Dohoda
Na našich webových stránkach používame súbory cookie, aby sme vám poskytli čo najlepšie služby. Kliknutím na "Prijať všetko" súhlasíte s používaním všetkých súborov cookie a s našimi zásadami ochrany osobných údajov.
Odosielanie zlúčení pošty
Zlúčenie pošty je populárny spôsob odoslania dokumentu/zmluvy s rovnakým rozložením veľkému počtu príjemcov v jednom kroku. V tomto návode by sme vám chceli ukázať, ako môžete pomocou funkcie sproof sign odoslať vygenerované formuláre na podpis jednotlivým príjemcom.
Aktualizované dňa 22.05.2024
Mail merge listy možno vytvárať pomocou rôznych nástrojov. Najobľúbenejším programom na vytváranie mail merge listov je Microsoft Word. Doteraz bol problém v tom, že pomocou programu MS Word (alebo iných nástrojov) možno odoslať mail merge listy, ale nemožno získať podpisy. Preto spoločnosť sproof sign implementovala funkciu na odosielanie mail merge listov vrátane zoznamu príjemcov a získanie ich podpisov.
Kľúčové funkcie:
- Nahrávanie formulárového listu + zoznam príjemcov
- Spájanie pošty je rozpoznané programom sproof sign
- Príjemcovia sú rozpoznaní programom sproof sign
- Zlúčenie pošty je rozdelené na jednotlivé dokumenty
- Každý príjemca dostane svoj vlastný, samostatný dokument so žiadosťou o podpis
- Podpísané dokumenty sa automaticky vrátia odosielateľovi
Funkcia mail merge funguje prostredníctvom používateľského rozhrania sproof sign aj prostredníctvom API. Vygenerované spojenie pošty vrátane označení možno potom nahrať v aplikácii alebo ako súčasť žiadosti API.
Obmedzenia:
- Funkcia spájania pošty sproof NIE JE určená na kopírovanie alebo nahradenie funkcie úplného spájania pošty (napr. v programe Word).
Odkazy a ďalšie prepojenia:
- Návod na zber podpisov (bez pracovného postupu )
- Návod na zber podpisov (s pracovným postupom )
- Návod na ovládací panel - zobrazenie dokumentu
Pokyny krok za krokom
Začnite vytvorením spojenia pošty pomocou vhodného nástroja. V tomto návode použijeme program Microsoft Word. Tu sa dozviete, ako krok za krokom vytvoriť zlúčenie pošty pomocou programu Microsoft Word . Aby mohol sproof neskôr načítať pozície kontaktov/podpisov a správne rozdeliť zlúčenie pošty, musíte pri vytváraní šablóny na zlúčenie pošty nastaviť nasledujúce značky:
- Značku pre pozíciu podpisu: Na pozíciu, kde sa má neskôr umiestniť podpis, pridajte nasledujúcu značku. Tu je dôležité, aby ste namiesto skutočných údajov kontaktu (v tomto príklade FirstName (meno), LastName (priezvisko) a EmailAddress (e-mailová adresa)) použili zástupné znaky. Zástupné znaky budú neskôr nahradené kontaktnými údajmi z vášho zoznamu: {dôkaz{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}dôkaz}
- Značka na konci šablóny: Na konci šablóny na spájanie pošty sa vyžaduje značka, aby spoločnosť sproof mohla neskôr rozpoznať miesta, kde sa má spájanie pošty rozdeliť. Ak má vaša šablóna napríklad tri strany, vložte značku na koniec poslednej strany: {sproof{koniec}sproof}.
Tip: Po správnom umiestnení všetkých značiek zmeňte farbu textu na bielu, aby sa neskôr v dokumente nezobrazovali, ale program sproof ich stále mohol prečítať. Potom exportujte spojenie pošty ako súbor PDF.
Už poznáte našu integráciu značiek sproof pre MS Word? Viac informácií o nej nájdete tu .
Po vytvorení spojenia pošty a jeho exporte ako súboru PDF ho nahrajte do programu sproof sign priamo alebo prostredníctvom rozhrania API. sproof sign automaticky rozpozná váš dokument ako spojenie pošty. Teraz máte k dispozícii nasledujúce možnosti:
- Zoznam uložených príjemcov: Kliknutím na tlačidlo "Zobraziť všetko" zobrazíte kompletný zoznam príjemcov. Nesprávne položky v zozname kontaktov sú zvýraznené červenou farbou. V prípade potreby chybu opravte a dokument nahrajte znova.
- V predvolenom nastavení sproof sign rozdelí mail merge na jednotlivé dokumenty, ktoré sa odošlú príslušným príjemcom. Alternatívne môžete otvoriť spojenie pošty bez rozdelenia. Prvá možnosť je podrobnejšie vysvetlená nižšie pred zobrazením alternatívnej možnosti. V oboch prípadoch kliknite na tlačidlo "Pokračovať" a prejdite na ďalší krok.
Možnosť 1: Rozdeliť zlúčenie pošty na jednotlivé dokumenty a odoslať (štandard)
Po tom, čo spoločnosť sproof sign rozdelí spojenie pošty na jednotlivé dokumenty, môžete v ďalšom kroku vykonať voliteľné nastavenia pre pozvánku:
- Zadajte typ podpisu pre dokument.
- Nastavte dátum automatickej pripomienky a frekvenciu pripomienok.
- Nastavte dátum splatnosti dokumentu tak, aby ho neskôr už nebolo možné podpísať.
- Pridajte osobnú správu, ktorá sa odošle spolu s e-mailom s pozvánkou. Môžete si vybrať aj z predchádzajúcich správ.
- Otvorte kartu "Ďalšie nastavenia ", kde nájdete ďalšie možnosti konfigurácie pozvánky.
- Kliknutím na "Send invitations" (Odoslať pozvánky) pošlite každému príjemcovi individuálny dokument na podpísanie.
Možnosť 2: Nerozdeľujte spojenie pošty na jednotlivé dokumenty a nenahrávajte ho
Ak ste pri nahrávaní zlučovania pošty vybrali možnosť nerozdeliť ho na jednotlivé dokumenty, otvorí sa ako súvislý dokument v programe sproof sign. Uložení príjemcovia zostanú zachovaní. Teraz môžete dokument ďalej upravovať alebo ho priamo odoslať uloženým kontaktom:
- Pokračovať v úpravách: Zlúčenie pošty sa otvorí ako celok. Teraz máte možnosť dokument sami podpísať, upraviť polia formulára alebo upraviť príjemcov. Dokument už nemôžete rozdeliť na jednotlivé dokumenty. Pri odoslaní dostanú všetci príjemcovia celý dokument.
- Pozvať môžete všetkých: Jedným kliknutím odošlete kompletný mail merge uloženým príjemcom. Všetky kontakty dostanú celý dokument.
Po odoslaní spojenia pošty sa uloží na ovládacom paneli ako jednotlivé dokumenty (možnosť 1) alebo ako kompletný dokument (možnosť 2). Teraz sú na rade príjemcovia, aby dokument(-y) podpísali. Pohodlne sa usaďte a sledujte priebeh.
