Workflows creëren en gebruiken

Hieronder laten we u zien hoe u workflows optimaal kunt gebruiken. Hier volgt een overzicht: A) Workflows creëren B) Workflows gebruiken C) Workflows bijwerken D) Workflows met uw team delen

A) Workflows aanmaken

U hebt twee opties om een nieuwe workflow aan te maken: U kunt een document uploaden, verzenden en uw instellingen opslaan als een workflow of een nieuwe workflow samenstellen met behulp van de Workflow Editor. Wij stellen beide opties aan u voor:

Een verzonden uitnodiging als workflow opslaan

U kunt het proces voor het verkrijgen van handtekeningen gewoon doorlopen. Na het verzenden van de uitnodiging wordt u gevraagd of u uw processtappen als een workflow wilt opslaan. Ga als volgt te werk:

1. Klik op de knop "Opslaan als workflow
2. Geef uw workflow een unieke naam
3. Selecteer de parameters die u voor uw workflow wilt opslaan
4. Klik op "Workflow opslaan

Workflows maken in de Workflow Editor

Met de slimme Workflow Editor kunt u een workflow maken zonder eerst een document te verzenden: Navigeer hiervoor naar de workflows in het dashboard*(Contactpersonen en workflows > Workflows*) en klik op "Workflow maken". De workflow editor wordt nu geopend. Dit werkt als volgt:

1. Geef de workflow een naam: Linksboven kunt u uw workflow een unieke naam geven.
2. Zijbalk: De workflow-editor heeft dezelfde structuur en logica als de gewone gebruikersinterface. Er is echter geen document aan het begin en sommige menu-items in de zijbalk zijn anders.
3. Document toevoegen: U kunt een workflow zonder document opslaan en vervolgens op een willekeurig document toepassen. Sommige functies (bijv. het toevoegen van formuliervelden) zijn echter gekoppeld aan een document en kunnen alleen in combinatie met een document worden gebruikt. Om een document te uploaden, klikt u op het witte veld "Document aan workflow toevoegen".
4. Opslaan & Annuleren: Als u klaar bent, slaat u uw workflow op door op "Workflow opslaan" te klikken. Als u een workflow wilt annuleren, klikt u op "Annuleren".

De functies achter de afzonderlijke menu-items worden hieronder kort samengevat:

1. Ontvangers: Zoals gebruikelijk kunt u mensen toevoegen, volgorde en rollen definiëren en vervolgens handtekening- en formuliervelden plaatsen. Als u doorgaat met het proces, kunt u ook instellingen maken voor herinneringen, vervaldatums en de e-mailuitnodiging. Als u vervolgens op "Voltooien" klikt, keert u terug naar het menu van de Workflow Editor.
2. Document bewerken: Bereid uw document zoals gewoonlijk voor en plaats algemene formuliervelden of alleen-lezen tekst. U kunt hier meer over te weten komen in de Academy module Formuliervelden gebruiken .
3. Herinneringen & vervaldatum: Dit is een snelkoppeling naar de instellingen met betrekking tot automatische herinneringen en de vervaldatum van het document. U hoeft dit menu-item niet meer apart op te roepen als u deze instellingen al hebt gemaakt onder Ontvangers.
4. Uitnodigingsinstellingen: Dit is ook een snelkoppeling. Als u onder Ontvangers al instellingen hebt gemaakt voor de e-mailtekst, doorsturen, taal van de uitnodiging enz. dan hoeft u dit menu-item niet meer op te roepen.

Hieronder vindt u een praktische functie voor het toevoegen van contactpersonen, die het gebruik van uw workflow nog flexibeler maakt: Zogenaamde persoonsplaatshouders. Een persoonsplaatshouder staat voor een uitgenodigde persoon die alleen wordt gespecificeerd wanneer de workflow wordt gebruikt. Dit type plaatsaanduiding wordt bijvoorbeeld gebruikt A) wanneer u het document voorbereidt en nog niet weet welke specifieke persoon het document zal ondertekenen/bekijken/goedkeuren, maar u wilt toch alle instellingen voor deze persoon maken of B) als er verschillende personen bij betrokken zijn.

Een voorbeeld: U bereidt een workflow voor een arbeidscontract voor en weet dat het document altijd door de directie en de werknemer ondertekend zal worden, maar u wilt de specifieke personen pas later specificeren, omdat dit verschillende personen kunnen zijn.

1. Wanneer u de contactpersonen toevoegt, vindt u de persoonsplaatshouders bovenaan de lijst. Voeg zoveel plaatshouders toe als u wilt.
2. De plaatshouders voor personen worden net als alle andere contactpersonen in de lijst met ontvangers weergegeven.
3. U kunt zoals gewoonlijk instellingen maken in de ontvangersinstellingen. Wij raden u aan om elke persoonsplaatshouder een unieke naam te geven (bijv. werknemer, manager, enz.) zodat u bij het gebruik van de workflow weet aan wie u welke plaatshouder moet toewijzen.

