Digital signatur 2.0 - kvalificerad signering utan gränser i hela Europa

Den digitala signaturen är här för att stanna.

När vi på sproof talar om "digital signatur 1.0" syftar vi i allmänhet på digital insamling och utfärdande av signaturer. Många företagare känner redan till fördelarna med en intelligent signaturplattform. Kartläggningen av signaturprocesser eller "signaturarbetsflöden" underlättar viktiga avtals- eller godkännandeprocesser för fler och fler människor, särskilt i affärsmiljön. Det spelar ingen roll om interna signaturer används i ett team eller i hela företaget, eller om externa signaturer, t.ex. från kunder, leverantörer eller klienter, måste erhållas som en prioriterad fråga: Den digitala signaturen har lyckats placera sig överst på listan över framgångsrikt genomförda digitaliseringsinitiativ.

Som med alla "verktyg" är det bara om fördelarna kan skapa ett omedelbart mervärde som man bestämmer sig för att omarbeta etablerade processer och anpassa dem till den nya tiden. Undertecknande av dokument är en av de äldsta affärsprocesserna, så man kan tänka sig att många företag ser en utmaning när det gäller att ersätta traditionell signering med penna på papper.

Det har dock visat sig att även personer som gillar att fatta beslut genom att skriva under för hand, som är vana vid att sätta en signatur som har cementerats genom åren och är full av konst, uppskattar fördelarna med digitala signaturer.

Nyktert betraktat har dessa fördelar med det digitala alternativet till "papper och bläck" blivit för stora. Med enkla beräkningar kan man visa att även med bara några få signaturprocesser som utförs regelbundet kan ett digitalt arbetsflöde göra sig påmint genom betydande besparingar i tid och personalresurser. Naturligtvis kan det vara lockande att underteckna ett viktigt beslut kollektivt på plats för hand. Men: Att signera digitalt innebär 1) besparingar, istället för tråkiga förberedelser och utskick av dokument 2) ingen väntetid på returnerade, signerade dokument 3) enorma besparingar i tryckkostnader, utskickskostnader och papperskostnader.

Slutsatsen är att argumenten är överväldigande och att det bara är ett fåtal företag som ännu inte har planerat att införa en digital signatur.

Förutom de processrelaterade fördelarna och resursbesparingarna har många säkerhetsmedvetna entreprenörer också insett en annan fördel med den digitala signaturen: Om du bestämmer dig för att använda kvalificerad digital signering (QES) av dokument, drar du nytta i hela Europa av det faktum att denna typ av signatur är juridiskt likvärdig med en manuell signatur.

För att göra detta måste personen identifiera sig med sitt pass eller ID-kort och ange en bekräftelsekod via t.ex. sin mobiltelefon. Signaturen är därmed unikt tilldelad en person. Engångsidentifieringen kan dock inte göras var som helst, utan måste utföras av en licensierad leverantör av betrodda tjänster. När du har identifierat dig kan du använda olika signaturplattformar (t.ex. sproof) för att själv underteckna kvalificerade dokument.

sproof har medvetet positionerat sig som en leverantör för företag inom det europeiska rätts- och dataskyddsområdet. Användarupplevelsen har anpassats särskilt för signering med den högsta standarden, kvalificerad signering.

En ny utmaning för digitala signaturprocesser står för dörren

Antalet leverantörer av betrodda tjänster har ökat snabbt under en längre tid. Om jag till exempel måste underteckna ett dokument på ett kvalificerat sätt för ett företag eller en kund och sedan senare för en annan kund, kan det vara nödvändigt för mig att identifiera mig på nytt varje gång. Även om denna process inte är komplicerad, kan den i praktiken vara tidskrävande och onödig om den utförs upprepade gånger.

sproof erbjuder nu för första gången en lösning för detta och gör det möjligt att använda befintliga identifikationer direkt. När ett dokument undertecknas med sproof behöver man alltså inte gå igenom en ny identifiering, utan befintliga identifikationer, som ID Austria, kan användas direkt.

"När vi analyserade det nya problemet rådfrågade vi olika lösningar på problemet, av vilka några var mycket framgångsrika", säger Clemens Brunner, VD och medgrundare av sproof. "Vi fann en lämplig förebild i Stripes lösning och gjorde ofta jämförelser med företagets affärsmodell när vi strategiskt planerade vår lösning. Stripes lösning med att skapa en central plattform för interoperabla betalningsprocesser var en stor förändring för tusentals webbutiker på den tiden." Vi hittade tydliga paralleller i denna framgångshistoria till vår lösningsstrategi för interoperabel kvalificerad signering i Europa.

Det centrala gränssnittet för kvalificerad signering i Europa släpptes som betatest

Den lösning som sproof presenterar uppfinner digital signering i Europa på nytt och gör den för första gången tillgänglig för många människor på ett enkelt sätt med låg tröskel. Detta föregicks av ett intensivt utvecklingsarbete, där experter från områdena UI/UX, mjukvaruutveckling och kryptografi deltog i nära samarbete.

Efter att problemet hade identifierats och analyserats med hjälp av kvalitativa expertintervjuer var nästa steg en flera veckor lång design thinking-process, som resulterade i en omfattande designstudie.

Den färdiga prototypen överfördes nyligen till en officiell betatestfas med utvalda power:users, kunder och investerare. Målet med betafasen är att intensivt testa användbarheten och det nya arbetsflödet. Samtidigt kommer listan över integrerade QES-leverantörer att utökas successivt. I slutändan vill sproof bli den överlägsna plattformen för kvalificerade signeringsprocesser i Europa. "Vi har utvecklat en plattform som kan växa med våra kunder, från små advokatbyråer till internationellt verksamma företag. QES-gränssnittet hjälper oss också att nå nästa milstolpe: Från och med nu vill vi öppna nya marknader och, förutom ytterligare expansion i Tyskland och Österrike, även rikta in oss på utvalda länder i Central- och Östeuropa samt de baltiska staterna", tillägger Fabian Knirsch, CTO och medgrundare av sproof.