Żmudne procesy zawierania umów to już przeszłość - ale jak to działa, aby łatwo i bezpiecznie podpisywać umowy online? W tym artykule dowiedzą się Państwo, w jaki sposób umowy są podpisywane online lub w jaki sposób można uzyskać podpisy w sieci. Co jest ważne, jakie są kryteria jakości? Ale wcześniej "spoiler": Prostota i bezpieczeństwo mogą, ale nie muszą ze sobą współgrać.
Podpis elektroniczny jest już dostępny
To kwestia nastawienia. Podpisanie dokumentu ma pewien element estetyczny. Przypieczętowują Państwo decyzję czymś bardzo osobistym: własnoręcznym podpisem. Podpis ten jest często ćwiczony i udoskonalany przez lata, a w większości przypadków pozostaje niezmieniony przez całe życie biznesowe. Często analogowe podpisanie dokumentu wiąże się ze spotkaniem, jest kilka stron umowy i często jest w tym coś towarzyskiego. Ludzie spotykają się, podają sobie ręce, podpisują dokument, a następnie składają go w mniej lub bardziej bezpiecznym archiwum. W większości przypadków strony są zadowolone i rozchodzą się w swoje strony.
Druga strona medalu jest oczywista. Niezależnie od tego, czy chcą Państwo mapować wewnętrzne procesy podpisywania, czy też zewnętrzne. Wymaga to bardzo wysokiego poziomu zasobów, które można zmarnować za pomocą podpisu cyfrowego. Cyfryzacja procesów decyzyjnych pojawiła się już nawet w bardzo "starych" branżach i obszarach biznesowych. W kontekście prywatnym, elektroniczne podpisywanie umów jest już powszechne od pewnego czasu i jest wspierane przez państwowych dostawców e-tożsamości w wielu krajach europejskich.
W związku z tym integracja rozwiązań podpisu w kontekście korporacyjnym bardzo często rozpoczyna się od indywidualnych głosów w firmie, które już dawno zapoznały się z zaletami podpisów elektronicznych w sektorze prywatnym. Wiele rządowych usług online umożliwia obywatelom podpisywanie umów w formie cyfrowej. Ostatecznie prowadzi to do tego, że przedsiębiorcy chcą korzystać z zalet tych rozwiązań w zakresie podpisu elektronicznego do przetwarzania umów również we własnych firmach.
Jak działa podpis cyfrowy?
W sieci pojawia się coraz więcej nowych, często małych i darmowych narzędzi do podpisu cyfrowego, często utrzymujących niski próg rejestracji i użytkowania. Działają one podobnie jak większe narzędzia: Użytkownik zapisuje lokalnie dokument cyfrowy, przesyła go do przeglądarki internetowej i podpisuje. W przypadku niektórych narzędzi dokument można również pobrać, a następnie przesłać dalej. W przeciwieństwie do tego, istnieją złożone platformy do podpisywania, które często są zintegrowane z kompleksowym systemem zarządzania dokumentami lub systemem CRM lub ERP. Umożliwia to również znacznie bardziej złożony podpis osób trzecich lub podpis zdalny. Oznacza to, że mogę również udostępnić samodzielnie podpisany dokument do podpisu, zdefiniować złożone sekwencje podpisów i przepływy pracy itd.
Zwłaszcza w środowisku profesjonalnym coraz większą akceptację zyskują rozwiązania specjalizujące się w kompleksowym podpisywaniu dokumentów PDF i oferujące najwyższe standardy bezpieczeństwa, a przede wszystkim bardzo proste wskazówki dla użytkownika. Cyfrowe podpisywanie dokumentów PDF za pośrednictwem przeglądarki internetowej można zasadniczo podzielić na trzy podstawowe elementy.
Zarządzanie umowami:
Tutaj, jak wspomniano, luka jest duża. Minimalnym kryterium dla narzędzia internetowego jest możliwość przesyłania dokumentów (w większości aplikacji pliki są automatycznie konwertowane do popularnego formatu PDF) i ich ponownego pobierania po podpisaniu lub przechowywania w możliwie najbezpieczniejszy sposób. Kompleksowe narzędzia umożliwiają również inteligentne zarządzanie i przegląd wszystkich ważnych dokumentów w centralnej lokalizacji.
Cyfrowy podpis dokumentów:
Podstawowym elementem wszystkich narzędzi do podpisu online jest zastosowanie podpisu cyfrowego do dokumentu umowy. Zastosowanie ważnego podpisu cyfrowego do dokumentu PDF jest procesem technicznym, który należy wyraźnie odróżnić od zwykłego wstawienia obrazu podpisu ręcznego bez żadnych dalszych środków technicznych!
