Získavanie podpisov (s pracovným postupom podpisovania)

Najprv dôležité informácie:

• Pozývajúca osoba vždy platí za podpisy
• Vaša protistrana nemusí mať účet sproof sign a môže jednoducho otvoriť pozvánku (napr. e-mailom) pomocou akéhokoľvek mobilného zariadenia (smartfón, počítač, stôl) a postupovať podľa pokynov.

Pokyny krok za krokom

V tomto návode by sme vám chceli ukázať, ako môžete obrainovať podpisy pomocou inteligentných pracovných postupov. Takzvaný pracovný postup vám pomôže zmapovať aj zložité podpisové procesy a zabezpečiť ich opakované použitie. Viac informácií o pracovných postupoch nájdete v návode Vytvorenie a používanie pracovných postupov .

Hneď po prihlásení máte k dispozícii niekoľko možností, ako nahrať jeden alebo viacero dokumentov do zložky dokumentov. Môžete tiež začať so šablónou, ktorú chcete odoslať na podpis.

Dokument alebo dokumenty sa otvoria v zobrazení editora programu sproof sign. Otvorte záložku "Príjemcovia" na pravej strane.

Kliknite na vyhľadávacie pole v pravom bočnom paneli v časti "Pridať príjemcov". Tento návod sa týka používania pracovného postupu na získanie podpisov. Viac informácií o pracovných postupoch nájdete vo vzdelávacom module [Create & use workflows](sproofacademyworkflowlink ). Ak chcete vybrať jeden z pracovných postupov, postupujte nasledovne:

1. v prekryvnom okne kliknite na ikonu knihy s textom "Vybrať z kontaktov a pracovných postupov". Teraz sa otvorí obrazovka, na ktorej sú uvedené všetky vaše kontakty, skupiny a pracovné postupy.
2. V hornej časti môžete filtrovať podľa kontaktov, skupín alebo pracovných postupov. Ak chcete ľahšie nájsť svoj pracovný postup, kliknite na položku "Pracovné postupy".
3. Ak chcete vybrať pracovný postup, kliknite na zelené plus (+) v príslušnej položke zoznamu.
4. Výber potom môžete potvrdiť kliknutím na zelené tlačidlo "Použiť výber".

Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo "Next" (Ďalej).

Nastavenia vybraného pracovného postupu sa teraz použili. Nastavenia však môžete kedykoľvek upraviť. Môžete napríklad pridať ďalšie osoby alebo odstrániť osoby, ktoré sú uložené v pracovnom postupe, zo zoznamu príjemcov. Vo všeobecnosti máte k dispozícii nasledujúce možnosti:

1. Definovať poradie, v ktorom musia pozvané osoby vykonať vaše interakcie (podpisovanie, prezeranie, schvaľovanie). Môžete tiež definovať, či majú vaši príjemcovia podpisovať pomocou konkrétneho podpisového štandardu (AES/QES). Ak toto nastavenie nevykonáte, možnosť voľby majú samotné pozvané osoby. Pomocou funkcie sproof sign vy a vaša protistrana podpisujete 100 % v súlade so štandardom eIDAS zdokonaleným alebo kvalifikovaným elektronickým podpisom. Vďaka integrovanému rozhraniu pre všetkých poskytovateľov eID máte vy alebo pozvané osoby k dispozícii všetkých poskytovateľov eID z celej Európy. Napríklad ID-Austria alebo nemecký občiansky preukaz s funkciou online.
2. Nižšie nájdete zoznam vašich príjemcov. Ak ste označili zaškrtávacie políčko "Nastaviť poradie", môžete teraz jednotlivé osoby pretiahnuť do požadovaného poradia.
3. Kliknutím na ikonu 3 bodky môžete vykonať nastavenia pre príslušné kolo. Môžete napríklad určiť, že len jedna osoba z tohto kola musí podpísať/prehliadnuť/schváliť v mene ostatných osôb.
4. Kliknutím na ikonu šípky (>) vedľa príjemcu môžete získať prístup k nastaveniam pre príslušnú osobu. Tie sú podrobnejšie vysvetlené v ďalšej grafike.

V nastaveniach príjemcu máte tieto možnosti:

1. kliknutím na ikonu ceruzky môžete prispôsobiť osobné údaje osoby (napr. meno)
2. definovať úlohu osoby: môžete si vybrať medzi "Signner" (podpisovateľ), "Viewer" (prehliadač) a "Approver" (schvaľovateľ). Podpísaná osoba musí dokument podpísať. Prehliadač si môže dokument iba prezerať a schvaľovateľ musí dať súhlas (schváliť). Dôležité: Podpisovatelia a schvaľovatelia ovplyvňujú priebeh pracovného postupu. To znamená, že ak osoba na určenej pozícii nepodpíše alebo neschváli, proces sa nemôže dokončiť. Toto neplatí pre osobu, ktorá si prezerá!
3. zadajte individuálny typ podpisu pre príslušnú osobu: Individuálny typ podpisu prepíše nastavenia pre všeobecný typ podpisu dokumentu. Informácia: Ak chcete, aby vaša protistrana podpísala dokument kvalifikovaným elektronickým podpisom (KEP), ale táto osoba nemá KEP, môžete uhradiť náklady na identifikáciu. Viac informácií o tom nájdete v návode Podpisy na požiadanie .
4. príjemcu môžete odstrániť kliknutím na červené tlačidlo.

