Rechtsgeldige elektronische handtekening

Er is nog steeds verwarring: verschillende, vaak erg op elkaar lijkende termen zoals schriftelijke vorm, schriftelijke vorm, vormvrijheid, handgeschreven vorm zorgen voor verwarring bij het afhandelen van contracten. Daarom nemen mensen helaas nog steeds vaak hun toevlucht tot pen, papier en omslachtige postkanalen als er iets te ondertekenen valt.

In dit artikel leggen we uit voor welke gebruikssituaties de digitale handtekening 100% rechtsgeldig is en de hoogste bewijskracht en traceerbaarheid garandeert. Kleine "spoiler": Er zijn maar heel weinig uitzonderlijke gevallen waarin de elektronische handtekening niet is toegestaan. In alle andere gevallen "overtroeft" het digitale handtekeningproces de analoge handtekening in alle gevallen vanwege de technische onvervalsbaarheid en de hoogste bewijskracht.

Wat is de functie van contracten?

In principe is het duidelijk: door een contract te ondertekenen, gaan alle betrokken partijen akkoord met de voorwaarden en verplichtingen die in het contract zijn vastgelegd. Het afsluiten van een contract zorgt ervoor dat alle contractpartijen hun verplichtingen nakomen en dat hun rechten en belangen beschermd worden. Bovendien kan een ondertekend document als bewijs dienen in geval van een conflict en helpen om stand te houden in de rechtszaal. De meest efficiënte manier om contracten te ondertekenen is door dit digitaal te doen.

Analoog of digitaal: Wat betekent vormvrijheid voor contracten?

In Europese landen zijn contracten over het algemeen geldig zonder voorgeschreven vorm. Dit betekent dat er geen voorschriften zijn voor de manier waarop contracten ondertekend moeten worden. Een elektronische, schriftelijke of zelfs mondelinge vorm is bijvoorbeeld toegestaan (zie art. 883 ABG). Uiteindelijk kunnen de contractsluitende partijen zelf een bepaald type handtekening overeenkomen.

Hoewel er geen wettelijke vereisten zijn voor het ondertekenen van contracten waarvoor geen vormvereisten gelden, is voorzichtigheid geboden voor veel zakelijke doeleinden! Het zou een vergissing zijn om belangrijke overeenkomsten waarvoor geen vormvereisten gelden, te ondertekenen met een lage standaard voor elektronische handtekeningen. Als er contracten zijn met hoge onderhandelingsbedragen of een hoog aansprakelijkheidsrisico, moet er zeker een hoge standaard voor digitale handtekeningen worden gebruikt.

Voor sommige contracten is een schriftelijke vorm wettelijk verplicht.

Voor bepaalde soorten contracten is de bescherming van één van de contractpartijen van bijzonder belang, en daarom is een schriftelijke vorm wettelijk verplicht. In juridische termen wordt dit de schriftelijke vorm genoemd. Om aan de schriftelijke vorm te voldoen, is een handgeschreven handtekening van beide contractpartijen wettelijk vereist. In Oostenrijk is de schriftelijke vorm geregeld in § 886 ABGB, in Duitsland in § 126 lid 1 BGB.

Hier is het goede nieuws vastgelegd in de wet: Volgens § 126a BGB (DE) kan het wettelijk voorgeschreven schriftelijke formulier worden vervangen door een elektronisch formulier, tenzij de wet anders bepaalt. In het algemeen regelt de eIDAS-verordening, die sinds 2016 in heel Europa van kracht is, de technische en inhoudelijke vereisten voor elektronische handtekeningen en heeft deze voorrang op nationale wetten.

Als de "schriftelijke vorm" specifiek vereist is, kan de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) gebruikt worden voor wettelijk conform ondertekenen.

Het is daarom belangrijk om te begrijpen dat de termen "geschreven vorm" of "geschreven vorm", die meestal handschrift en papier impliceren, digitale methoden op geen enkele manier uitsluiten. De digitale handtekening kan 100% gelijkwaardig zijn aan een "handschrift".

Testamenten & Co. In zeldzame gevallen is alleen een "natte handtekening" voldoende.

Een handgeschreven handtekening is alleen vereist voor het afsluiten van contracten en het ondertekenen van documenten als dit uitdrukkelijk (!) wordt voorgeschreven door een wettelijke bepaling of een contractuele afspraak tussen de partijen.

Naast sommige erfrechtelijke documenten zoals testamenten (die zelfs met de hand geschreven moeten worden) en sommige andere notariële akten, zijn er enkele prominente voorbeelden van soorten documenten die wettelijk alleen met de hand ondertekend mogen worden, met name op het gebied van personeelszaken.

