Vytváranie a používanie pracovných postupov

V nasledujúcom texte vám ukážeme, ako môžete optimálne používať pracovné postupy. Tu je ich prehľad: A) Vytvorenie pracovných postupov B) Používanie pracovných postupov C) Aktualizovať pracovné postupy D) Zdieľať pracovné postupy so svojím tímom

A) Vytváranie pracovných postupov

Na vytvorenie nového pracovného postupu máte dve možnosti: Môžete buď nahrať dokument, odoslať ho a uložiť nastavenia ako pracovný postup, alebo zostaviť nový pracovný postup pomocou editora pracovných postupov. Predkladáme vám obe možnosti:

Uloženie odoslanej pozvánky ako pracovného postupu

Procesom získavania podpisov môžete prejsť ako zvyčajne. Po odoslaní pozvánky sa zobrazí otázka, či chcete kroky procesu uložiť ako pracovný postup. Postupujte nasledujúcim spôsobom:

1. Kliknite na tlačidlo "Uložiť ako pracovný postup".
2. Pridajte svojmu pracovnému postupu jedinečný názov
3. Vyberte parametre, ktoré chcete uložiť pre svoj pracovný postup
4. Kliknite na tlačidlo "Uložiť pracovný postup"

Vytváranie pracovných postupov v Editore pracovných postupov

Pomocou inteligentného editora pracovných postupov môžete vytvoriť pracovný postup bez toho, aby ste museli najprv odoslať dokument: Ak to chcete urobiť, prejdite na pracovné postupy na ovládacom paneli*(Kontakty a pracovné postupy > Pracovné postupy*) a kliknite na "Vytvoriť pracovný postup". Teraz sa otvorí editor pracovných postupov. Funguje to nasledovne:

1. Pracovný postup pomenujte: V ľavom hornom rohu môžete pracovnému postupu priradiť jedinečný názov.
2. Bočný panel: Editor pracovných postupov má rovnakú štruktúru a logiku ako bežné používateľské rozhranie. Na začiatku však nie je žiadny dokument a niektoré položky ponuky v bočnom paneli sú odlišné.
3. Pridanie dokumentu: Vyberte položku Pridať dokument: Pracovný postup môžete uložiť bez dokumentu a potom ho použiť na akýkoľvek dokument. Niektoré funkcie (napr. pridávanie polí formulára) sú však spojené s dokumentom a možno ich použiť len v kombinácii s dokumentom. Ak chcete nahrať dokument, kliknite na biele pole "Pridať dokument do pracovného postupu".
4. Uložiť a zrušiť: Po dokončení uložte pracovný postup kliknutím na "Uložiť pracovný postup". Ak chcete pracovný postup zrušiť, kliknite na "Zrušiť".

Funkcie jednotlivých položiek ponuky sú stručne zhrnuté nižšie:

1. Príjemcovia: Ako zvyčajne, môžete pridávať osoby, definovať poradie a roly a potom umiestniť podpisové a formulárové polia. Ak budete pokračovať v procese, môžete tiež vykonať nastavenia pre pripomenutia, termíny splatnosti a e-mailovú pozvánku. Ak potom kliknete na "Dokončiť", vrátite sa do ponuky Workflow Editor (Editor pracovných postupov).
2. Upravte dokument: Pripravte si dokument ako zvyčajne a umiestnite všeobecné formulárové polia alebo text určený len na čítanie. Viac informácií o tom nájdete v module Akadémia Používanie formulárových polí .
3. Pripomienky a dátum splatnosti: Toto je skratka k nastaveniam týkajúcim sa automatických pripomienok a dátumu splatnosti dokumentu. Túto položku ponuky už nemusíte vyvolávať samostatne, ak ste tieto nastavenia už vykonali v časti Príjemcovia.
4. Nastavenia pozvánky: Toto je tiež skratka. Ak ste už vykonali nastavenia týkajúce sa textu e-mailu, preposielania, jazyka pozvánky atď. v časti Príjemcovia, túto položku ponuky už nemusíte vyvolávať samostatne.

Ak prejdete späť do ponuky Editora pracovných postupov na konci alebo medzi nimi, pri položkách ponuky, v ktorých ste už vykonali nastavenia, sa zobrazia zelené začiarknutia. Kde a ktoré nastavenia vykonáte, je na vás - máte úplnú voľnosť. Keď ste so svojím pracovným postupom spokojní, kliknite na tlačidlo "Uložiť pracovný postup".

