Använda formulär och fält

Lista över alla formulärfält

sproof sign erbjuder dig ett omfattande urval av formulärfält så att det inte finns några begränsningar när du förbereder dina dokument:

1. Underskrift: Underskriftsposition där dokumentet undertecknas med hela namnet
2. Initialer: Underskriftsposition där namnets initialer undertecknas
3. Namn: Förnamn, efternamn eller fullständigt namn
4. E-postadress: E-postadress
5. Organisation: t.ex. företag, arbetsgivare etc.
6. Adress: Adress: Delvis eller fullständig adress
7. Postnummer: Postnummer: Postnummer
8. Land: Land: Information om land
9. Datum: Datum: Datum: Datum
10. IBAN: Internationellt bankkontonummer
11. Text (fast): skrivskyddad text som är fast på dokumentet utan att dokumentet behöver undertecknas
12. Text (text): Textfält som kan fyllas med valfri text
13. Väljbox: En rullgardinsmeny med ett eller flera valalternativ, som måste anges av avsändaren
14. Checkbox (kryssruta): Checkboxar används ofta för flervalsfrågor, eller för att ge bekräftelse eller acceptera villkor
15. Radiobox: Radioboxar används ofta för envalsfrågor där personer ombeds att välja ett svar från en grupp av svar
16. Datumfält: Datum
17. Filuppladdning: Ladda upp upp till 3 filer som bilagor (dokument- och bildformat tillåtna)

Placera och konfigurera formulärfält

Så här kan du placera och konfigurera formulärfält i sproof sign:

1. Du hittar en lista över alla tillgängliga formulärfält i det högra sidofältet. Sidofältet ser olika ut beroende på om du placerar fält för dig själv eller för dina mottagare.
2. Dra och släpp ett fält på dokumentet för att placera det där. Du kan välja ett fält genom att klicka på det. Om du vill flytta ett fält håller du musknappen nedtryckt och drar det till en annan position.
3. När du har valt ett fält visas en overlay direkt ovanför fältet, som innehåller följande funktioner: Ändra tilldelning, Öppna fältinställningar, Duplicera fält, Förminska/förstora teckensnitt och Radera fält.
4. Klicka på pennikonen för att öppna fältinställningarna i höger sidofält: Här kan du t.ex. ändra tilldelningen, markera fältet som ett obligatoriskt fält och göra andra inställningar som hör till fältet.

Förhandsgranskning

Förhandsgranskningen är så att säga en utskriftsförhandsgranskning. Den visar hur dokumentet kommer att se ut när du laddar ner det vid den här tidpunkten. Denna funktion är viktig eftersom alla formulär- och signeringsfält utom fältet "Text (fast)" endast är fasta när ett dokument har signerats. Det innebär att de INTE visas i förhandsgranskningen före signeringen. Du kan använda förhandsgranskningen för att kontrollera vilka fält som redan är fixerade i dokumentet och vilka som inte är det.

1. I det här exemplet kan du se en skrivskyddad text ("Text (fast)"-fält), ett namnfält och en signaturposition.
2. Du kan öppna förhandsgranskningen genom att klicka på förhandsgranskningsknappen i den övre menyraden.

1. Den skrivskyddade texten är synlig i dokumentet eftersom den är fixerad när dokumentet laddas ner, oavsett om det finns en signatur eller inte.
2. Namnfältet och signaturpositionen visas inte i förhandsgranskningen, eftersom de inte fixeras på dokumentet förrän det har signerats.
3. Du kan ladda ner dokumentet som det är.
4. Stäng förhand sgranskningen via knappen Stäng längst ned eller via X-ikonen längst upp till höger

Meddelandefält och snabbåtkomst

Du har två alternativ för att gå igenom och fylla i formulärfält i ditt dokument: Antingen direkt i dokumentet eller via det s.k. meddelandefältet.

