È il momento! È il momento di adattare i processi aziendali per lavorare in modo più efficace e allo stesso tempo più sicuro. I flussi di lavoro digitali migliori stanno aiutando il mondo degli affari. Esiste un numero crescente di piattaforme e soluzioni che possono aiutare a gestire qualsiasi cosa, dai processi standard assoluti alle applicazioni specializzate di nicchia. Uno di questi processi standard che può essere migliorato in modo significativo grazie alle soluzioni digitali è la raccolta delle firme.
In questo articolo spieghiamo cos'è un "flusso di lavoro di firma" digitale e come lei stesso, la sua azienda o la sua rete saranno aiutati se si affida a una digitalizzazione significativa.
Analogico contro digitale. Come ottenere le firme.
Naturalmente, c'è la variante "vecchia scuola": Firmare con penna su carta. Anche questo non costa molto - soprattutto se è lei a firmare - e a volte sembra più "elegante" o addirittura più formale. Soprattutto se abbinata a un incontro reale. La firma autografa è comunque legalmente valida.
Un secondo sguardo rivela la "coda di topo": un processo molto complesso, laborioso e che richiede molte risorse (stampa, scansione, affrancatura, invio, attesa del ritorno, ecc.) Questo significa anche: interruzioni dei media che diluiscono il valore probatorio e, infine, ma non meno importante: Ottenere o attendere un contratto firmato e restituito richiede molto tempo.
L'alternativa è la firma digitale o elettronica: Tecnicamente, si tratta di un metodo crittografico basato su algoritmi di crittografia asimmetrica. Questo permette di verificare l'autenticità del documento e l'identità del firmatario. Per saperne di più. Ciò che è tecnicamente complesso e altamente sicuro in background è nascosto in primo piano da un'interfaccia utente facile da usare. Alla fine, la firma digitale legalmente valida è facile come effettuare un bonifico bancario online.
La differenza tra una firma elettronica legalmente valida e una didascalia senza valore.
In realtà, non è ancora stato ampiamente accettato nel mondo degli affari che l'emissione e l'ottenimento di firme digitali devono essere conformi a linee guida rigorose. Questo perché il massimo livello di sicurezza, come precisamente disciplinato dal Regolamento eIDAS, non viene fornito da innumerevoli strumenti web.
Le firme d'immagine pongono un problema importante. Un'immagine digitale della propria firma non è una firma digitale valida e non è conforme ad alcuno standard. Non c'è modo di verificare l'identità del firmatario o di garantire l'integrità (il documento non è stato manomesso) del documento. Una firma per immagini può essere facilmente manipolata.
Diverso è il caso della firma elettronica avanzata o qualificata. Questi due standard di firma elettronica garantiscono una sicurezza molto elevata per tutte le parti coinvolte nel processo di firma. Molti fornitori, soprattutto europei, si sono concentrati su questi due standard. Per saperne di più
Ma come si può scoprire o verificare a quale standard è conforme una firma digitale ottenuta o se una firma è stata manomessa?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Fondamentalmente, esistono diversi modi di firmare digitalmente: semplice, avanzata e qualificata. Nonostante l'aspetto superficialmente identico delle firme digitali sul documento finale, lo status del rispettivo tipo di firma digitale e la sua natura vincolante differiscono".
QES, AES, SES: Panoramica di tutti gli standard di firma elettronica
Esistono diversi tipi di firma digitale e si deve scegliere uno standard di firma specifico a seconda del caso d'uso e dei requisiti. La base legale per questo nell'UE è il Regolamento eIDAS, che definisce i requisiti per i singoli moduli. In questo articolo vengono illustrati i tre standard di firma più importanti e le loro diverse proprietà.Nel caso di una semplice firma elettronica o di una didascalia di immagine, non è possibile rilevare alcuna manipolazione. In breve, solo una firma che può essere verificata da un servizio di verifica approvato pubblicamente può essere classificata come legalmente conforme. Piattaforme come sproof sign sono specializzate sia nella creazione di firme di altissimo livello che nella verifica integrata di qualsiasi documento.
Nel caso di una semplice firma elettronica o di una didascalia di immagine, non è possibile rilevare alcuna manipolazione. In breve, solo una firma che può essere verificata da un servizio di verifica approvato pubblicamente può essere classificata come legalmente conforme. Piattaforme come sproof sign sono specializzate in entrambe le cose: la creazione di firme secondo gli standard più elevati e la verifica integrata di qualsiasi documento.