Kliknutím na ikonu X v pravom hornom rohu sa vrátite k príjemcom.

V druhom kroku môžete umiestniť zástupné znaky podpisu a ďalšie polia formulára pre príjemcov. Ak ste ich už definovali v pracovnom postupe, použijú sa automaticky. Dôležité: Pre každého podpisujúceho musíte nastaviť aspoň jedno miesto podpisu.

1. Tu môžete vidieť, pre ktorého signatára definujete podpisovú pozíciu a formulárové polia. Pomocou rozbaľovacieho menu môžete prepínať medzi príjemcami.
2. umiestnite na dokument aspoň jedno miesto pre každého príjemcu, aby ste definovali jeho podpisovú pozíciu a pokračujte. Môžete si vybrať medzi podpisom (celé meno) alebo iniciálami (napr. A.B.). Obidva typy podpisov sú rovnocenné.
3. tu nájdete ďalšie polia formulára, ktoré sú priradené príjemcovi a môže ich vyplniť len táto osoba. Umiestnite ich na dokument pomocou funkcie drag & drop (pretiahni a pusť). (Poznámka: Polia bez priradenia - tzv. všeobecné polia - ktoré môže vyplniť ktorýkoľvek príjemca, môžete pridať v ponuke v časti "Upraviť dokument" alebo ak pri pozývaní kontaktov vyberiete ako príjemcu možnosť "Nepriradený").

Veľkosť a pozíciu možno upraviť pre všetky podpisové zástupné znaky a formulárové polia. Kliknutím na zelené X pole opäť odstránite. V zobrazení miniatúr na ľavej strane môžete vidieť, na ktorej stránke ste umiestnili formulárové polia a zástupné symboly podpisu pre ktorých príjemcov. Malé indikátory majú pre každú osobu inú farbu.

Po dokončení prípravy dokumentu kliknite na tlačidlo "Ďalej".

V treťom kroku môžete nastaviť e-mailovú pozvánku. Správca vášho plánu (alebo vy ako správca) môžete nastaviť predvolené texty pre e-maily. Tie si môžete prispôsobiť. Viac informácií o tom, ako môžete ako správca preddefinovať texty e-mailov, nájdete v module Možnosti značky .

1. definovať predmet: Vyberte jedinečný predmet, ktorý sa zobrazí pozvaným ako "názov" e-mailu.
2. Všeobecný text pozvánky je rovnaký pre všetkých príjemcov. Vytvorte správu alebo vyberte z predchádzajúcich správ.
3. môžete tiež zostaviť individuálnu správu pre každého príjemcu, ktorá sa zobrazí len pre príslušnú osobu. Tu môžete pridať napríklad personalizované informácie a vysvetlenia.

Ďalšie nastavenia môžete vykonať vo štvrtom a poslednom kroku:

1. Nastavenie dátumu pripomenutia a/alebo splatnosti: Dátum pripomenutia určuje čas, od ktorého sa budú posielať automatické pripomenutia. Dátum splatnosti definuje dátum, do ktorého musia pozvané osoby dokončiť svoje činnosti.
2. v ďalších nastaveniach môžete napríklad povoliť preposielanie dokumentu. Ak pozvaná osoba dokument prepošle, oprávňuje to niekoho iného, aby dokument podpísal namiesto skutočnej osoby. Môžete tiež určiť, či sa má na konci odoslať dokončený dokument. Môžete tiež definovať jazyk pozvánky v e-maile.
3. nakoniec kliknite na zelené tlačidlo "Odoslať pozvánku", čím odošlete pozvánky príjemcom.

Prekrytie vás informuje, že pozvánky boli odoslané. Ak ste vo vybranom pracovnom postupe vykonali zmeny, môžete ho aktualizovať. Ak to chcete urobiť, kliknite na zelené tlačidlo "Aktualizovať pracovný postup".

Hneď po odoslaní dokumentu môžete sledovať priebeh podpisovania v dokumente v časti "Príjemcovia" a na ovládacom paneli.

Po odoslaní pozvánky môžete v dokumente upraviť nastavenia pripomienok, zobraziť všeobecné nastavenia a následne pridať ďalších príjemcov do dokumentu.

Kliknutím na šípku (>) vedľa osoby, ak ešte nepodpísala, môžete upraviť polia nastavené pre túto osobu, znovu odoslať pozvánku alebo úplne vymazať príjemcu.