B) Používanie pracovných postupov

Existuje niekoľko spôsobov, ako používať pracovné postupy. Prvý spôsob je prostredníctvom ovládacieho panela: Pracovné postupy nájdete v časti Kontakty a pracovné postupy a potom na karte Pracovné postupy. Ak chcete použiť pracovný postup, kliknite buď na tlačidlo :

1. na príslušnú položku zoznamu, čím otvoríte podrobné zobrazenie a kliknete na zelené tlačidlo "Použiť pracovný postup" v pravom dolnom rohu alebo
2. na ikonu 3 bodiek v príslušnej položke zoznamu a v prekryvnom zobrazení vyberte možnosť "Použiť pracovný postup".

Druhý spôsob použitia pracovného postupu je priamo v editore: nahrajte dokument ako zvyčajne a potom prejdite na kartu Príjemcovia. Kliknite na vyhľadávacie pole a vyberte možnosť "Vybrať z kontaktov a pracovných postupov". Teraz sa otvorí prekrytie. V tomto prekrytí teraz môžete vybrať, či chcete pridať jednotlivcov, skupiny alebo pracovné postupy:

1. Môžete filtrovať podľa pracovných postupov, aby ste rýchlejšie našli požadovaný pracovný postup
2. Kliknutím na ikonu plus (+) vyberte pracovný postup
3. Potom kliknite na "Použiť výber", aby ste vybraný pracovný postup preniesli do dokumentu

Viac informácií o tejto téme nájdete v module Akadémie Získavanie podpisov (s pracovným postupom podpisov ).

Ak používate pracovný postup, vždy sa z neho vytvorí nový záznam dokumentu, samotný pracovný postup zostáva spočiatku nezmenený. Všetky nastavenia pracovného postupu sa prenesú do nového odoslania, môžete ich ešte podľa potreby upraviť a zmeniť. Ak ste v pracovnom postupe aktivovali automatické upomienky a dátum splatnosti, môžete ich teraz nastaviť.

Nakoniec odošlite pozvánku ako zvyčajne. Ak ste v pracovnom postupe vykonali zmeny, môžete ho neskôr aktualizovať - viac informácií o tom nájdete v nasledujúcej časti "Aktualizácia pracovných postupov".

C) Aktualizácia pracovných postupov

Na úpravu/aktualizáciu pracovného postupu máte dve možnosti:

A) Použijete pracovný postup a zmeny vykonáte počas procesu pozvania. Po odoslaní pozvánky môžete tieto zmeny použiť v pracovnom postupe. B) Pracovný postup môžete upraviť priamo v editore pracovných postupov.

Obe možnosti sú opísané nižšie:

A) Použite pracovný postup a potom ho aktualizujte

Použite pracovný postup (viac o tom v časti "Používanie pracovných postupov"), vykonajte požadované zmeny a potom odošlite pozvánku(-y). V prekrytí, ktoré sa teraz zobrazí, máte možnosť prepísať použitý pracovný postup a aktualizovať zmenené parametre. Ak to chcete urobiť, kliknite na "Aktualizovať pracovný postup".

B) Úprava pracovného postupu v editore

Na ovládacom paneli môžete vybrať položku "Upraviť pracovný postup" buď prostredníctvom podrobného zobrazenia pracovného postupu (1), alebo prostredníctvom trojbodového menu (2). Otvorí sa editor pracovného postupu a môžete zmeniť požadované parametre. Nakoniec kliknite na "Uložiť pracovný postup".

D) Zdieľanie pracovných postupov s tímom

Máte možnosť zdieľať jednotlivé pracovné postupy so svojím tímom. To môže urýchliť alebo zjednodušiť procesy pre celý váš tím.

Ak to chcete urobiť, prejdite do podrobného zobrazenia pracovného postupu na ovládacom paneli. Kliknutím na tlačidlo s ikonou zdieľania v pravom dolnom rohu zdieľajte pracovný postup (1). Svoju akciu potvrďte v následnom prekrytí (2). Pracovný postup teraz môžu používať všetci členovia tímu. Schválenie môžete kedykoľvek stiahnuť kliknutím na rovnaké tlačidlo a následným potvrdením revízie (3).