W szczególności ważny podpis cyfrowy umożliwia wykrycie późniejszych zmian w dokumencie. Z technicznego punktu widzenia w przypadku podpisu cyfrowego treść dokumentu jest ściśle powiązana z zastosowanym podpisem. Wizualny wygląd podpisu na dokumencie ma przede wszystkim charakter informacyjny i nie ma znaczenia dla (technicznej) ważności. sproof sign, na przykład, obsługuje wstawianie obrazów podpisu lub ręcznego podpisu na ekranie, ale także tworzy kompletny podpis cyfrowy w tle. Innym poziomem podpisów cyfrowych są kwalifikowane podpisy cyfrowe. Obejmują one weryfikację podpisującego przez dostawcę usług zaufania. Są to organizacje, które przeprowadzają szeroko zakrojoną kontrolę tożsamości osoby lub organizacji i łączą tożsamość z podpisem w trakcie podpisywania cyfrowego. Kwalifikowane podpisy cyfrowe mają zatem specjalny status prawny równoważny statusowi podpisów odręcznych.
Zarządzanie podpisami i przepływy pracy:
Pełny potencjał platform do podpisów staje się widoczny, gdy chodzi o wysyłanie bezpiecznych i zgodnych z przepisami próśb o podpis do innych osób. Np. sproof sign umożliwia delegowanie różnych zadań (np. podpisywanie dokumentów, przeglądanie dokumentów, przekazywanie dokumentów) do różnych osób. Komunikacja odbywa się z jednej strony w aplikacji internetowej, a z drugiej strony za pośrednictwem ruchu pocztowego. W ten sposób nic nie może zostać utracone. Zautomatyzowane delegowanie ułatwia również zarządzanie procesami podpisywania oraz dotrzymywanie terminów i limitów czasowych. Ponadto możliwe jest definiowanie zastępców, ustawianie notatek o nieobecności, określanie sekwencji podpisów i definiowanie standardu, który powinien być używany do podpisywania.
Jakość przede wszystkim. - Kryteria jakości internetowych narzędzi do składania podpisów
Korzyści płynące z podpisów cyfrowych są liczne i zróżnicowane. Poniżej znajduje się lista najważniejszych cech jakościowych zaawansowanych narzędzi do podpisu elektronicznego:
Dostępność i bezpieczeństwo w chmurze:.
Umowy online są dostępne zawsze i wszędzie, o ile mają Państwo dostęp do Internetu. Dostępność 24/7 jest wielką zaletą bezpiecznych rozwiązań chmurowych. Należy jednak bardzo uważać, aby polegać na bezpiecznym środowisku przechowywania danych, które jest chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą i niewłaściwym użyciem. W przypadku aplikacji w chmurze należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby narzędzie było w 100% hostowane na europejskich serwerach.
Wiarygodność podpisów cyfrowych:
Ponadto należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób można lub trzeba udowodnić własną tożsamość. Zwykły podpis elektroniczny (SES) nie zapewnia żadnej ochrony prawnej i nigdy nie powinien być używany do podpisów w kontekście korporacyjnym. Aby uzyskać najwyższy poziom bezpieczeństwa, należy stosować kwalifikowany podpis elektroniczny (QES), który jest punktem odniesienia w Europie zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. W rzeczywistości wybór dostawcy podpisu ma szczególne znaczenie, a pewna podstawowa wiedza na temat trzech różnych standardów podpisu jest wymagana, aby móc jak najlepiej odwzorować przypadki użycia we własnej firmie.
Proszę weryfikować stosowane podpisy elektroniczne:
Kolejną wspaniałą rzeczą jest to, że podpisy elektroniczne są weryfikowalne na zawsze. Informacje o każdym etapie procesu składania podpisu - od początku do końca - w tym zastosowane podpisy i unikalna tożsamość sygnatariusza (sygnatariuszy) są nierozerwalnie zakotwiczone w dokumencie pdf na zawsze. Kompleksowe rozwiązania do podpisu elektronicznego (takie jak sproof sign) umożliwiają weryfikację bezpośrednio na platformie.
Współpraca:
Podpisywanie to praca zespołowa. Proszę podpisywać wewnętrznie lub uzyskiwać zgody od zewnętrznych interesariuszy. Ważne jest, aby móc bardzo łatwo zarządzać zespołem za pomocą konta administratora. Nowi użytkownicy powinni mieć możliwość łatwego dodawania, a pula dostępnych jednostek podpisów musi być łatwo zwiększana.
Zgodność z przepisami:
Firmy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji, zwłaszcza w odniesieniu do bezpiecznego i zgodnego z prawem przechowywania dokumentów i danych w obszarze europejskim. Kilka narzędzi (np. sproof sign) opiera się na bardzo wysokim standardzie dokumentów PDF/A.
Wnioski:
Nadszedł czas na podpis. Internetowe usługi podpisu elektronicznego są interesującym i użytecznym sposobem na uproszczenie procesów biznesowych oraz oszczędność czasu i wysiłku. W kontekście biznesowym ważne jest, aby spełniały one wszystkie istotne wymagania dla danego przypadku użycia.
