Uzyskiwanie podpisów (z obiegiem podpisów)

Najpierw ważna informacja:

• Osoba zapraszająca zawsze płaci za podpisy
• Państwa kontrahent nie musi posiadać konta sproof sign i może po prostu otworzyć Państwa zaproszenie (np. e-mailem) za pomocą dowolnego urządzenia mobilnego (smartfon, komputer, tablet) i postępować zgodnie z instrukcjami.

Instrukcje krok po kroku

W tym samouczku chcielibyśmy pokazać Państwu, w jaki sposób można obrainować podpisy za pomocą inteligentnych przepływów pracy. Tak zwany przepływ pracy pomaga mapować nawet złożone procesy podpisów i umożliwia ich ponowne wykorzystanie. Więcej informacji na temat przepływów pracy znajdą Państwo w samouczku Tworzenie i używanie przepływów pracy .

Po zalogowaniu mają Państwo kilka możliwości przesłania jednego lub więcej dokumentów do folderu dokumentów. Mogą Państwo również rozpocząć od szablonu, który chcą Państwo wysłać do podpisu.

Dokument lub dokumenty zostaną otwarte w widoku edytora aplikacji sproof sign. Proszę otworzyć zakładkę "Odbiorcy" po prawej stronie.

Proszę kliknąć pole wyszukiwania w prawym pasku bocznym pod "Dodaj odbiorców". Ten samouczek dotyczy korzystania z przepływu pracy w celu uzyskania podpisów. Więcej informacji na temat przepływów pracy można znaleźć w module szkoleniowym [Tworzenie i używanie przepływów pracy](sproofacademyworkflowlink ). Aby wybrać jeden z przepływów pracy, proszę wykonać następujące czynności:

1. w nakładce proszę kliknąć ikonę książki z tekstem "Wybierz z kontaktów i przepływów pracy". Otworzy się ekran z listą wszystkich kontaktów, grup i przepływów pracy.
2. Na górze można filtrować według kontaktów, grup lub przepływów pracy. Aby łatwiej znaleźć przepływ pracy, proszę kliknąć "Przepływy pracy".
3. Aby wybrać przepływ pracy, proszę kliknąć zielony plus (+) w odpowiedniej pozycji na liście.
4. Następnie można potwierdzić wybór, klikając zielony przycisk "Zastosuj wybór".

Po dokonaniu wyboru proszę kliknąć "Dalej".

Ustawienia wybranego przepływu pracy zostały zastosowane. W każdej chwili można jednak dostosować ustawienia. Można na przykład dodać więcej osób lub usunąć osoby zapisane w przepływie pracy z listy odbiorców. Ogólnie rzecz biorąc, dostępne są następujące opcje:

1. Zdefiniowanie kolejności, w jakiej zaproszone osoby muszą wykonywać Państwa interakcje (podpisywanie, przeglądanie, zatwierdzanie). Można również określić, czy odbiorcy mają podpisywać się przy użyciu określonego standardu podpisu (AES/QES). Jeśli nie wprowadzą Państwo tego ustawienia, zaproszone osoby same dokonają wyboru. Dzięki sproof sign, Państwo i Państwa kontrahent podpisujecie w 100% zgodnie z eIDAS za pomocą zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki zintegrowanemu interfejsowi dla wszystkich dostawców eID, wszyscy dostawcy eID z całej Europy są dostępni dla Państwa lub osób zaproszonych do złożenia podpisu. Na przykład ID-Austria lub niemiecki dowód osobisty z funkcją online.
2. Poniżej znajduje się lista Państwa odbiorców. Jeśli zaznaczyli Państwo pole wyboru "Ustaw kolejność", mogą Państwo teraz przeciągnąć i upuścić poszczególne osoby w żądanej kolejności.
3. Klikając ikonę z trzema kropkami, można wprowadzić ustawienia dla danej rundy. Na przykład można określić, że tylko jedna osoba z tej rundy musi podpisać/przeglądać/zatwierdzać w imieniu innych osób.
4. Klikając ikonę strzałki (>) obok odbiorcy, można uzyskać dostęp do ustawień dla danej osoby. Zostały one wyjaśnione bardziej szczegółowo na innej grafice.

W ustawieniach odbiorcy mają Państwo następujące opcje:

1. proszę kliknąć ikonę ołówka, aby dostosować dane osobowe osoby (np. imię i nazwisko)
2. zdefiniować rolę osoby: można wybrać pomiędzy "Podpisującym", "Przeglądającym" i "Zatwierdzającym". Osoba podpisująca musi podpisać dokument. Osoba przeglądająca może tylko przeglądać dokument, a osoba zatwierdzająca musi wyrazić zgodę (zatwierdzić). Ważne: Osoby podpisujące i zatwierdzające mają wpływ na postęp przepływu pracy. Oznacza to, że jeśli osoba na wyznaczonym stanowisku nie podpisze lub nie zatwierdzi dokumentu, proces nie może zostać ukończony. Nie dotyczy to osoby przeglądającej!
3. proszę określić indywidualny typ podpisu dla danej osoby: Indywidualny typ podpisu zastępuje ustawienia ogólnego typu podpisu dokumentu. Informacja: Jeśli chcą Państwo, aby Państwa kontrahent podpisał się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), ale ta osoba nie posiada QES, mogą Państwo pokryć koszty identyfikacji. Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w samouczku Podpisy na żądanie .
4. Mogą Państwo usunąć odbiorcę, klikając czerwony przycisk.

