Utilizați formulare și câmpuri

Lista tuturor câmpurilor de formular

sproof sign vă oferă o selecție extinsă de câmpuri de formular, astfel încât să nu existe limite atunci când vă pregătiți documentele:

1. Semnătură: Poziția semnăturii în care documentul este semnat cu numele complet
2. Inițiale: Poziția de semnătură în care sunt semnate inițialele numelui
3. Nume: Prenumele, numele de familie sau numele complet
4. Adresa de e-mail: Adresa de e-mail
5. Organizație: de exemplu, companie, angajator etc.
6. Adresă: Adresă parțială sau completă
7. Cod poștal: Cod poștal
8. Țara: Informații despre țară
9. Data: Data: Data
10. IBAN: Numărul internațional al contului bancar
11. Text (fixed): text numai pentru citire care este fixat pe document fără a fi nevoie să semnați documentul
12. Text (text): Câmp text care poate fi completat cu orice text
13. Caseta de selectare: Un dropdown cu una sau mai multe opțiuni de selecție, care trebuie specificate de expeditor
14. Caseta de selectare: Casetele de selectare sunt adesea utilizate pentru întrebări cu opțiuni multiple sau pentru a oferi confirmare sau a accepta condiții
15. Radiobox: Radiobox-urile sunt adesea utilizate pentru întrebări cu o singură alegere, în care oamenii sunt rugați să aleagă un răspuns dintr-un grup de răspunsuri
16. Câmpul Data: Data
17. Încărcare fișier: Încărcați până la 3 fișiere ca atașamente (sunt permise formate de documente și imagini)

Plasarea și configurarea câmpurilor de formular

Iată cum puteți plasa și configura câmpurile de formular în sproof sign:

1. Veți găsi o listă cu toate câmpurile de formular disponibile în bara laterală din dreapta. Bara laterală are un aspect diferit în funcție de faptul că plasați câmpuri pentru dumneavoastră sau pentru destinatarii dumneavoastră.
2. Trageți și plasați un câmp pe document pentru a-l plasa acolo. Puteți selecta un câmp făcând clic pe el. Pentru a muta un câmp, țineți apăsat butonul mouse-ului și trageți-l în altă poziție.
3. După ce ați selectat un câmp, apare o suprapunere direct deasupra câmpului, care conține următoarele funcții: Change assignment (Schimbare atribuire), Open field settings (Deschidere setări câmp), Duplicate field (Duplicare câmp), Reduce/enlarge font (Reducere/mărire font) și Delete field (Ștergere câmp).
4. Faceți clic pe pictograma creion pentru a deschide setările câmpului în bara laterală din dreapta: aici puteți, de exemplu, să modificați atribuirea, să marcați câmpul ca fiind un câmp obligatoriu și să efectuați alte setări care corespund câmpului.

Previzualizare

Previzualizarea reprezintă o previzualizare a imprimării, ca să spunem așa. Aceasta arată cum va arăta documentul atunci când îl veți descărca în acest moment. Această funcție este importantă deoarece toate câmpurile de formular și de semnătură, cu excepția câmpului "Text (fix)", sunt fixate numai după ce documentul a fost semnat. Acest lucru înseamnă că NU sunt afișate în previzualizare înainte de semnare. Puteți utiliza previzualizarea pentru a verifica ce câmpuri sunt deja fixate pe document și care nu sunt.

1. În acest exemplu, puteți vedea un text numai pentru citire (câmpul "Text (fixed)"), un câmp de nume și o poziție de semnătură.
2. Puteți deschide previzualizarea făcând clic pe butonul de previzualizare din bara de meniu de sus.

1. Textul doar pentru citire este vizibil pe document, deoarece este fixat atunci când documentul este descărcat, indiferent de semnătură.
2. Câmpul de nume și poziția semnăturii nu sunt afișate în previzualizare, deoarece acestea sunt fixate pe document doar după ce acesta a fost semnat.
3. Puteți descărca documentul așa cum este.
4. Închidețiprevizualizarea prin intermediul butonului de închidere din partea de jos sau prin intermediul pictogramei X din dreapta sus

Bara de notificare și accesul rapid

Aveți la dispoziție două opțiuni pentru a parcurge și completa câmpurile de formular din documentul dumneavoastră: Fie direct în document, fie prin intermediul așa-numitei bare de notificare.

