Tworzenie i używanie przepływów pracy

Poniżej pokażemy Państwu, w jaki sposób można optymalnie wykorzystać przepływy pracy. Oto przegląd: A) Tworzenie przepływów pracy B) Korzystanie z przepływów pracy C) Aktualizowanie przepływów pracy D) Udostępnianie przepływów pracy zespołowi

A) Tworzenie przepływów pracy

Mają Państwo dwie możliwości utworzenia nowego przepływu pracy: Mogą Państwo przesłać dokument, wysłać go i zapisać ustawienia jako przepływ pracy lub skompilować nowy przepływ pracy za pomocą Edytora przepływów pracy. Przedstawiamy Państwu obie opcje:

Zapisywanie wysłanego zaproszenia jako przepływu pracy

Mogą Państwo przejść przez proces uzyskiwania podpisów w zwykły sposób. Po wysłaniu zaproszenia pojawi się pytanie, czy chcą Państwo zapisać kroki procesu jako przepływ pracy. Proszę postępować w następujący sposób:

1. Proszę kliknąć przycisk "Zapisz jako przepływ pracy".
2. Proszę nadać przepływowi pracy unikalną nazwę
3. Proszę wybrać parametry, które mają zostać zapisane w przepływie pracy.
4. Proszę kliknąć "Zapisz przepływ pracy"

Tworzenie przepływów pracy w edytorze przepływu pracy

Dzięki inteligentnemu edytorowi przepływu pracy można utworzyć przepływ pracy bez konieczności wcześniejszego wysyłania dokumentu: Aby to zrobić, proszę przejść do przepływów pracy na pulpicie nawigacyjnym*(Kontakty i przepływy pracy > Przepływy pracy*) i kliknąć "Utwórz przepływ pracy". Otworzy się edytor przepływu pracy. Działa to w następujący sposób:

1. Proszę nazwać przepływ pracy: W lewym górnym rogu można nadać przepływowi pracy unikalną nazwę.
2. Pasek boczny: Edytor przepływu pracy ma taką samą strukturę i logikę jak zwykły interfejs użytkownika. Jednak na początku nie ma dokumentu, a niektóre elementy menu na pasku bocznym są inne.
3. Dodaj dokument: Można zapisać przepływ pracy bez dokumentu, a następnie zastosować go do dowolnego dokumentu. Jednak niektóre funkcje (np. dodawanie pól formularza) są powiązane z dokumentem i mogą być używane tylko w połączeniu z dokumentem. Aby przesłać dokument, proszę kliknąć białe pole "Dodaj dokument do przepływu pracy".
4. Zapisz i Anuluj: Po zakończeniu proszę zapisać przepływ pracy, klikając "Zapisz przepływ pracy". Jeśli chcą Państwo odrzucić przepływ pracy, proszę kliknąć "Anuluj".

Poniżej znajduje się krótkie podsumowanie funkcji poszczególnych pozycji menu:

1. Odbiorcy: Jak zwykle, można dodawać osoby, definiować kolejność i role, a następnie umieszczać podpisy i pola formularzy. Jeśli będą Państwo kontynuować ten proces, można również wprowadzić ustawienia przypomnień, terminów i zaproszeń e-mail. Jeśli następnie klikną Państwo "Zakończ", powrócą Państwo do menu edytora przepływu pracy.
2. Proszę edytować dokument: Proszę przygotować dokument jak zwykle i umieścić w nim ogólne pola formularza lub tekst tylko do odczytu. Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w module Akademii Korzystanie z pól formularzy .
3. Przypomnienia i termin płatności: Jest to skrót do ustawień związanych z automatycznymi przypomnieniami i terminem płatności dokumentu. Nie trzeba już wywoływać tej pozycji menu osobno, jeśli dokonano już tych ustawień w sekcji Odbiorcy.
4. Ustawienia zaproszeń: Jest to również skrót. Jeśli dokonano już ustawień tekstu wiadomości e-mail, przekazywania, języka zaproszenia itp. w sekcji Odbiorcy, nie trzeba już wywoływać tej pozycji menu.

Jeśli wrócą Państwo do menu Workflow Editor na końcu lub w międzyczasie, zobaczą Państwo zielone znaczniki obok pozycji menu, w których dokonano już ustawień. To, gdzie i jakie ustawienia zostaną wprowadzone, zależy od Państwa - mają Państwo pełną swobodę. Gdy będą Państwo zadowoleni ze swojego przepływu pracy, proszę kliknąć "Zapisz przepływ pracy".

