Utiliser des formulaires et des champs

Liste de tous les champs de formulaire

sproof sign vous propose un vaste choix de champs de formulaire afin que vous puissiez préparer vos documents sans aucune limite :

1. Signature : Position de la signature où le document est signé avec le nom complet.
2. Initiales: Position de signature où les initiales du nom sont signées
3. Nom : Prénom, nom de famille ou nom complet
4. Courriel : Adresse électronique
5. Organisation : par exemple, entreprise, employeur, etc.
6. Adresse : Adresse partielle ou complète : Adresse partielle ou complète
7. Code postal : Code postal : Code postal : Code postal
8. Pays : Pays : Informations sur le pays
9. Date : Date: Date : Date
10. IBAN: Numéro de compte bancaire international
11. Texte (fixe) : texte en lecture seule qui est fixé sur le document sans qu'il soit nécessaire de le signer.
12. Texte : Champ de texte qui peut être rempli avec n'importe quel texte
13. Choosebox (boîte de choix) : Une liste déroulante avec une ou plusieurs options de sélection, qui doivent être spécifiées par l'expéditeur.
14. Case à cocher: Les cases à cocher sont souvent utilisées pour les questions à choix multiples, ou pour donner une confirmation ou accepter des conditions.
15. Radiobox : Les radioboxes sont souvent utilisées pour les questions à choix unique où les personnes doivent choisir une réponse parmi un groupe de réponses.
16. Champ de date : Date
17. Téléchargement de fichiers: Téléchargez jusqu'à 3 fichiers en pièces jointes (formats document et image autorisés).

Placement et configuration des champs de formulaire

Voici comment vous pouvez placer et configurer les champs de formulaire dans sproof sign :

1. Vous trouverez une liste de tous les champs de formulaire disponibles dans la barre latérale droite. La barre latérale se présente différemment selon que vous placez des champs pour vous-même ou pour vos destinataires.
2. Glissez-déposez un champ sur le document pour l'y placer. Vous pouvez sélectionner un champ en cliquant dessus. Pour déplacer un champ, maintenez le bouton de la souris enfoncé et faites-le glisser vers une autre position.
3. Une fois que vous avez sélectionné un champ, une fenêtre apparaît directement au-dessus du champ, qui contient les fonctions suivantes : Modifier l'affectation, Ouvrir les paramètres du champ, Dupliquer le champ : Modifier l'affectation, Ouvrir les paramètres du champ, Dupliquer le champ, Réduire/agrandir la police et Supprimer le champ.
4. Cliquez sur l'icône du crayon pour ouvrir les paramètres du champ dans la barre latérale droite : vous pouvez, par exemple, modifier l'affectation, marquer le champ comme champ obligatoire et effectuer d'autres réglages correspondant au champ.

L'aperçu

L'aperçu représente en quelque sorte un aperçu avant impression. Il montre à quoi ressemblera le document lorsque vous le téléchargerez à ce moment-là. Cette fonction est importante car tous les champs de formulaire et de signature, à l'exception du champ "Texte (fixe)", ne sont fixés qu'une fois le document signé. Cela signifie qu'ils ne sont PAS affichés dans l'aperçu avant la signature. Vous pouvez utiliser l'aperçu pour vérifier quels champs sont déjà fixés sur le document et lesquels ne le sont pas.

1. Dans cet exemple, vous pouvez voir un texte en lecture seule (champ "Texte (fixe)"), un champ de nom et une position de signature.
2. Vous pouvez ouvrir l'aperçu en cliquant sur le bouton Aperçu dans la barre de menu supérieure.

1. Le texte en lecture seule est visible sur le document car il est fixé lors du téléchargement du document, indépendamment de la signature.
2. Le champ du nom et la position de la signature ne sont pas affichés dans l'aperçu, car ils ne sont fixés sur le document qu'une fois celui-ci signé.
3. Vous pouvez télécharger le document tel quel.
4. Fermez l'aperçu en cliquant sur le bouton de fermeture en bas de page ou en cliquant sur l'icône X en haut à droite.

Barre d'avis et accès rapide

Vous avez deux possibilités pour parcourir et compléter les champs de formulaire de votre document : soit directement sur le document, soit par l'intermédiaire de la barre de notification.