Een voorbeeld hiervan is de beëindiging van arbeidsrelaties door opzegging of een beëindigingsovereenkomst volgens Sectie 623 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) in het Duitse (!) recht. Geen enkele vorm van e-handtekening kan hier de schriftelijke vorm vervangen, aangezien de elektronische vorm uitdrukkelijk bij wet is uitgesloten in overeenstemming met artikel 623 BGB.

Een grote tegenslag in het Duitse digitaliseringsbeleid is onlangs het onderwerp geweest van controversiële discussies in veel media. Sinds 1995 moeten werkgevers in Duitsland de belangrijkste contractuele voorwaarden schriftelijk vastleggen en ter ondertekening aan de werknemer overhandigen in overeenstemming met de Duitse wet op het bewijsrecht (NachwG): De vastlegging van essentiële arbeidsvoorwaarden (§2 NachwG). Hoewel de EU-richtlijn (eIDAS-verordening) elektronische verzending toestaat, is het in Duitsland niet toegestaan om bewijs van de essentiële contractvoorwaarden in elektronische vorm te overhandigen. Zelfs een gekwalificeerde elektronische handtekening voldoet niet aan de eisen van de Verificatiewet.

Onze persoonlijke beoordeling: Het zal slechts een kwestie van tijd zijn voordat de noodzakelijke digitaliseringsoffensieven, met name in de HR-sector, ook een positieve invloed zullen hebben op de wetgeving en de Verificatiewet zeer binnenkort opnieuw zal worden aangepast.

Bovendien zijn er zelfs voor dit speciale geval al "workarounds" om de benodigde hoeveelheid papier en tijd zo veel mogelijk te beperken en de verstoringen van de media tot een minimum te beperken. Dit werkt bijvoorbeeld dankzij aanvullende documenten die analoog volgens de wet worden ondertekend, maar waarvan nog steeds een digitale kopie wordt beheerd en centraal wordt opgeslagen in het digitale archief.

Volledig zonder risico: onderteken digitaal en in overeenstemming met de vereiste vormvereisten.

Of het nu analoog of digitaal is, de nationale wetgeving regelt voornamelijk of en hoe een contract aan een vormvereiste onderworpen is. Zodra u hier een overzicht van hebt gekregen en besloten hebt om de digitale, tijdbesparende weg in te slaan, geldt de eIDAS-verordening (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) als een geldig kader in alle EU/EEG-lidstaten. Dit wettelijke kader moet de digitale transformatie in heel Europa bevorderen, bedrijfsprocessen zonder mediadiscontinuïteit mogelijk maken en veilige elektronische processen tussen 28 afzonderlijke markten vergemakkelijken.

Een groot deel van eIDAS regelt kwesties van veilige digitale identiteit en veilige elektronische handtekeningen. Dus als, zoals hierboven vermeld, een elektronische handtekening niet expliciet wordt uitgesloten door nationale wetten, kunnen contracten worden ondertekend in overeenstemming met de eIDAS-richtlijnen. De verordening maakt in principe onderscheid tussen drie soorten elektronische handtekeningen: eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde.

Het is voor alle ondernemers belangrijk om een goed overzicht te krijgen van de contractprocessen in het bedrijf om te kunnen beslissen welke handtekeningstandaard de juiste is voor welk contractproces.

Wij raden u aan om ons overzichtsartikel over handtekeningstandaards in detail te lezen. In combinatie met dit artikel kunt u dan beslissen welke van uw contracten u met welke standaard moet ondertekenen.

Hier volgt een veelvoorkomend praktisch voorbeeld van een niet-rechtsgeldige handtekening:

Voorbeeld e-mail: Besluiten die als tekst in een e-mail worden uitgevoerd, zijn onderworpen aan de schriftelijke vorm om rechtsgeldig te zijn. Dit betekent dat alle partijen bij het contract een schriftelijke handtekening moeten zetten. Vaak zijn digitale handtekeningen hier ontoereikend. De volgende procedures zijn niet rechtsgeldig:

• Afdrukken, ondertekenen, opnieuw scannen, verzenden (mediapauze)
• Een afbeelding van een handtekening op het e-maildocument plaatsen (eenvoudige elektronische handtekening)

Alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening zou in dit geval de rechtsgeldige methode zijn.

Conclusie

Ondanks alle digitaliseringsoffensieven en nieuwe methodes om papierloos zaken te doen, zijn wij ervan overtuigd dat de handtekening altijd een essentieel onderdeel zal blijven van alle soorten beslissingen en goedkeuringen. Dit betekent dat veiligheid en naleving gegarandeerd moeten worden, vooral in de professionele sector.

Dit is waar de kracht van platforms voor digitale handtekeningen zoals sproof sign om de hoek komt kijken: de technisch complexe processen worden op de achtergrond afgehandeld. U hoeft zich bijvoorbeeld maar één keer te identificeren voor de gekwalificeerde elektronische handtekening. Het platform begeleidt u door het 10 minuten durende proces.