Umowa
Na naszej stronie internetowej używamy plików cookie, aby zapewnić Państwu jak najlepsze doświadczenia. Klikając "Akceptuj wszystko", wyrażają Państwo zgodę na stosowanie wszystkich plików cookie oraz na naszą politykę prywatności.
Wysyłanie korespondencji seryjnej
Łączenie poczty to popularny sposób wysyłania dokumentu/umowy o tym samym układzie do dużej liczby odbiorców za jednym razem. W tym poradniku chcielibyśmy pokazać Państwu, w jaki sposób można wykorzystać sproof sign do wysyłania wygenerowanych formularzy listów do poszczególnych odbiorców w celu ich podpisania.
Aktualizacja na 22.05.2024
Listy korespondencyjne mogą być tworzone przy użyciu różnych narzędzi. Najpopularniejszym programem do tworzenia listów łączonych jest Microsoft Word. Dotychczas problem polegał na tym, że listy łączone można wysyłać za pomocą MS Word (lub innych narzędzi), ale nie można uzyskać podpisów. Dlatego sproof sign zaimplementował funkcję przesyłania korespondencji seryjnej wraz z listą odbiorców i uzyskiwania ich podpisów.
Kluczowe cechy:
- Przesyłanie formularza listu + lista odbiorców
- Łączenie poczty jest rozpoznawane przez sproof sign
- Odbiorcy są rozpoznawani przez sproof sign
- Korespondencja seryjna jest dzielona na osobne dokumenty
- Każdy odbiorca otrzymuje własny, oddzielny dokument z prośbą o jego podpisanie
- Podpisane dokumenty są automatycznie zwracane do nadawcy
Funkcja korespondencji seryjnej działa zarówno za pośrednictwem interfejsu użytkownika sproof sign, jak i interfejsu API. Wygenerowaną korespondencję seryjną, w tym oznaczenia, można następnie przesłać w aplikacji lub jako część żądania API.
Ograniczenia:
- Funkcja korespondencji seryjnej sproof NIE jest przeznaczona do kopiowania lub zastępowania pełnej funkcji korespondencji seryjnej (np. w programie Word).
Referencje i dalsze linki:
- Samouczek dotyczący zbierania podpisów ( bez przepływu pracy)
- Samouczek dotyczący zbierania podpisów (z przepływem pracy)
- Samouczek dotyczący pulpitu nawigacyjnego - widok dokumentu
Instrukcje krok po kroku
Proszę rozpocząć od utworzenia korespondencji seryjnej za pomocą odpowiedniego narzędzia. W tym poradniku użyjemy programu Microsoft Word. Tutaj dowiedzą się Państwo, jak krok po kroku utworzyć korespondencję seryjną w programie Microsoft Word. Aby sproof mógł później odczytać pozycje kontaktów/podpisów i poprawnie podzielić korespondencję seryjną, należy ustawić następujące znaczniki podczas tworzenia szablonu korespondencji seryjnej:
- Znacznik pozycji podpisu: Proszę dodać następujący znacznik w miejscu, w którym podpis ma zostać umieszczony później. Ważne jest, aby użyć symboli zastępczych zamiast rzeczywistych danych kontaktowych (w tym przykładzie FirstName, LastName i EmailAddress). Symbole zastępcze zostaną później zastąpione danymi kontaktowymi z Państwa listy: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}.
- Znacznik na końcu szablonu: Znacznik jest wymagany na końcu szablonu korespondencji seryjnej, aby sproof mógł później rozpoznać miejsca, w których korespondencja seryjna ma zostać podzielona. Na przykład, jeśli szablon ma trzy strony, proszę wstawić znacznik na końcu ostatniej strony: {sproof{end}sproof}.
Wskazówka: Po prawidłowym umieszczeniu wszystkich znaczników, proszę zmienić kolor tekstu na biały, aby nie pojawiały się one później w dokumencie, ale sproof nadal mógł je odczytać. Następnie proszę wyeksportować korespondencję seryjną jako plik PDF.
Czy znają już Państwo naszą integrację sproof sign dla MS Word? Więcej informacji znajdą Państwo tutaj .
Po utworzeniu korespondencji seryjnej i wyeksportowaniu jej jako pliku PDF, należy przesłać go do sproof sign bezpośrednio lub za pośrednictwem interfejsu API. sproof sign automatycznie rozpoznaje dokument jako korespondencję seryjną. Mają Państwo teraz następujące opcje:
- Lista zapisanych odbiorców: Proszę kliknąć przycisk "Pokaż wszystko", aby wyświetlić pełną listę odbiorców. Nieprawidłowe wpisy na liście kontaktów są podświetlone na czerwono. W razie potrzeby proszę poprawić błąd i ponownie przesłać dokument.
- Domyślnie sproof sign dzieli korespondencję seryjną na poszczególne dokumenty, które są wysyłane do odpowiednich odbiorców. Alternatywnie można otworzyć korespondencję seryjną bez podziału. Pierwsza opcja została wyjaśniona bardziej szczegółowo poniżej, zanim pokazana zostanie opcja alternatywna. W obu przypadkach proszę kliknąć "Kontynuuj", aby przejść do następnego kroku.
Opcja 1: Rozdzielenie korespondencji seryjnej na poszczególne dokumenty i wysłanie (standard)
Po podzieleniu przez sproof sign korespondencji seryjnej na poszczególne dokumenty, w następnym kroku można wprowadzić opcjonalne ustawienia dla zaproszenia:
- Określić typ podpisu dla dokumentu.
- Ustawić datę automatycznego przypom nienia i częstotliwość przypomnień.
- Ustawić datę wymagalności dokumentu, aby nie można go było podpisać w późniejszym terminie.
- Dodać osobistą wiadomość, która zostanie wysłana wraz z wiadomością e-mail z zaproszeniem. Można również wybrać jedną z poprzednich wiadomości.
- Proszę otworzyć zakładkę "Dodatkowe ustawienia", aby uzyskać więcej opcji konfiguracji zaproszenia.
- Proszę kliknąć "Wyślij zaproszenia", aby wysłać każdemu odbiorcy indywidualny dokument do podpisania.
Opcja 2: Proszę nie dzielić korespondencji seryjnej na osobne dokumenty i przesłać je.
Jeśli wybrali Państwo opcję nie dzielenia korespondencji seryjnej na osobne dokumenty podczas przesyłania, zostanie ona otwarta jako ciągły dokument w sproof sign. Zapisani odbiorcy pozostaną zapisani. Można teraz dalej edytować dokument lub wysłać go bezpośrednio do zapisanych kontaktów:
- Proszękontynuować edycję: korespondencja seryjna zostanie otwarta w całości. Mają Państwo teraz możliwość samodzielnego podpisania dokumentu, dostosowania pól formularza lub edycji odbiorców. Nie można już podzielić dokumentu na osobne dokumenty. Po wysłaniu wszyscy odbiorcy otrzymają cały dokument.
- Zaproś wszystkich: Jednym kliknięciem można wysłać kompletną korespondencję seryjną do zapisanych odbiorców. Wszystkie kontakty otrzymają cały dokument.
Po wysłaniu korespondencji seryjnej zostanie ona zapisana na pulpicie nawigacyjnym jako pojedynczy dokument (w przypadku opcji 1) lub jako kompletny dokument (w przypadku opcji 2). Teraz kolej na podpisanie dokumentów przez odbiorców. Proszę usiąść wygodnie i obserwować postępy.