B) Korzystanie z przepływów pracy

Istnieje kilka sposobów korzystania z przepływu pracy. Pierwszym sposobem jest skorzystanie z pulpitu nawigacyjnego: Przepływy pracy można znaleźć w sekcji Kontakty i przepływy pracy, a następnie w zakładce Przepływy pracy. Aby użyć przepływu pracy, proszę kliknąć

1. na odpowiedni wpis na liście, aby otworzyć widok szczegółowy i kliknąć zielony przycisk "Użyj przepływu pracy" w prawym dolnym rogu lub
2. na ikonę z 3 kropkami na odpowiedniej pozycji listy i wybrać "Użyj przepływu pracy" w nakładce.

Drugi sposób korzystania z przepływu pracy jest dostępny bezpośrednio w edytorze: proszę przesłać dokument w zwykły sposób, a następnie przejść do zakładki Odbiorcy. Proszę kliknąć w pole wyszukiwania i wybrać "Wybierz z kontaktów i przepływów pracy". Otworzy się teraz nakładka. W tej nakładce można teraz wybrać, czy chcą Państwo dodać osoby, grupy czy przepływy pracy:

1. Można filtrować według przepływów pracy, aby szybciej znaleźć żądany przepływ pracy
2. Proszę kliknąć ikonę plusa (+), aby wybrać przepływ pracy.
3. Następnie proszę kliknąć "Zastosuj wybór", aby przenieść wybrany przepływ pracy do dokumentu.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć w module Akademii Uzyskiwanie podpisów (z przepływem pracy podpisu) .

Jeśli korzystają Państwo z przepływu pracy, nowy wpis dokumentu jest zawsze tworzony na podstawie przepływu pracy, sam przepływ pracy początkowo pozostaje niezmieniony. Wszystkie ustawienia przepływu pracy są przenoszone do nowego wysyłania, nadal można je dostosowywać i zmieniać w razie potrzeby. Jeśli aktywowali Państwo automatyczne przypomnienia i termin płatności w przepływie pracy, można je teraz ustawić.

Na koniec proszę wysłać zaproszenie w zwykły sposób. Jeśli wprowadzono zmiany w przepływie pracy, można je później zaktualizować - więcej informacji na ten temat można znaleźć w następnej sekcji "Aktualizacja przepływów pracy".

C) Aktualizacja przepływów pracy

Mają Państwo dwie możliwości edycji/aktualizacji przepływu pracy:

A) Używają Państwo przepływu pracy i wprowadzają zmiany podczas procesu zapraszania. Po wysłaniu zaproszenia można zastosować te zmiany do przepływu pracy. B) Można edytować przepływ pracy bezpośrednio w edytorze przepływu pracy.

Obie opcje zostały opisane poniżej:

A) Użycie przepływu pracy, a następnie jego aktualizacja

Proszę użyć przepływu pracy (więcej informacji na ten temat znajduje się w sekcji "Korzystanie z przepływów pracy"), wprowadzić żądane zmiany, a następnie wysłać zaproszenie (zaproszenia). W nakładce, która się teraz pojawi, mają Państwo możliwość nadpisania użytego przepływu pracy i zaktualizowania zmienionych parametrów. Aby to zrobić, proszę kliknąć na "Update workflow".

B) Edycja przepływu pracy w edytorze

Z pulpitu nawigacyjnego można wybrać opcję "Edytuj przepływ pracy" za pomocą szczegółowego widoku przepływu pracy (1) lub menu z trzema kropkami (2). Otworzy się edytor przepływu pracy, w którym można zmienić żądane parametry. Na koniec proszę kliknąć "Zapisz przepływ pracy".

D) Udostępnianie przepływów pracy zespołowi

Mają Państwo możliwość udostępniania indywidualnych przepływów pracy swojemu zespołowi. Może to przyspieszyć lub uprościć procesy dla całego zespołu.

Aby to zrobić, proszę przejść do widoku szczegółowego przepływu pracy na pulpicie nawigacyjnym. Proszę kliknąć przycisk z ikoną udostępniania w prawym dolnym rogu, aby udostępnić przepływ pracy (1). Proszę potwierdzić swoje działanie w kolejnej nakładce (2). Wszyscy członkowie zespołu mogą teraz korzystać z przepływu pracy. Zatwierdzenie można wycofać w dowolnym momencie, klikając ten sam przycisk, a następnie potwierdzając zmianę (3).