1. La barre de notification* indique pour qui vous êtes en train de placer des champs de formulaire, c'est-à-dire 1) pour vous-même, 2) pour un destinataire ou 3) des champs non attribués (généraux).
2. Les informations entre parenthèses indiquent combien de champs vous avez déjà placés pour cette personne et combien d'entre eux ont déjà été remplis. L'icône de contrôle est grise jusqu'à ce que tous les champs obligatoires aient été remplis et que le document puisse être signé.
3. Vous pouvez utiliser les flèches pour naviguer rapidement et facilement dans les champs relatifs à la personne concernée.
4. Le bouton vert avec l'icône en forme de crayon ouvre l'accès rapide.
5. Tous les champs du formulaire pour la personne concernée sont répertoriés dans l'accès rapide et peuvent être remplis en une seule fois. Toutefois, certains champs, tels que les champs de signature, doivent être vérifiés directement sur le document. Vous pouvez utiliser l'icône à droite d'un champ pour accéder directement au champ correspondant sur le document.
6. Vous pouvez filtrer les champs pour obtenir une meilleure vue d'ensemble des champs qui ont déjà été remplis et de ceux qui sont encore ouverts.

Les champs de formulaire en pratique

Il existe cinq cas d'utilisation des champs de formulaire :

• Vous téléchargez un document et placez des champs de formulaire généraux qui peuvent être remplis par n'importe qui.
• Vous téléchargez un document et placez des champs de formulaire pour vous-même, qui peuvent être pré-remplis.
• Vous téléchargez un document, ajoutez des destinataires et placez des champs de formulaire qui leur sont attribués.
• Vous téléchargez un document avec des champs de formulaire existants.
• Vous recevez un document et remplissez les champs de formulaire qui y sont placés.

Ces cinq cas d'utilisation peuvent également être combinés et sont décrits plus en détail ci-dessous.

Cas d'utilisation 1 : téléchargement d'un document et placement de champs de formulaire généraux

Comme décrit dans la section "Types de champs de formulaire", les champs généraux ne sont attribués à personne et peuvent donc être remplis par n'importe qui. Toutefois, ils ne sont fixés sur le document que jusqu'à ce que la première personne le signe. Pour placer des champs généraux, téléchargez un document et sélectionnez "Modifier le document" dans la barre latérale droite.

1. Glissez-déposez les champs généraux de la barre latérale droite sur le document.
2. Si nécessaire, définissez les paramètres du champ. Pour ce faire, cliquez sur l'icône du crayon.
3. Le nombre de champs généraux est affiché dans la barre de notification. Utilisez les flèches pour naviguer dans les champs ou remplissez-les directement en mode de remplissage rapide.

Gardez toujours à l'esprit que les champs généraux sont écrits dès que quelqu'un signe le document. Par conséquent, si vous souhaitez que les champs soient remplis par n'importe quel destinataire, signez le document avant de placer les champs ou seulement après que l'un de vos contacts a rempli les champs et signé le document.

Cas d'utilisation 2 : Téléchargez un document et placez les champs de formulaire qui vous sont attribués

Si vous placez des champs de formulaire pour vous-même, téléchargez un document et sélectionnez "Signez vous-même" dans la barre latérale droite.

1. Vous trouverez les champs de formulaire dans le troisième onglet. Il est important que vous ayez préalablement sélectionné un type et un style de signature, sinon vous ne pourrez pas placer de champs sur le document.
2. Faites maintenant glisser et déposez un nombre quelconque de champs de formulaire sur le document. Comme nous l'avons déjà décrit dans la section "Types de champs de formulaire", les champs prédéfinis sont déjà remplis avec vos données, ce qui vous permet de gagner du temps lors du remplissage des champs. Vous pouvez modifier leur contenu à tout moment.
3. Le nombre de champs prédéfinis est affiché dans la barre de notification. Utilisez les flèches pour naviguer dans les champs ou remplissez-les directement en mode de remplissage rapide.
4. Signez ensuite le document afin d'enregistrer votre signature et les autres champs du formulaire sur le document.

Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite inviter des contacts à signer. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans la section suivante "Cas d'utilisation 3 : Télécharger un document et placer des champs de formulaire pour les contacts".

Cas d'utilisation 3 : Téléchargez un document et placez des champs de formulaire pour les contacts

Pour placer des champs de formulaire explicitement attribués à un destinataire spécifique, téléchargez un document et sélectionnez "Destinataires" dans la barre latérale de droite. Ajoutez un ou plusieurs contacts et définissez l'ordre de signature, les rôles, etc. si nécessaire. Cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante. Vous pouvez maintenant placer des champs de formulaire pour vos destinataires. Veuillez noter qu'au moins une position de signature doit être définie pour tous les signataires.

