Contracte digitale, angajament real: FSJ și calea către o administrație fără hârtie

Când am preluat funcția de director general în urmă cu trei ani, asociația, care exista de peste 50 de ani, era încă la început în ceea ce privește digitalizarea. Până atunci, toate contractele cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ erau create folosind scrisori tipărite, tipărite, semnate, ștampilate, puse într-un plic și trimise la poștă. Și semnate și returnate prin poștă. Dacă era necesară o schimbare, totul începea de la capăt. Acest lucru era încă fezabil cu un număr mai mic de participanți, dar cu cât mai mulți tineri adulți făceau un FSJ, cu atât mai imposibilă devenea întreprinderea. Ca să nu mai vorbim de probabilitatea erorilor în diferitele liste Excel. Aceasta însemna că trebuiau găsite soluții digitalizate pentru secolul XXI.

Primul pas a fost să găsim o companie IT care să poată digitaliza toate procesele noastre. Acest lucru a însemnat că nu mai puteam primi cereri ca atașament într-un e-mail (ale căror informații trebuiau apoi introduse în liste Excel), așa cum era normal și necesar până atunci, ci prin intermediul unui instrument de înregistrare. Datele puteau fi apoi utilizate direct pentru a crea automat contractele necesare după confirmarea unui plasament FSJ. Aceasta însemna că crearea contractelor era completă, dar opțiunea de semnare digitală lipsea încă. După câteva cercetări și, mai presus de toate, datorită unei recomandări din partea unui prieten, am dat în cele din urmă peste sproof.

Importanța transformării digitale pentru FSJ nu poate fi supraestimată. Un an FSJ începe întotdeauna în toamnă. Aceasta înseamnă că vara este perioada de vârf pentru plasamente și, de asemenea, perioada de vârf pentru contracte. Pentru fiecare persoană plasată sunt necesare două contracte cu asociația noastră: Cu instituția socială și cu participantul FSJ. Noi trebuie să semnăm aceste contracte și, desigur, și cealaltă parte. sproof ne-a oferit și continuă să ne ofere soluția ideală! Anul acesta ne așteptăm la aproximativ 700 de repartizări FSJ și, prin urmare, la aproximativ 1400 de contracte care trebuie semnate.

A fost important pentru noi să găsim o soluție care să fie practică și accesibilă. Protecția datelor a trebuit să fie respectată. Instrumentul utilizat pentru procesarea semnăturii trebuia să fie competent, de încredere, profesionist și, mai presus de toate, să "asculte" nevoile noastre. Am găsit toate acestea cu sproof.

Pentru semnăturile acordurilor noastre FSJ cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ și, de asemenea, pentru contractele cu organismele de finanțare, contractele de servicii etc. Pur și simplu pentru toate documentele care necesită o semnătură validă oficial. Astfel, sproof nu ne ajută doar cu contractele legate de misiunile FSJ, ci și cu documentele care trebuie semnate de președintele și directorul general al asociației, deoarece nu ne vedem prea des - ceea ce face dificilă semnarea de mână -, ci suntem în principal în contact prin e-mail și telefon.

De când avem sproof, care ne permite să semnăm prin intermediul ID-Austria, nu mai este nevoie de întâlniri, care erau în principal legate de obținerea unei semnături pentru un document important. De asemenea, sărbătorim soluția fără hârtie. Aceasta ne permite să economisim resurse valoroase. Astăzi, nu tipărim aproape nimic.

Compania IT care a făcut digitalizarea pentru noi și sproof s-a ocupat direct de acest lucru. De la specialist la specialist, ca să spun așa. Acest lucru a fost ideal pentru noi ca și client.

Desigur, avem standarde extrem de ridicate. Problema protecției și securității datelor a fost una dintre primele pe care ne-am pus-o când am descoperit sproof.

Toți angajații sproof sunt incredibil de competenți, prietenoși, profesioniști și se străduiesc întotdeauna să găsească cea mai bună soluție pentru noi. Sunt prezenți și disponibili pentru întrebări și probleme și fac tot posibilul pentru a se asigura că noi, în calitate de client, obținem rezultatul de care avem nevoie și pe care ni-l dorim. sproof este cel mai bun lucru care ni s-ar fi putut întâmpla, alături de marea companie IT cu care am abordat digitalizarea.

Da, în special atunci când semnez digital documente cu președinta noastră, este utilizat fluxul de semnături. Dar și pentru contractele cu posturi de voluntari și participanți la FSJ. Prin trecerea de la semnăturile manuale pe contractele trimise prin poștă la semnăturile digitale prin e-mail, am asigurat digitalizarea și în cele peste 700 de instituții sociale, deoarece conducerea instituțiilor sociale a trebuit să se ocupe apoi și de semnătura digitală.

Suntem acum în al treilea an de utilizare și funcționează minunat peste tot. sproof este văzut ca un partener de încredere și fără complicații. De altfel, desenul digital nu a fost niciodată o provocare pentru participanții la FSJ. Tinerii adulți au făcut-o în cel mai scurt timp cu telefoanele lor mobile, ca și cum nu ar fi făcut-o niciodată în alt mod. Acest lucru vorbește, de asemenea, despre utilizabilitatea ușoară și ușor de înțeles a sproof. Dorim să spunem un mare MULTUMESC pentru cooperarea extraordinară!!!