Il potere del flusso di lavoro: Ottenere firme digitali esterne in soli 5 passaggi
1) Aggiungere i contatti aziendaliNaturalmente! Se voglio rilasciare un documento per la firma, il primo passo è conoscere i dati di contatto. Nella maggior parte dei casi, le richieste di firma vengono gestite tramite l'indirizzo di posta elettronica, in quanto l'indirizzo di posta fornisce già una buona base per l'autenticazione della controparte. Nel caso della firma elettronica avanzata (AES), la prova di identità è direttamente collegata all'indirizzo di posta personale. Di conseguenza, la controparte emette una firma digitale con lo stesso indirizzo e-mail utilizzato per la richiesta di firma.
Un vantaggio di una piattaforma di firma elettronica, fin dall'inizio della richiesta di firma, è la gestione semplice dei dati di contatto. Di norma, i contatti più frequenti vengono suggeriti automaticamente durante i processi di raccolta, e tutti i dati di contatto vengono inseriti automaticamente in un sistema di gestione dei contatti semplificato, dove possono essere visualizzati e modificati.
3) Definire sequenze e ruoli di firma. Ci sono diversi casi d'uso in cui si vuole evitare che più contatti ricevano un documento da firmare contemporaneamente. Un caso d'uso potrebbe essere quello in cui la direzione deve firmare dopo i rappresentanti di altri due dipartimenti e infine la segretaria riceve il documento per la visualizzazione o per il download finale.
4) Definire le posizioni della firma. Una delle caratteristiche più essenziali di qualsiasi piattaforma di firma è la "definizione dei segnaposto per la firma". In questo modo può definire esattamente su quale pagina, chi, dove deve firmare. Con sproof sign, è possibile regolare anche le dimensioni della carta di firma.
5) Impostare una scadenza per la firma e inviare promemoria. Nella fase finale del flusso di lavoro, la maggior parte delle soluzioni complete di firma all-in-one le consentono di impostare una scadenza, di scrivere un testo di invito amichevole (a misura di persona) e, soprattutto, di ricordare automaticamente ai destinatari tale scadenza. La percentuale di successo nel ricevere il documento controfirmato in tempo aumenta in modo significativo. Senza contare che questo flusso di lavoro riduce comunque in modo significativo il "time-to-decision".
6) (Opzionale:) Verifica delle firme ottenute direttamente in sproof sign. Come accennato in precedenza, è importante creare una comprensione del fatto che la firma elettronica qualificata e avanzata garantisce il massimo livello di sicurezza, perché la sua validità può essere convalidata molto facilmente. Un meccanismo di verifica direttamente integrato - come quello disponibile in sproof sign - consente una tracciabilità e una sicurezza complete per processi di approvazione importanti.
La firma digitale dal punto di vista della persona invitante
Per la persona che invita, è essenziale che tutte le firme vengano restituite in tempo. Una bassa soglia di ingresso nella piattaforma di firma è fondamentale. sproof sign ha ottimizzato questo processo:
- Come descritto, la persona invitata invia il documento da firmare per posta.
- La persona invitata riceve la mail, clicca sul link e può firmare il documento direttamente senza registrazione (!).
- Se è richiesta una firma qualificata e la persona invitata non possiede ancora un'identificazione QES esistente (la possibilità di firmare in modo qualificato), la persona invitata viene accompagnata direttamente nel processo di identificazione dopo la registrazione.
- Non c'è mai (!) alcun costo per la persona invitata.
- Se si è già utenti di sproof sign, si può ovviamente archiviare il documento o, se lo si desidera, inoltrarlo per un'ulteriore firma, metterlo in pila, delegare le richieste di firma, ecc.
Vuole iniziare? Si registri ora gratuitamente e ottenga la sua prima firma
Questo lo trova solo su sproof sign. Ci siamo impegnati al massimo per offrire ai nostri utenti l'inizio più semplice possibile nel mondo della firma digitale. Con un account privato gratuito, potrà utilizzare immediatamente la piattaforma e realizzare da solo le sue prime firme digitali o ottenerle senza barriere in tutta Europa.
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