1. I meddelandefältet* visas för vem du för närvarande placerar formulärfält, dvs. antingen 1) för dig själv, 2) för en mottagare eller 3) odelade (allmänna) fält.
2. Informationen inom parentes visar hur många fält du redan har placerat ut för den här personen och hur många av dem som redan är ifyllda. Checkikonen är grå tills åtminstone alla obligatoriska fält har fyllts i och dokumentet kan signeras.
3. Du kan använda pilarna för att snabbt och enkelt navigera genom fälten för respektive person.
4. Den gröna knappen med pennikonen öppnar snabbåtkomsten.
5. Alla formulärfält för respektive person listas i snabbåtkomsten och kan fyllas i på en gång. Vissa fält, t.ex. underskriftsfält, måste dock kontrolleras direkt på dokumentet. Du kan använda ikonen till höger om ett fält för att hoppa direkt till det relevanta fältet i dokumentet.
6. Du kan filtrera fälten för att få en bättre överblick över fält som redan har fyllts i och de som fortfarande är öppna.

Formulärfält i praktiken

Det finns fem användningsfall för hur du kan använda formulärfält:

• Du laddar upp ett dokument och placerar ut allmänna formulärfält som kan fyllas i av vem som helst.
• Du laddar upp ett dokument och placerar ut formulärfält för dig själv, som kan fyllas i i förväg.
• Du laddar upp ett dokument, lägger till mottagare och placerar ut tilldelade formulärfält för dem.
• Du laddar upp ett dokument med befintliga formulärfält.
• Du tar emot ett dokument och fyller i de formulärfält som finns i det.

Dessa fem användningsfall kan också kombineras och beskrivs mer i detalj nedan.

Användningsfall 1: Ladda upp ett dokument och placera allmänna formulärfält

Som beskrivs under "Typer av formulärfält" är allmänna fält inte tilldelade någon och kan därför fyllas i av vem som helst. Men bara tills den första personen signerar dokumentet, då är de fixerade på dokumentet. För att placera allmänna fält laddar du upp ett dokument och väljer " Redigera dokument" i den högra sidofältet.

1. Dra och släpp allmänna fält från den högra sidofältet till dokumentet.
2. Gör inställningar för fältet om det behövs. Detta gör du genom att klicka på pennikonen.
3. Antalet generella fält visas i meddelandefältet. Använd pilarna för att navigera genom fälten eller fyll i dem direkt i snabbfyllnadsläget.

Tänk alltid på att de generella fälten skrivs så snart någon signerar dokumentet. Så om du vill att fälten ska fyllas i av en mottagare måste du antingen signera dokumentet innan du placerar ut fälten eller först efter att en av dina kontakter har fyllt i fälten och signerat dokumentet.

Användningsfall 2: Ladda upp dokument och placera formulärfält som tilldelats dig

Om du vill placera ut formulärfält för dig själv laddar du upp ett dokument och väljer " Signera själv " i höger sidofält.

1. Du hittar formulärfälten på den tredje fliken. Det är viktigt att du tidigare har valt en signaturtyp och en signaturstil, annars kommer du inte att kunna placera några fält på dokumentet.
2. Dra och släpp nu ett valfritt antal formul ärfält på dokumentet. Som redan beskrivits i avsnittet "Typer av formulärfält" är fördefinierade fält redan fyllda med dina data, vilket sparar tid när du fyller i fälten. Du kan när som helst redigera innehållet i dem.
3. Antalet fält som har ställts in för dig visas i meddelandefältet. Använd pilarna för att navigera genom fälten eller fyll i dem direkt i snabbfyllnadsläget.
4. Signera sedan dokumentet för att registrera din signatur och andra formulärfält på dokumentet.

Om du vill kan du sedan bjuda in kontakter att signera. Du kan läsa mer om detta i nästa avsnitt "Användningsfall 3: Ladda upp dokument och placera formulärfält för kontakter".

Användningsfall 3: Ladda upp dokument och placera formulärfält för kontakter

För att placera formulärfält som uttryckligen är tilldelade en specifik mottagare, ladda upp ett dokument och välj "Mottagare " i höger sidofält. Lägg till en eller flera kontakter och definiera signeringsordning, roller etc. om det behövs. Klicka på "Next" för att gå vidare till nästa steg. Du kan nu placera ut formulärfält för dina mottagare. Observera att minst en signaturposition måste ställas in för alla undertecknande personer.

