s'ouvre alors. La procédure est la suivante :

1. Nommez le flux de travail : En haut à gauche, vous pouvez donner un nom unique à votre flux de travail.
2. Encadré : L'éditeur de flux de travail a la même structure et la même logique que l'interface utilisateur habituelle. Cependant, il n'y a pas de document au départ et certains éléments de menu de la barre latérale sont différents.
3. Ajouter un document : Vous pouvez enregistrer un flux de travail sans document et l'appliquer ensuite à n'importe quel document. Cependant, certaines fonctions (par exemple, l'ajout de champs de formulaire) sont liées à un document et ne peuvent être utilisées qu'en combinaison avec un document. Pour télécharger un document, cliquez sur le champ blanc "Ajouter un document au flux de travail".
4. Sauvegarder et annuler: Lorsque vous avez terminé, enregistrez votre flux de travail en cliquant sur "Enregistrer le flux de travail". Si vous souhaitez annuler un flux de travail, cliquez sur "Annuler".

Les fonctions des différents éléments du menu sont brièvement résumées ci-dessous :

1. Destinataires : Comme d'habitude, vous pouvez ajouter des personnes, définir l'ordre et les rôles, puis placer des champs de signature et de formulaire. Si vous poursuivez le processus, vous pouvez également paramétrer les rappels, les dates d'échéance et l'invitation par courrier électronique. Si vous cliquez ensuite sur "Terminer", vous reviendrez au menu de l'éditeur de workflow.
2. Éditer le document : Préparez votre document comme d'habitude et placez des champs de formulaire généraux ou du texte en lecture seule. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le module de l'Académie Utilisation des champs de formulaire .
3. Rappels et date d'échéance: il s'agit d'un raccourci vers les paramètres relatifs aux rappels automatiques et à la date d'échéance du document. Vous n'avez plus besoin d'appeler ce point de menu séparément si vous avez déjà effectué ces réglages sous Destinataires.
4. Paramètres d'invitation: Il s'agit également d'un raccourci. Si vous avez déjà effectué les réglages relatifs au texte de l'e-mail, au transfert, à la langue de l'invitation, etc. sous Destinataires, vous n'avez plus besoin d'appeler ce point de menu.

Une fonction pratique pour l'ajout de contacts est présentée ci-dessous, ce qui rend votre flux de travail encore plus flexible : Les " espaces réservés aux personnes". Un espace réservé désigne une personne invitée qui n'est spécifiée qu'au moment de l'utilisation du flux de travail. Ce type de placeholder est utilisé, par exemple, A) lors de la préparation du document, vous ne savez pas encore quelle personne spécifique signera/visualisera/approuvera le document, mais vous souhaitez tout de même effectuer tous les réglages pour cette personne ou B) si plusieurs personnes sont impliquées.

Voici un exemple : Vous préparez un flux de travail pour un contrat de travail et vous savez que le document sera toujours signé par la direction et l'employé, mais vous ne voulez pas spécifier les personnes spécifiques avant longtemps, car il peut s'agir de personnes différentes.

1. Lors de l'ajout des contacts, vous trouverez les espaces réservés aux personnes en haut de la liste. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez.
2. Les espaces réservés aux personnes sont affichés comme tous les autres contacts dans la liste des destinataires.
3. Vous pouvez effectuer les réglages habituels dans les paramètres du destinataire. Nous vous recommandons de donner à chaque espace réservé un nom unique (par exemple, employé, responsable, etc.) afin que vous sachiez à qui attribuer tel ou tel espace réservé lors de l'utilisation du flux de travail.

Si vous retournez dans le menu de l'éditeur de workflow à la fin ou entre les deux, vous verrez des coches vertes à côté des éléments de menu pour lesquels vous avez déjà effectué des réglages. L'endroit et les paramètres que vous définissez vous appartiennent - vous avez toute latitude pour le faire. Lorsque vous êtes satisfait de votre flux de travail, cliquez sur "Enregistrer le flux de travail".

