Avtal
Vi använder cookies på vår webbplats för att ge dig bästa möjliga upplevelse. Genom att klicka på "Acceptera allt" godkänner du användningen av alla cookies och vår integritetspolicy.
Skicka sammanslagna e-postmeddelanden
Mail merges är ett populärt sätt att skicka ett dokument/kontrakt med samma layout till ett stort antal mottagare på en gång. I den här handledningen vill vi visa dig hur du kan använda sproof sign för att skicka genererade formulärbrev till de enskilda mottagarna för signatur.
Uppdaterad den 22.05.2024
Postfusionsbrev kan skapas med hjälp av olika verktyg. Det mest populära programmet för att skapa sammanslagna brev är Microsoft Word. Problemet hittills har varit att det går att skicka ut sammanslagna brev med MS Word (eller andra verktyg), men det går inte att få några underskrifter. Det är därför sproof sign har implementerat en funktion för att ladda upp sammanslagna brev inklusive listan över mottagare och få deras signaturer.
Viktiga funktioner:
- Ladda upp formulärbrev + lista över mottagare
- Mail merge känns igen av sproof sign
- Mottagarna identifieras av sproof sign
- Mail merge delas upp i enskilda dokument
- Varje mottagare får ett eget, separat dokument med en begäran om att underteckna det
- Undertecknade dokument returneras automatiskt till avsändaren
Mail merge-funktionen fungerar både via sproof sign användargränssnitt och via API:et. Den genererade e-postsammanslagningen, inklusive markeringar, kan sedan laddas upp i applikationen eller som en del av en API-begäran.
Begränsningar:
- sproofs funktion för sammanslagning av försändelser är INTE avsedd att kopiera eller ersätta en fullständig funktion för sammanslagning av försändelser (t.ex. i Word).
Referenser och ytterligare länkar:
- Handledning om att samla in underskrifter (utan arbetsflöde )
- Handledning om att samla in underskrifter ( med arbets flöde)
- Handledning om instrumentpanelen - dokumentvyn
Instruktioner steg för steg
Börja med att skapa din mailmerge med ett lämpligt verktyg. I denna handledning använder vi Microsoft Word. Här kan du steg för steg lära dig hur du skapar en e-postfusion med Microsoft Word . För att sproof senare ska kunna läsa av kontaktpersonernas/underskrifternas positioner och dela upp e-postsammanslagningen på rätt sätt måste du ange följande markörer när du skapar e-postsammanslagningsmallen:
- Markör för signaturposition: Lägg till följande markör på den position där signaturen ska placeras senare. Här är det viktigt att du använder platshållare istället för riktiga kontaktuppgifter (i det här exemplet förnamn, efternamn och e-postadress). Platshållarna kommer senare att ersättas av kontaktuppgifter från din lista: {sproof{"Förnamn", "Efternamn", "E-postadress" ,1}sproof}
- Markör i slutet av mallen: En markör krävs i slutet av mallen för att sproof senare ska kunna känna igen de ställen där e-postfusionen ska delas upp. Om mallen till exempel är tre sidor lång ska du infoga markören i slutet av den sista sidan: {sproof{slut}sproof}
Tips: När du har placerat alla markörer på rätt sätt ändrar du textfärgen till vit så att de inte visas i dokumentet senare, men sproof kan fortfarande läsa dem. Exportera sedan din e-postfusion som en PDF.
Känner du redan till vår sproof sign-integration för MS Word? Ta reda på mer om den här .
När du har skapat e-postsammanslagningen och exporterat den som PDF-fil laddar du upp den till sproof sign direkt eller via API:et. sproof sign känner automatiskt igen ditt dokument som en e-postsammanslagning. Du har nu följande alternativ:
- Lista över lagrade mottagare: Klicka på knappen "Visa alla" för att visa den fullständiga listan över mottagare. Felaktiga poster i din kontaktlista är markerade med rött. Om det behövs, korrigera felet och ladda upp dokumentet igen.
- Som standard delar sproof sign upp e-postsammanslagningen i enskilda dokument, som skickas till respektive mottagare. Alternativt kan du öppna e-postsammanslagningen utan att dela upp den. Det första alternativet förklaras mer i detalj nedan innan det alternativa alternativet visas. I båda fallen klickar du på "Fortsätt" för att gå vidare till nästa steg.
Alternativ 1: Dela upp e-postfusionen i enskilda dokument och skicka ut (standard)
Efter att sproof sign har delat upp din e-postfusion i enskilda dokument kan du göra valfria inställningar för din inbjudan i nästa steg:
- Ange en signaturtyp för dokumentet.
- Ange ett datum för automatisk på minnelse och hur ofta påminnelserna ska komma.
- Ange ett förfallodatum för dokumentet så att det inte längre kan signeras vid ett senare tillfälle.
- Lägg till ett personligt meddelande som skickas med e-postmeddelandet med inbjudan. Du kan också välja bland tidigare meddelanden.
- Öppna fliken " Ytterligare inställningar " för fler alternativ för att konfigurera din inbjudan.
- Klicka på "Skicka inbjudningar" för att skicka ett individuellt dokument för signering till varje mottagare.
Alternativ 2: Dela inte upp e-postsammanslagningen i enskilda dokument och ladda upp den
Om du har valt att inte dela upp e-postsammanslagningen i enskilda dokument när du laddar upp den, öppnas den som ett sammanhängande dokument i sproof sign. Lagrade mottagare förblir sparade. Du kan nu redigera dokumentet ytterligare eller skicka det direkt till de lagrade kontakterna:
- Fortsätt redigera: Mail merge öppnas i sin helhet. Du har nu möjlighet att själv signera dokumentet, justera formulärfält eller redigera mottagarna. Du kan inte längre dela upp dokumentet i enskilda dokument. När du skickar det kommer alla mottagare att få hela dokumentet.
- Bjudin alla: Skicka hela e-postfusionen till de lagrade mottagarna med ett klick. Alla kontakter kommer att få hela dokumentet.
När du har skickat e-postsammanslagningen sparas den i din instrumentpanel som enskilda dokument (för alternativ 1) eller som ett komplett dokument (för alternativ 2). Nu är det mottagarnas tur att signera dokumentet/dokumenten. Luta dig tillbaka och håll ett öga på utvecklingen.