1. I detta urvalsfält kan du se vilken mottagare som för närvarande är vald. Klicka på fältet för att välja en annan person från listan. Du kan också välja " Alla " om du vill placera ut allmänna fält.
2. Dra och släpp nu valfritt antal formulärfält för den valda personen i dokumentet.
3. Antalet fält för den valda personen visas i meddelandefältet. Använd pilarna för att navigera genom fälten eller fyll i dem direkt för respektive person i snabbfyllnadsläget.
4. Växla sedan till nästa person - antingen via valfältet högst upp i sidofältet eller via knappen längst ned.

Upprepa detta tills du har placerat ut de nödvändiga formulärfälten för alla kontakter. Därefter kan du skapa din inbjudan.

Användningsfall 4: Ladda upp ett dokument med befintliga formulärfält

Om du laddar upp ett dokument med befintliga formulärfält kommer de att identifieras av sproof sign och du kan bestämma hur du ska gå vidare:

1. Ta över fält: Formulärfälten tas över och placeras i dokumentet som allmänna fält. De kan tilldelas någon senare eller fyllas i direkt.
2. Spara formulärdata: Om formulärfälten redan har fyllts i med ett annat verktyg (t.ex. Adobe Acrobat Reader) kan du spara de inmatade uppgifterna direkt i dokumentet. De kan då inte längre redigeras.
3. Ta bort formulärfält: Alla identifierade fält och deras innehåll tas bort från dokumentet.

Om du har valt alternativ 1 placeras de identifierade formulärfälten i dokumentet som allmänna fält. Du kan fylla i dem själv eller tilldela dem till någon. För att göra detta går du till "Mottagare " och bjuder in kontakter. Om du klickar på "Nästa" kommer du i nästa steg att få frågan om du vill tilldela fälten till någon. Välj en av dina mottagare.

Tips: Du kan bara tilldela alla fält på en gång i det här steget. Om du vill tilldela enskilda fält till någon annan ska du först tilldela alla fält till en person och sedan ändra tilldelningen av motsvarande fält direkt i dokumentet.

Användningsfall 5: Ta emot ett dokument och fylla i befintliga fält

Om du har fått ett dokument från någon för underskrift, öppna det som vanligt via länken i e-postmeddelandet eller via din sproof dashboard och navigera till "Signera själv".

1. I den tredje fliken i sidofältet ser du en lista över alla formulärfält som är relevanta för dig.
2. I det här exemplet är allmänna fält (grå), fält som tilldelats dig (blå ) och fält för andra mottagare (andra färger, halvgenomskinliga ) inställda. Obligatoriska fält som tilldelats dig och allmänna obligatoriska fält måste fyllas i innan du kan underteckna dokumentet.
3. Du kan också se hur många fält som är inställda för dig i meddelandefältet. Använd pilarna för att navigera genom fälten och fylla i dem i dokumentet eller gå till snabbfyllningsläget för att fylla i fälten.
4. När du har fyllt i alla obligatoriska fält i formuläret kan du underteckna dokumentet.

Om avsändaren har angett ett fält för filuppladdning för dig kan du ladda upp de filer som krävs direkt när du fyller i formulärfälten:

1. Du kan se vilka filer du ska ladda upp direkt bredvid uppladdningsfältet på dokumentet samt i sidofältet.
2. Börja nu ladda upp filerna individuellt. Detta gör du genom att klicka i respektive fält och välja rätt fil i din filbläddrare. Observera att avsändaren har angett vilka format som är tillåtna (dokument och/eller bilder). Varje fil får vara maximalt 5 MB stor.
3. En markerad fil kan tas bort genom att klicka på papperskorgssymbolen och sedan laddas upp på nytt.
4. Filer kan också laddas upp med hjälp av quick fill-läget.

Viktigt att tänka på: Signera dokumentet först efter att du har fyllt i alla fält och laddat upp filer.