1. Dans ce champ de sélection, vous pouvez voir quel destinataire est actuellement sélectionné. Cliquez sur le champ pour sélectionner une autre personne dans la liste. Vous pouvez également sélectionner "Tout le monde" si vous souhaitez placer des champs généraux.
2. Faites maintenant glisser et déposez sur le document un nombre quelconque de champs de formulaire pour la personne sélectionnée.
3. Le nombre de champs pour la personne sélectionnée est affiché dans la barre de notification. Utilisez les flèches pour naviguer entre les champs ou remplissez-les directement pour la personne concernée en mode de remplissage rapide.
4. Passez ensuite à la personne suivante, soit via le champ de sélection situé en haut de la barre latérale, soit via le bouton situé en bas.

Répétez cette opération jusqu'à ce que vous ayez placé les champs de formulaire nécessaires pour tous les contacts. Vous pouvez alors préparer votre invitation.

Cas d'utilisation 4 : Téléchargement d'un document avec des champs de formulaire existants

Si vous téléchargez un document contenant des champs de formulaire existants, ceux-ci seront reconnus par sproof sign et vous pourrez décider de la marche à suivre :

1. Reprendre les champs : Les champs de formulaire sont repris et placés dans le document en tant que champs généraux. Ils peuvent être attribués à quelqu'un ultérieurement ou remplis directement.
2. Sauvegarder les données du formulaire : Si les champs du formulaire ont déjà été remplis dans un autre outil (par exemple Adobe Acrobat Reader), vous pouvez enregistrer les données saisies directement sur le document. Elles ne pourront alors plus être modifiées.
3. Supprimer les champs du formulaire : Tous les champs reconnus et leur contenu sont supprimés du document.

Si vous avez choisi l'option 1, les champs de formulaire reconnus sont placés sur le document en tant que champs généraux. Vous pouvez les remplir vous-même ou les attribuer à quelqu'un. Pour ce faire, allez dans "Destinataires" et invitez des contacts. Si vous cliquez sur "Suivant", il vous sera demandé à l'étape suivante si vous souhaitez attribuer les champs à quelqu'un. Sélectionnez l'un de vos destinataires.

Conseil : vous ne pouvez attribuer tous les champs en une seule fois à cette étape. Si vous souhaitez attribuer des champs individuels à quelqu'un d'autre, attribuez d'abord tous les champs à une personne, puis modifiez l'attribution des champs correspondants directement sur le document.

Cas d'utilisation 5 : Recevoir un document et remplir les champs existants

Si vous avez reçu de quelqu'un un document à signer, ouvrez-le comme d'habitude via le lien dans l'e-mail ou via votre tableau de bord sproof et naviguez jusqu'à "Signez vous-même".

1. Dans le troisième onglet de la barre latérale, vous verrez une liste de tous les champs du formulaire qui vous concernent.
2. Dans cet exemple, les champs généraux (gris), les champs qui vous sont attribués (bleu) et les champs pour les autres destinataires (autres couleurs, semi-transparents) sont définis. Les champs obligatoires qui vous sont attribués et les champs obligatoires généraux doivent être remplis avant que vous puissiez signer le document.
3. Vous pouvez également voir combien de champs sont définis pour vous dans la barre de notification. Utilisez les flèches pour naviguer dans les champs et les remplir sur le document ou passez en mode de remplissage rapide pour remplir les champs.
4. Une fois que vous avez rempli tous les champs obligatoires du formulaire, vous pouvez signer le document.

Si l'expéditeur a défini un champ de téléchargement de fichiers pour vous, vous pouvez télécharger les fichiers requis directement lorsque vous remplissez les champs du formulaire :

1. Vous pouvez voir quels fichiers vous êtes censé télécharger directement à côté du champ de téléchargement sur le document ainsi que dans la barre latérale.
2. Commencez maintenant à télécharger les fichiers individuellement. Pour ce faire, cliquez sur le champ correspondant et sélectionnez le fichier adéquat dans votre navigateur de fichiers. Veuillez noter que l'expéditeur a spécifié les formats autorisés (documents et/ou images). Chaque fichier peut avoir une taille maximale de 5 Mo.
3. Vous pouvez supprimer un fichier sélectionné en cliquant sur le symbole de la poubelle, puis le télécharger à nouveau.
4. Les fichiers peuvent également être téléchargés en utilisant le mode de remplissage rapide.

Important : Ne signez le document qu'après avoir rempli tous les champs et téléchargé les fichiers.