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Envoi d'une fusion de courriers
Les fusions de courrier sont un moyen très répandu d'envoyer un document/contrat avec la même mise en page à un grand nombre de destinataires en une seule fois. Dans ce tutoriel, nous aimerions vous montrer comment vous pouvez utiliser sproof sign pour envoyer des lettres types générées à des destinataires individuels pour signature.
Mise à jour le 22.05.2024
Les lettres de fusion de courrier peuvent être créées à l'aide de différents outils. Le programme le plus populaire pour créer des lettres de fusion de courrier est Microsoft Word. Jusqu'à présent, le problème était que les lettres de fusion de courrier pouvaient être envoyées avec MS Word (ou d'autres outils), mais qu'il n'était pas possible d'obtenir des signatures. C'est pourquoi sproof sign a mis en place une fonction permettant de télécharger des lettres de fusion de courrier comprenant la liste des destinataires et d'obtenir leurs signatures.
Caractéristiques principales :
- Téléchargement d'une lettre type + liste des destinataires
- La fusion de courrier est reconnue par sproof sign
- Les destinataires sont reconnus par sproof sign
- La fusion de courrier est divisée en documents individuels
- Chaque destinataire reçoit son propre document, séparé, et est invité à le signer.
- Les documents signés sont automatiquement renvoyés à l'expéditeur.
La fonction de fusion de courrier fonctionne à la fois via l'interface utilisateur de sproof sign et via l'API. La fusion de courrier générée, y compris les marquages, peut ensuite être téléchargée dans l'application ou dans le cadre d'une requête API.
Limitations :
- La fonction de fusion de courrier de sproof n'est PAS destinée à copier ou à remplacer une fonction complète de fusion de courrier (par exemple dans Word).
Références et liens supplémentaires :
- Tutoriel sur la collecte de signatures (sans flux de travail)
- Tutoriel sur la collecte de signatures (avec flux de travail)
- Tutoriel sur le tableau de bord - la vue du document
Instructions pas à pas
Commencez par créer votre fusion de courrier à l'aide d'un outil approprié. Dans ce tutoriel, nous utiliserons Microsoft Word. Vous découvrirez ici comment créer une fusion de courrier avec Microsoft Word, étape par étape. Pour que sproof puisse lire ultérieurement les positions des contacts/signatures et diviser correctement la fusion de courriers, vous devez définir les marqueurs suivants lors de la création du modèle de fusion de courriers :
- Marqueur pour la position de la signature : Ajoutez le marqueur suivant à l'endroit où la signature sera placée ultérieurement. Il est important que vous utilisiez des caractères génériques au lieu de données de contact réelles (dans cet exemple, Prénom, Nom et Adresse électronique). Les espaces réservés seront remplacés ultérieurement par les données de contact de votre liste : {sproof{"Prénom", "Nom", "Adresse électronique" ,1}sproof}
- Marqueur à la fin du modèle : Un marqueur est nécessaire à la fin du modèle de fusion de courrier afin que sproof puisse reconnaître ultérieurement les endroits où la fusion de courrier doit être scindée. Par exemple, si votre modèle fait trois pages, insérez le marqueur à la fin de la dernière page : {sproof{fin}sproof}
Conseil : Une fois que vous avez placé tous les marqueurs correctement, changez la couleur du texte en blanc afin qu'ils n'apparaissent pas dans le document par la suite, mais que sproof puisse toujours les lire. Exportez ensuite votre fusion de courrier au format PDF.
Connaissez-vous déjà notre intégration de sproof sign pour MS Word ? Pour en savoir plus, cliquez ici .
Une fois que vous avez créé le publipostage et que vous l'avez exporté en tant que fichier PDF, téléchargez-le vers sproof sign directement ou via l'API. sproof sign reconnaît automatiquement votre document en tant que publipostage. Vous disposez maintenant des options suivantes :
- Liste des destinataires enregistrés: Cliquez sur le bouton "Afficher tout" pour afficher la liste complète des destinataires. Les entrées incorrectes dans votre liste de contacts sont surlignées en rouge. Si nécessaire, corrigez l'erreur et téléchargez à nouveau le document.
- Par défaut, sproof sign divise la fusion de courrier en documents individuels, qui sont envoyés aux destinataires respectifs. Vous pouvez également ouvrir la fusion de courrier sans la diviser. La première option est expliquée plus en détail ci-dessous avant que l'autre option ne soit présentée. Dans les deux cas, cliquez sur "Continuer" pour passer à l'étape suivante.
Option 1 : Diviser la fusion de courriers en documents individuels et envoyer (standard)
Une fois que sproof sign a divisé votre fusion de courrier en documents individuels, vous pouvez définir des paramètres facultatifs pour votre invitation à l'étape suivante :
- Spécifiez un type de signature pour le document.
- Définissez une date de rappel automatique et la fréquence des rappels.
- Fixez une date d'échéance pour le document afin qu'il ne puisse plus être signé à une date ultérieure.
- Ajoutez un message personnel qui sera envoyé avec l'e-mail d'invitation. Vous pouvez également choisir parmi les messages précédents.
- Ouvrez l'onglet "Paramètres supplémentaires" pour plus d'options de configuration de votre invitation.
- Cliquez sur "Envoyer les invitations" pour envoyer à chaque destinataire un document individuel à signer.
Option 2 : ne pas diviser la fusion de courrier en documents individuels et la télécharger
Si vous avez choisi de ne pas diviser la fusion de courrier en documents individuels lorsque vous la téléchargez, elle sera ouverte en tant que document continu dans sproof sign. Les destinataires enregistrés restent enregistrés. Vous pouvez maintenant modifier le document ou l'envoyer directement aux contacts enregistrés :
- Poursuivre l'édition: La fusion de courriers est ouverte dans son intégralité. Vous avez maintenant la possibilité de signer le document vous-même, d'adapter les champs du formulaire ou de modifier les destinataires. Vous ne pouvez plus diviser le document en plusieurs documents. Lors de l'envoi, tous les destinataires recevront le document complet.
- Inviter tout le monde: Envoyez la fusion de courrier complète aux destinataires enregistrés en un seul clic. Tous les contacts recevront l'intégralité du document.
Une fois la fusion de courriers envoyée, elle sera enregistrée dans votre tableau de bord sous forme de documents individuels (pour l'option 1) ou de document complet (pour l'option 2). C'est maintenant au tour des destinataires de signer le(s) document(s). Installez-vous confortablement et gardez un œil sur la progression.