B) Utilisation des flux de travail

Il existe plusieurs façons d'utiliser un flux de travail. La première consiste à utiliser le tableau de bord : Vous trouverez vos flux de travail sous Contacts et flux de travail, puis sous l'onglet Flux de travail. Pour utiliser un flux de travail, cliquez soit sur :

1. sur l'entrée de liste concernée pour ouvrir la vue détaillée et cliquez sur le bouton vert "Utiliser le flux de travail" en bas à droite ou
2. sur l'icône à 3 points de l'entrée de liste concernée et sélectionnez "Utiliser le flux de travail" dans la fenêtre de recouvrement.

La deuxième façon d'utiliser un flux de travail se fait directement dans l'éditeur : téléchargez un document comme d'habitude, puis accédez à l'onglet Destinataires. Cliquez dans le champ de recherche et sélectionnez "Sélectionner parmi les contacts et les flux de travail". Une fenêtre s'ouvre alors. Dans cette fenêtre, vous pouvez maintenant choisir d'ajouter des individus, des groupes ou des flux de travail :

1. Vous pouvez filtrer par flux de travail pour trouver plus rapidement le flux de travail souhaité
2. Cliquez sur l'icône plus (+) pour sélectionner le flux de travail.
3. Cliquez ensuite sur "Appliquer la sélection" pour transférer le flux de travail sélectionné dans le document.

Vous trouverez plus d'informations sur ce sujet dans le module de l'Académie Obtention de signatures (avec workflow de signature) .

Si vous utilisez un flux de travail, une nouvelle entrée de document est toujours créée à partir du flux de travail, le flux de travail lui-même reste initialement inchangé. Tous les paramètres du flux de travail sont transférés au nouvel envoi, vous pouvez toujours les adapter et les modifier si nécessaire. Si vous avez activé des rappels automatiques et une date d'échéance dans le flux de travail, vous pouvez maintenant les définir.

Si votre flux de travail contient un ou plusieurs caractères de remplacement de personne, vous devez maintenant les attribuer. Pour ce faire, accédez à l'onglet "Destinataires". Dans une fenêtre superposée, vous pouvez maintenant sélectionner la personne à laquelle vous souhaitez attribuer le premier espace réservé. Cliquez ensuite sur "Attribuer et poursuivre" (si vous avez plus d'un placeholder personne) et répétez le processus pour tous les placeholders. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Attribuer et terminer".

Enfin, envoyez votre invitation comme d'habitude. Si vous avez apporté des modifications au flux de travail, vous pouvez le mettre à jour ultérieurement - vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la section suivante "Mise à jour des flux de travail".

C) Mise à jour des flux de travail

Vous avez deux possibilités pour modifier/mettre à jour un flux de travail :

A) Vous utilisez un flux de travail et apportez des modifications au cours du processus d'invitation. Après avoir envoyé l'invitation, vous pouvez appliquer ces modifications au flux de travail. B) Vous pouvez modifier un flux de travail directement dans l'éditeur de flux de travail.

Les deux options sont décrites ci-dessous :

A) Utiliser un flux de travail et le mettre à jour

Utilisez un flux de travail (plus d'informations à ce sujet dans la section "Utilisation des flux de travail"), apportez les modifications souhaitées et envoyez ensuite l'invitation ou les invitations. Dans la superposition qui apparaît alors, vous avez la possibilité d'écraser le flux de travail utilisé et de mettre à jour les paramètres modifiés. Pour ce faire, cliquez sur "Mettre à jour le flux de travail".

B) Modifier le flux de travail dans l'éditeur

À partir du tableau de bord, vous pouvez sélectionner "Éditer le flux de travail" soit via la vue détaillée du flux de travail (1), soit via le menu à 3 points (2). L'éditeur de flux de travail s'ouvre et vous pouvez modifier les paramètres souhaités. Enfin, cliquez sur "Enregistrer le flux de travail".

D) Partager les flux de travail avec votre équipe

Vous avez la possibilité de partager des flux de travail individuels avec votre équipe. Cela peut accélérer ou simplifier les processus pour l'ensemble de votre équipe.

Pour ce faire, accédez à la vue détaillée d'un flux de travail dans le tableau de bord. Cliquez sur le bouton avec l'icône de partage en bas à droite pour partager le flux de travail (1). Confirmez votre action dans la superposition suivante (2). Tous les membres de l'équipe peuvent maintenant utiliser le flux de travail. Vous pouvez retirer l'approbation à tout moment en cliquant sur le même bouton et en confirmant la révision (3).