Proszę kliknąć ikonę X w prawym górnym rogu, aby powrócić do listy odbiorców.

W drugim kroku można umieścić symbole zastępcze podpisów i inne pola formularzy dla odbiorców. Jeśli zostały one już zdefiniowane w przepływie pracy, zostaną one zastosowane automatycznie. Ważne: Należy ustawić co najmniej jedną pozycję podpisu na sygnatariusza.

1. W tym miejscu można sprawdzić, dla którego sygnatariusza definiowana jest pozycja podpisu i pola formularza. Za pomocą menu rozwijanego można przełączać się między odbiorcami.
2. Proszę umieścić co najmniej jeden symbol zastępczy na odbiorcę w dokumencie, aby zdefiniować pozycję podpisu i kontynuować. Można wybrać podpis (pełne imię i nazwisko) lub inicjały (np. A.B.). Oba są równoważnymi podpisami.
3. Tutaj znajdą Państwo dodatkowe pola formularza, które są przypisane do odbiorcy i mogą być wypełnione tylko przez tę osobę. Proszę umieścić je na dokumencie metodą "przeciągnij i upuść". (Uwaga: Pola bez przypisania - tak zwane pola ogólne - które mogą być wypełnione przez dowolnego odbiorcę, można dodać w menu w sekcji "Edytuj dokument" lub po wybraniu opcji "Nieprzypisany" jako odbiorcy podczas zapraszania kontaktów).

Rozmiar i położenie można dostosować dla wszystkich symboli zastępczych podpisów i pól formularzy. Proszę kliknąć na zielony X, aby ponownie usunąć pole. W widoku miniatur po lewej stronie można zobaczyć, na której stronie zostały umieszczone pola formularzy i symbole zastępcze podpisów dla których odbiorców. Małe wskaźniki mają inny kolor dla każdej osoby.

Po zakończeniu przygotowywania dokumentu proszę kliknąć "Dalej".

W trzecim kroku można skonfigurować zaproszenie e-mail. Administrator Państwa planu (lub Państwo jako administrator) mogli ustawić domyślne teksty wiadomości e-mail. Mogą je Państwo dostosować. Więcej informacji o tym, jak można wstępnie zdefiniować teksty wiadomości e-mail jako administrator, można znaleźć w module Opcje brandingu .

1. Proszę zdefiniować temat: Proszę wybrać unikalny temat, który będzie wyświetlany osobom zaproszonym jako "tytuł" wiadomości e-mail.
2. Ogólny tekst zaproszenia jest taki sam dla wszystkich odbiorców. Proszę utworzyć wiadomość lub wybrać jedną z poprzednich wiadomości.
3. Można również utworzyć indywidualną wiadomość dla każdego odbiorcy, która będzie wyświetlana tylko dla danej osoby. W tym miejscu można na przykład dodać spersonalizowane informacje i wyjaśnienia.

Dalsze ustawienia można wprowadzić w czwartym i ostatnim kroku:

1. Ustaw przypomnienie i/lub termin płatności: Data przypomnienia określa czas, od którego będą wysyłane automatyczne przypomnienia. Termin płatności określa datę, do której zaproszone osoby muszą zakończyć swoje działania.
2. W ustawieniach dodatkowych można na przykład zezwolić na przesyłanie dokumentu dalej. Jeśli zaproszona osoba przekaże dokument dalej, upoważni to kogoś innego do podpisania go zamiast faktycznej osoby. Można również określić, czy sfinalizowany dokument powinien zostać wysłany na końcu. Można również zdefiniować język zaproszenia w wiadomości e-mail.
3. Na koniec proszę kliknąć zielony przycisk "Wyślij zaproszenie", aby wysłać zaproszenia do odbiorców.

Nakładka informuje, że zaproszenia zostały wysłane. Jeśli dokonali Państwo zmian w wybranym przepływie pracy, można go zaktualizować. W tym celu należy kliknąć zielony przycisk "Update workflow".

Po wysłaniu dokumentu można śledzić postęp podpisów w dokumencie w sekcji "Odbiorcy" i na pulpicie nawigacyjnym.

Po zaproszeniu można dostosować ustawienia przypomnienia w dokumencie, wyświetlić ustawienia ogólne i dodać dodatkowych odbiorców do dokumentu.

Klikając strzałkę (>) obok osoby, która nie złożyła jeszcze podpisu, można edytować pola ustawione dla tej osoby, ponownie wysłać zaproszenie lub całkowicie usunąć odbiorcę.