"Noi facem contabilitatea Austriei". Agenția federală de contabilitate (BHAG) semnează digital.

Digitalizarea avansează în toate domeniile vieții de zi cu zi. Cu toate acestea, multe companii publice sunt încă în mare parte în lumea analogică. Situația este diferită la Agenția Federală de Contabilitate! Această companie cu 500 de angajați își desfășoară activitatea în 7 locații din Austria și se bazează pe o strategie de digitalizare planificată în mod conștient și pe termen lung. "Suntem aproape obligați să implementăm procesele de digitalizare în timp util", spune Alexander Sellner, șeful departamentului IT al Agenției Federale de Contabilitate.

Consecința: introducerea unei platforme de semnătură digitală ca un pas înainte în direcția optimizării proceselor. În acest fel, unul dintre cele mai importante procese operaționale - semnarea securizată și valabilă din punct de vedere juridic a documentelor - este facilitat în mod semnificativ.

Situația inițială

Digitalizarea este pe buzele tuturor, inclusiv pe cele ale responsabililor din companiile publice. Din ce în ce mai multe companii renunță la hârtii, își interconectează sediile sau oferă noi servicii online. În acest fel, ele îmbunătățesc experiența clienților, dar și colaborarea cu partenerii, furnizorii și toate celelalte părți interesate.

Atunci când au evaluat măsuri suplimentare de digitalizare pentru propria companie, conducerea agenției federale de contabilitate a realizat rapid că introducerea unei platforme de semnătură digitală ar putea aduce beneficii enorme. Această formă de semnătură este 100% echivalentă cu semnăturile scrise de mână în întreaga Europă și se supune liniilor directoare stricte ale Regulamentului eIDAS (UE) 910/2014 (Servicii de identificare și autentificare electronică).

Cu toate acestea, mulți antreprenori nu sunt conștienți de avantajele unei platforme de semnare digitală a documentelor la nivelul întregii companii. Un "credo" foarte consistent este încă susținut împotriva introducerii unei platforme de semnătură: "Am semnătura de pe telefonul mobil și pot deja să semnez digital.

De fapt, aproape jumătate dintre cetățenii austrieci folosesc deja semnătura pe telefonul mobil ca serviciu gratuit de e-guvernare.

Cu toate acestea, semnătura digitală singură este, de obicei, complet inadecvată în mediul de afaceri. Ceea ce lipsește sunt procesele; fluxurile de lucru personalizate. Un "tablou de bord" comun pentru a avea o imagine de ansamblu perfectă a documentelor importante din cadrul companiei și multe altele.

Între timp, o serie de companii active la nivel internațional au optat deja pentru o platformă digitală care poate cartografia digital toate fluxurile de lucru și cazurile de utilizare a semnăturii în cadrul companiei.

Procedura

Într-o primă etapă, echipa de proiect BHAG din jurul lui Sellner a evaluat care sunt furnizorii europeni sau austrieci care s-au impus deja și au introdus pe piață instrumente puternice.

Pe lângă securitatea și conformitatea stocării datelor, o platformă de semnătură este menită să susțină diverse execuții de subcriterii care fac parte din activitatea zilnică a agenției federale de contabilitate.

Astfel, atenția a căzut rapid asupra sproof. După o fază intensivă de testare și audit, alegerea a căzut în cele din urmă pe tânăra companie certificată IÖB. Soluția cloud s-a prezentat foarte bine ca o platformă all-in-one cu cele mai înalte standarde de securitate și protecție a datelor. "Am fost foarte onorați că alegerea a căzut pe noi și că am reușit în cele din urmă să îndeplinim cerințele foarte ridicate ale Agenției Federale de Contabilitate", spune Dr. Fabian Knirsch, cofondator și CTO al sproof GmbH.

Rezultat și valoare adăugată

Feedback-ul de până acum a fost foarte bun. Mulți dintre angajați, în special cei din conducere, folosesc platforma pentru diverse procese de semnătură și, de atunci, au economisit timp și resurse în mod măsurabil. Documentele nu mai trebuie să fie tipărite, semnate de mână, scanate și trimise prin poștă, ci pot fi semnate digital cu doar câteva clicuri.

Acest lucru este, de asemenea, benefic pentru mediu! 500 de coli de hârtie consumă 7,5 kilograme de lemn, 130 de litri de apă și 26,8 kilowați oră de energie. Acesta este un efect secundar pozitiv care determină tot mai multe companii să introducă o platformă de semnături.

Integrarea fără probleme a platformei în peisajul IT al companiei a fost deosebit de impresionantă în primul pas după introducere. Datorită cloud-ului, onboarding-ul a durat doar câteva ore și a fost susținut de sproof pe tot parcursul acestuia.

Comunicarea fără probleme și flexibilitatea l-au convins pe Alexander Sellner. "sproof este deschisă la feedback și la solicitările clienților și, astfel, urmează abordarea de a îmbunătăți constant platforma", explică Sellner.