Als u aan het einde of tussendoor terugnavigeert naar het menu Workflow Editor, ziet u groene vinkjes naast de menu-items waar u al instellingen hebt gemaakt. Waar en welke instellingen u maakt is aan u - u bent volledig flexibel. Wanneer u tevreden bent met uw workflow, klikt u op "Workflow opslaan".

B) Workflows gebruiken

Er zijn verschillende manieren om een workflow te gebruiken. De eerste manier is via het dashboard: U vindt uw workflows onder Contactpersonen en Workflows en vervolgens onder het tabblad Workflows. Om een workflow te gebruiken, klikt u op:

1. op de betreffende lijstvermelding om de gedetailleerde weergave te openen en klikt u op de groene knop "Workflow gebruiken" rechtsonder of
2. op het pictogram met de 3 punt in de betreffende lijstvermelding en selecteer "Werkstroom gebruiken" in de overlay.

De tweede manier om een workflow te gebruiken is direct in de editor: upload zoals gewoonlijk een document en navigeer vervolgens naar het tabblad Ontvangers. Klik in het zoekveld en selecteer "Selecteer uit contactpersonen en workflows". Er wordt nu een overlay geopend. In deze overlay kunt u nu selecteren of u individuen, groepen of workflows wilt toevoegen:

1. U kunt filteren op workflows om de gewenste workflow sneller te vinden
2. Klik op het plus-pictogram (+) om de workflow te selecteren
3. Klik vervolgens op "Selectie toepassen" om de geselecteerde workflow naar het document over te brengen

U kunt meer over dit onderwerp te weten komen in de Academy module Handtekeningen verkrijgen (met handtekeningworkflow) .

Als u een workflow gebruikt, wordt er altijd een nieuwe documentinvoer aangemaakt vanuit de workflow, de workflow zelf blijft in eerste instantie ongewijzigd. Alle instellingen van de workflow worden overgedragen naar de nieuwe verzending, u kunt ze nog steeds naar wens aanpassen en wijzigen. Als u automatische herinneringen en een vervaldatum in de workflow hebt geactiveerd, kunt u deze nu instellen.

Als uw workflow een of meer persoonsplaatshouders bevat, moet u deze nu toewijzen. Ga hiervoor naar het tabblad "Ontvangers". In een overlay kunt u nu selecteren aan wie u de eerste persoonsplaatshouder wilt toewijzen. Klik vervolgens op "Toewijzen & Doorgaan" (als u meer dan één persoonsplaatshouder hebt) en herhaal het proces voor alle plaatshouders. Wanneer u klaar bent, klikt u op "Toewijzen & voltooien".

Verzend tot slot uw uitnodiging zoals gewoonlijk. Als u wijzigingen in de workflow hebt aangebracht, kunt u deze later bijwerken - meer informatie hierover vindt u in het volgende gedeelte "Workflows bijwerken".

C) Workflows bijwerken

U hebt twee opties voor het bewerken/bijwerken van een workflow:

A) U gebruikt een workflow en brengt wijzigingen aan tijdens het uitnodigingsproces. Nadat u de uitnodiging hebt verzonden, kunt u deze wijzigingen op de workflow toepassen. B) U kunt een workflow rechtstreeks in de Workflow Editor bewerken.

Beide opties worden hieronder beschreven:

A) Workflow gebruiken en vervolgens bijwerken

Gebruik een workflow (meer hierover in het gedeelte "Workflows gebruiken"), breng de gewenste wijzigingen aan en verstuur vervolgens de uitnodiging(en). In de overlay die nu verschijnt, hebt u de mogelijkheid om de gebruikte workflow te overschrijven en de gewijzigde parameters bij te werken. Klik hiervoor op "Workflow bijwerken".

B) Werkstroom in de editor bewerken

Op het dashboard kunt u "Bewerk workflow" selecteren via de gedetailleerde weergave van de workflow (1) of via het 3-puntenmenu (2). De workflow-editor wordt geopend en u kunt de gewenste parameters wijzigen. Klik ten slotte op "Workflow opslaan".

D) Workflows delen met uw team

U hebt de mogelijkheid om individuele workflows met uw team te delen. Dit kan processen voor uw hele team versnellen of vereenvoudigen.

Ga hiervoor naar de detailweergave van een workflow in het dashboard. Klik op de knop met het deelpictogram rechtsonder om de workflow te delen (1). Bevestig uw actie in de daaropvolgende overlay (2). Alle teamleden kunnen de workflow nu gebruiken. U kunt de goedkeuring op elk moment intrekken door op dezelfde knop te klikken en vervolgens de revisie te bevestigen (3).