Overeenkomst
Wij gebruiken cookies op onze website om u de best mogelijke ervaring te bieden. Door op "Alles accepteren" te klikken gaat u akkoord met het gebruik van alle cookies en met ons privacybeleid.
Samengevoegde mail verzenden
Samenvoegen is een populaire manier om een document/contract met dezelfde opmaak in één keer naar een groot aantal ontvangers te sturen. In deze handleiding laten we u zien hoe u sproof sign kunt gebruiken om gegenereerde formulierbrieven ter ondertekening naar individuele ontvangers te sturen.
Bijgewerkt op 22.05.2024
Brieven voor samenvoegen kunnen met verschillende hulpmiddelen worden gemaakt. Het populairste programma voor het maken van samenvoegbrieven is Microsoft Word. Het probleem tot nu toe is dat samenvoegbrieven kunnen worden verzonden met MS Word (of andere hulpmiddelen), maar dat er geen handtekeningen kunnen worden verkregen. Daarom heeft sproof sign een functie geïmplementeerd om mailmerges inclusief de lijst van ontvangers te uploaden en hun handtekeningen te verkrijgen.
Belangrijkste functies:
- Formulierbrief + lijst met ontvangers uploaden
- Samenvoeging wordt herkend door sproof sign
- Ontvangers worden herkend door sproof sign
- Samengevoegde mail wordt opgesplitst in afzonderlijke documenten
- Elke ontvanger ontvangt een eigen, apart document met een verzoek om het te ondertekenen
- Ondertekende documenten worden automatisch teruggestuurd naar de afzender
De samenvoegfunctie werkt zowel via de sproof sign gebruikersinterface als via de API. De gegenereerde samenvoegmail, inclusief markeringen, kan vervolgens worden geüpload in de toepassing of als onderdeel van een API-verzoek.
Beperkingen:
- De samenvoegfunctie van sproof is NIET bedoeld om een volledige samenvoegfunctie (bijv. in Word) te kopiëren of te vervangen.
Referenties en verdere links:
- Handleiding voor het verzamelen van handtekeningen (zonder workflow)
- Handleiding over het verzamelen van handtekeningen (met workflow)
- Handleiding over het dashboard - de documentweergave
Stap voor stap instructies
Begin met het maken van uw samenvoegmail met een geschikt hulpmiddel. In deze handleiding gebruiken we Microsoft Word. Hier kunt u stap voor stap zien hoe u een samenvoegmail maakt met Microsoft Word . Zodat sproof later de posities van de contactpersonen/handtekeningen kan lezen en de samenvoeging correct kan splitsen, moet u de volgende markeringen instellen bij het maken van het sjabloon voor de samenvoeging:
- Markering voor handtekeningpositie: Voeg de volgende markering toe op de positie waar de handtekening later geplaatst moet worden. Het is belangrijk dat u hier placeholders gebruikt in plaats van echte contactgegevens (in dit voorbeeld, FirstName, LastName en EmailAddress). De plaatshouders worden later vervangen door contactgegevens uit uw lijst: {sproof{"Voornaam", "Achternaam", "E-mailadres" ,1}sproof}
- Markering aan het einde van de sjabloon: Een markering is vereist aan het einde van de samenvoegsjabloon, zodat sproof later de plaatsen kan herkennen waar de samenvoegsjabloon opgesplitst moet worden. Als uw sjabloon bijvoorbeeld drie pagina's lang is, plaatst u de markering aan het einde van de laatste pagina: {sproof{end}sproof}
Tip: Zodra u alle markeringen correct hebt geplaatst, verandert u de tekstkleur in wit, zodat ze later niet op het document verschijnen, maar sproof ze nog steeds kan lezen. Exporteer vervolgens uw samenvoegmail als PDF.
Kent u onze sproof sign integratie voor MS Word al? Lees er hier meer over.
Nadat u de samenvoeging hebt gemaakt en als PDF-bestand hebt geëxporteerd, uploadt u het rechtstreeks of via de API naar sproof sign. sproof sign herkent uw document automatisch als een samenvoeging. U hebt nu de volgende opties:
- Lijst met opgeslagen ontvangers: Klik op de knop "Alles weergeven" om de volledige lijst met ontvangers weer te geven. Onjuiste vermeldingen in uw lijst met contactpersonen worden rood gemarkeerd. Corrigeer indien nodig de fout en upload het document opnieuw.
- Standaard splitst sproof sign de samenvoeging in afzonderlijke documenten, die naar de respectievelijke ontvangers worden gestuurd. U kunt de samenvoeging ook openen zonder te splitsen. De eerste optie wordt hieronder in meer detail uitgelegd voordat de alternatieve optie wordt getoond. Klik in beide gevallen op "Doorgaan" om naar de volgende stap te gaan.
Optie 1: E-mailmerge opsplitsen in afzonderlijke documenten en verzenden (standaard)
Nadat sproof sign uw samenvoegmail in afzonderlijke documenten heeft opgesplitst, kunt u in de volgende stap optionele instellingen voor uw uitnodiging maken:
- Specificeer een handtekeningtype voor het document.
- Stel een automatische herinneringsdatum en de frequentie van de herinneringen in.
- Stel een vervaldatum in voor het document zodat het op een latere datum niet meer ondertekend kan worden.
- Een persoonlijk bericht toevoegen dat met de uitnodigingsmail wordt meegestuurd. U kunt ook kiezen uit eerdere berichten.
- Open het tabblad "Extra instellingen" voor meer opties om uw uitnodiging te configureren.
- Klik op "Uitnodigingen verzenden" om elke ontvanger een individueel document ter ondertekening te sturen.
Optie 2: De samenvoeging niet opsplitsen in afzonderlijke documenten en uploaden
Als u ervoor hebt gekozen om de samenvoeging bij het uploaden niet op te splitsen in afzonderlijke documenten, wordt het geopend als een aaneengesloten document in sproof sign. Opgeslagen ontvangers blijven opgeslagen. U kunt het document nu verder bewerken of het rechtstreeks naar de opgeslagen contactpersonen verzenden:
- Doorgaan met bewerken: De samenvoeging wordt in zijn geheel geopend. U hebt nu de mogelijkheid om het document zelf te ondertekenen, formuliervelden aan te passen of de ontvangers te bewerken. U kunt het document niet langer opsplitsen in afzonderlijke documenten. Wanneer u het verzendt, ontvangen alle ontvangers het volledige document.
- Alles uitnodigen: Stuur de volledige mailmerge met één klik naar de opgeslagen ontvangers. Alle contactpersonen ontvangen het volledige document.
Nadat u de samenvoeging hebt verzonden, wordt deze opgeslagen in uw dashboard als afzonderlijke documenten (voor optie 1) of als een compleet document (voor optie 2). Nu is het de beurt aan de ontvangers om het document of de documenten te ondertekenen. Leun achterover en houd de voortgang in de gaten.
