LeasePlan je globalno podjetje, specializirano za zagotavljanje rešitev za zakup avtomobilov in upravljanje voznega parka. LeasePlan upravlja vozni park z več kot 1,9 milijona vozil in podjetjem vseh velikosti ponuja celovite storitve za njihova gospodarska vozila. Pri izbiri ustreznega ponudnika za digitalizacijo postopkov podpisovanja je bilo podjetje sproof sign izbrano za poseben primer uporabe.
Portret
Ime podjetja: LeasePlan
Kratek opis projekta:"Poseben primer je spodbudil integracijo platforme za digitalni podpis za interakcijo med nekaterimi našimi glavnimi strankami."
Zakaj sproof sign:"Ena od prednosti sistema sproof sign je zelo enostavno upravljanje velikih količin dokumentov, ki jih je treba podpisati (nalaganje dokumentov in paketno podpisovanje)."
Roland Woerle, zunanji vodja projektov IT
Kako je prišlo do odločitve o uvedbi digitalnega podpisa?
Woerle: "Za e-podpise smo že uporabljali platformo za podpisovanje in bili z njo v bistvu zadovoljni. Za potrebno izdajo približno 4 000 pogodb za 1 500 strank B2B smo morali najti novo rešitev, da smo lahko pogodbe v celoti izpolnili elektronsko, jih poslali in posredovali strankam v obtoku s podpisom.
Naša naloga je bila poiskati ponudnika, ki bi tehnično obvladoval te količine, omogočal tehnični standard kvalificiranih podpisov in bil prilagodljiv našim podrobnim zahtevam.
S temi zahtevami smo se obrnili na več ponudnikov, vendar smo najboljšo rešitev našli v podjetju sproof sign."
Zakaj je projekt temeljil izključno na kvalificiranem podpisu? Katera merila so bila za vas odločilna pri iskanju ustreznega ponudnika e-podpisa?
Woerle: "Nekatere naše stranke ali dobavitelji so želeli pogodbe podpisati samo s kvalificiranim elektronskim podpisom, drugim je zadostoval tudi napredni podpis. Zato smo se morali na zahteve odzivati prožno."
Govorite o "zapletenih poteh s podpisom". Kako bi opisali primer uporabe podpisa sproof?
Woerle: "V družbi LeasePlan ohranjamo storitveno usmerjen pristop do naših strank in se, če je le mogoče, vedno prožno odzivamo na različne potrebe strank. Tako je bilo tudi pri pridobivanju podpisov za pogodbeno dokumentacijo. Naš cilj je bil, da približno 4 000 pogodb vnaprej izpolnimo z vsemi pogodbenimi podatki in jih pripravimo za pooblaščene podpisnike tako, da jih je bilo mogoče samo preveriti, preprosto podpisati in vrniti brez večjega napora."
Torej se je podpis na kupu uporabljal zelo intenzivno?
Woerle: "Serijsko podpisovanje so uporabljali predvsem naši dobavitelji, ki so morali sopodpisovati pogodbe s strankami. Cenili so, da so lahko vse pogodbe, ki so jih do takrat prejeli, podpisali s kvalificiranim podpisom samo enkrat na teden. To funkcijo smo vnaprej intenzivno testirali in dokler količina podatkov v posameznih dokumentih ni bila prevelika, je ta postopek deloval brez težav."
"Ena od prednosti programa sproof sign je zelo enostavno upravljanje velikih količin dokumentov, ki jih je treba podpisati (nalaganje dokumentov in paketno podpisovanje)."
Roland WoerleVodja IT projektov
Kakšne so bile povratne informacije s strani strank - ali je bil digitalni podpis sprejet?
Woerle: "Naša baza strank sega od malih in srednje velikih podjetij do največjih nacionalnih in mednarodnih korporacij. Vendar je bilo sprejetje digitalnega podpisa zelo različno. Medtem ko je nekatera podjetja zanimal postopek podpisovanja brez papirja, so bila druga podjetja, ki niso želela digitalno podpisovati pogodb ali pa njihove notranje politike tega niso dopuščale. V teh primerih so lahko stranke prenesle pogodbe v obliki datotek PDF, jih ročno podpisale in nato ponovno uporabile storitev Sproof za njihov sopodpis.
Tu vidim nekaj dohitevanja za Avstrijo in upam, da bodo podjetja, kot je Sproof, z domačo rešitvijo ustvarila potrebno zaupanje in našim podjetjem omogočila varno, zaupanja vredno in popolnoma digitalizirano rešitev, veliko učinkovitost procesov, prihranek časa in stroškov."
Katere standarde glede varnosti in skladnosti podatkov mora izpolnjevati programska rešitev v vašem podjetju?
Woerle: "Seveda je bilo pomembno, da je rešitev za podpisovanje izpolnjevala vse zahteve glede varstva podatkov. Ker gre za rešitev v oblaku, nam tudi ni bilo treba skrbeti za gostovanje dokumentov."
Kaj vam je najbolj všeč pri znaku sproof?
Woerle: "Poleg tehničnih lastnosti sta bila za nas odločilna hiter odziv in izvajanje naših zahtev ter dobro sodelovanje z ekipo podjetja sproof. podjetje sproof je bilo pri obravnavi zelo dinamično in strokovno, kar smo pri projektu zelo cenili. Na koncu je vse potekalo zelo gladko in bili smo zelo zadovoljni. "
Več zapisov na blogu
Inovativne rešitve za trajnostno prihodnost: partnerstvo med podjetjema sproof sign in Energie AG OberösterreichQES, AES, SES: Pregled vseh standardov e-podpisaDigitalno podpisovanje in trajnost: Kaj morajo podjetja vedeti za obveznost poročanja o družbeni odgovornosti podjetij do leta 2024Direktiva NIS-2 in digitalni podpisi: korak k večji varnosti v digitalnem svetuKako KURZZEiTmiete optimizira pot svojih strank z znakom sproof
