Studentkåren FH Oberösterreich representerar studenterna gentemot University of Applied Sciences Upper Austria. Förutom det juridiska mandatet att företräda studenterna är ÖH FH OÖ ett offentligt företag och omfattas av många förordningar, lagar och ett tillsynsorgan i det federala ministeriet.
University of Applied Sciences Upper Austria (FH OÖ) erbjuder praktikorienterade examensprogram på fyra platser: Hagenberg (datavetenskap, kommunikation och media), Linz (medicinsk teknik och samhällsvetenskap), Steyr (företagsekonomi och management) och Wels (teknik och naturvetenskap). Sedan grundandet 1993 har University of Applied Sciences Upper Austria utvecklats till en ledande utbildningsinstitution med över 5 000 studenter inskrivna läsåret 2023/2024.
Porträtt
Organisationens namn: Studentkåren för FH Oberösterreich (ÖH FH Oberösterreich)
Kort beskrivning av projektet: Digitalisering av studentkåren: Införande av digitala signaturer för att öka effektiviteten i administrativa processer
Varför sproof sign: sproof sign erbjuder en betydande fördel genom möjligheten att bjuda in externa personer att signera via e-post. Dessa personer kan sedan enkelt signera dokument i hela EU med hjälp av en mängd olika signaturmetoder.
Sascha Bauer, ordförande för studentkåren vid University of Applied Sciences i Oberösterreich
Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?
Det finns olika nivåer av representation och administration inom studentkåren. Det krävs dagligen att olika dokument och betalningsgodkännanden lämnas ut. Dessa ansökningar kräver användning av kvalificerade signaturer eller, alternativt, fysiska signaturer och deras originaldokument. Detta är en mycket tidskrävande process. Vi har beslutat att digitalisera och modernisera våra administrativa processer och uppgifter så att vi kan ägna mer tid åt vår egentliga uppgift, nämligen representationsarbetet. Av denna anledning har vi också kopplat sproof sign till vårt interna budgethanteringsverktyg för att i framtiden kunna få dokumenten digitalt signerade av de 3 nödvändiga personerna, utan att behöva lägga tid på att utbyta och skicka runt dem via e-post.
Vilka kriterier var avgörande för dig när du letade efter rätt leverantör av e-signaturer?
Flera kriterier var avgörande för oss när vi letade efter rätt leverantör av e-signaturer. En viktig aspekt var API-anslutningen, eftersom vi var tvungna att skapa denna från ett tredjepartssystem. Det var också viktigt att externa personer enkelt skulle kunna bjudas in att signera via e-post. Ett annat kriterium var att programvaran skulle vara användarvänlig och modern, vilket skulle återspeglas i ett intuitivt användargränssnitt. En leverantör som kombinerar alla dessa krav i en prisvärd programvara är en stor fördel för oss och jag tror att det är en mycket stor pluspunkt för sproof sign. Av dessa skäl bestämde vi oss också för att arbeta med sproof.
För vilka tillämpningar används den digitala signaturen?
Vi använder digitala signaturer för olika tillämpningar. Å ena sidan använder vi dem för att godkänna betalningar, vilket gör att finansiella transaktioner kan godkännas snabbt och säkert. Å andra sidan använder vi dem för interna dokument för att optimera arbetsprocesser och minska administrativa kostnader. Vi använder också den digitala signaturen för dokument från studenter vid University of Applied Sciences Upper Austria. Dessa dokument bekräftar att studenterna har en specifik funktion i den österrikiska studentkåren (ÖH). Den digitala signaturen gör att vi kan skapa och skicka dessa bekräftelser på ett okomplicerat och rättssäkert sätt. Tack vare de många möjliga användningsområdena för den digitala signaturen kan vi arbeta mer effektivt och samtidigt garantera säkerheten för våra dokument.
Hur fungerade molnintegrationen?
Integrationen av molnet implementerades för oss via en partner och gick smidigt. API-integrationen fungerade bra och gjorde det möjligt för oss att sömlöst länka våra befintliga system till den nya signaturlösningen. Att konvertera de relevanta processerna för medarbetarna och introducera dem till dessa nya, moderna arbetssätt är dock en process som tar tid.
Vilka standarder för datasäkerhet och efterlevnad måste en mjukvarulösning uppfylla i din organisation?
Vi som Oberösterreichs studentkår är också föremål för gällande bestämmelser och lagar. Den programvarulösning som vi använder för digitala signaturer måste därför uppfylla flera standarder när det gäller datasäkerhet och överensstämmelse. Å ena sidan är det viktigt att signaturlösningen överensstämmer med EU-förordningen eIDAS, eftersom den definierar det rättsliga ramverket för elektroniska signaturer i Europeiska unionen. Dessutom måste programvaran följa gällande nationella lagar och förordningar så att vi är rättsligt skyddade. För att inte tala om att den måste vara GDPR-kompatibel. Vår lösning bör därför i princip säkerställa att all personlig information och alla dokument behandlas och lagras i enlighet med de strikta kraven i GDPR.
Vad tycker du särskilt om sproof sign?
Det jag särskilt gillar med sproof sign är den tydliga och moderna presentationen av alla applikationer samt den praktiska filterfunktionen för att snabbt identifiera öppna dokument för signering. Batchfunktionen, som gör det möjligt att effektivt QES:a stora mängder dokument på samma gång, är naturligtvis också till stor hjälp. Särskilt vid bearbetning av upp till 400 dokument är denna funktion en verklig lättnad i det dagliga arbetet.
Batchfunktionen, som gör det möjligt att effektivt förse QES med stora mängder dokument på samma gång, är naturligtvis också till stor hjälp. Denna funktion är en verklig lättnad i det dagliga arbetet, särskilt vid bearbetning av upp till 400 dokument.
Sascha BauerOrdförande för studentkåren vid universitetet för tillämpad vetenskap i Oberösterreich
Finns det några speciella fördelar med sproof sign som är särskilt användbara i din bransch?
sproof sign ger oss en betydande fördel genom möjligheten att bjuda in externa personer att signera via e-post. Dessa personer kan sedan enkelt signera dokument i hela EU med hjälp av en mängd olika signaturmetoder.
Fler blogginlägg
"Vi sköter Österrikes bokföring". Den federala bokföringsbyrån (BHAG) signerar digitalt.Digitala signaturer enligt FDA (Part 11) skapar spårbarhet i FDA-reglerade branscherInnovativa lösningar för en hållbar framtid: partnerskapet mellan sproof sign och Energie AG Oberösterreich"sproof hjälper oss att kombinera säkerhet och effektivitet" - Dominik Engel, FH SalzburgSå här signerar du dina avtal digitalt och med garanterad juridisk giltighet