1. Bara de notificare* arată pentru cine plasați în prezent câmpurile de formular, adică fie 1) pentru dumneavoastră, 2) pentru un destinatar sau 3) câmpuri neatribuite (generale).
2. Informațiile din paranteze arată câte câmpuri ați plasat deja pentru această persoană și câte dintre acestea au fost deja completate. Pictograma de verificare este gri până când cel puțin toate câmpurile obligatorii au fost completate și documentul poate fi semnat.
3. Puteți utiliza săgețile pentru a naviga rapid și ușor prin câmpurile pentru persoana respectivă.
4. Butonul verde cu pictograma creionului deschide accesul rapid.
5. Toate câmpurile formularului pentru persoana respectivă sunt enumerate în accesul rapid și pot fi completate dintr-o singură dată. Cu toate acestea, unele câmpuri, cum ar fi câmpurile de semnătură, trebuie să fie bifate direct pe document. Puteți utiliza pictograma din dreapta unui câmp pentru a trece direct la câmpul respectiv din document.
6. Puteți filtra câmpurile pentru a obține o imagine de ansamblu mai bună a câmpurilor care au fost deja completate și a celor care sunt încă deschise.

Câmpurile de formular în practică

Există cinci cazuri de utilizare pentru modul în care puteți folosi câmpurile de formular:

• Încărcați un document și plasați câmpuri de formular generale care pot fi completate de oricine.
• Încărcați un document și plasați câmpuri de formular pentru dumneavoastră, care pot fi precompletate.
• Încărcați un document, adăugați destinatari și plasați câmpuri de formular alocate pentru aceștia.
• Încărcați un document cu câmpuri de formular existente.
• Primiți un document și completați câmpurile de formular plasate pe el.

Aceste cinci cazuri de utilizare pot fi, de asemenea, combinate și sunt descrise mai detaliat mai jos.

Cazul de utilizare 1: Încărcarea unui document și plasarea de câmpuri de formular generale

După cum s-a descris la "Tipuri de câmpuri de formular", câmpurile generale nu sunt atribuite nimănui și, prin urmare, pot fi completate de oricine. Cu toate acestea, numai până când prima persoană semnează documentul, după care sunt fixate pe document. Pentru a plasa câmpuri generale, încărcați un document și selectați "Edit document" (Editare document ) în bara laterală din dreapta.

1. Trageți și plasați câmpurile generale din bara laterală din dreapta pe document.
2. Dacă este necesar, efectuați setările pentru câmp. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe pictograma creionului.
3. Numărul de câmpuri generale este afișat în bara de notificare. Utilizați săgețile pentru a naviga prin câmpuri sau completați-le direct în modul de completare rapidă.

Rețineți întotdeauna că câmpurile generale sunt scrise imediat ce cineva semnează documentul. Prin urmare, dacă doriți ca aceste câmpuri să fie completate de orice destinatar, fie semnați documentul înainte de a plasa câmpurile, fie numai după ce una dintre persoanele de contact a completat câmpurile și a semnat documentul.

Cazul de utilizare 2: Încărcați documentul și plasați câmpurile de formular care vă sunt atribuite

Dacă plasați câmpuri de formular pentru dvs., încărcați un document și selectați "Sign yourself" (Semnați dvs. ) în bara laterală din dreapta.

1. Veți găsi câmpurile de formular în cea de-a treia filă. Este important să fi selectat în prealabil un tip de semnătură și un stil de semnătură, altfel nu veți putea plasa niciun câmp pe document.
2. Acum trageți și fixați orice număr de câmpuri de formular pe document. După cum s-a descris deja în secțiunea "Tipuri de câmpuri de formular", câmpurile predefinite sunt deja completate cu datele dumneavoastră, ceea ce vă economisește timp la completarea câmpurilor. Puteți edita conținutul acestora în orice moment.
3. Numărul de câmpuri setate pentru dvs. este afișat în bara de notificare. Folosiți săgețile pentru a naviga prin câmpuri sau completați-le direct în modul de completare rapidă.
4. Apoi semnați documentul pentru a vă înregistra semnătura și alte câmpuri de formular pe document.

Dacă doriți, puteți apoi să invitați contactele să semneze. Puteți afla mai multe despre acest lucru în secțiunea următoare "Cazul de utilizare 3: Încărcarea documentului și plasarea câmpurilor de formular pentru contacte".

Cazul de utilizare 3: Încărcați documente și plasați câmpuri de formular pentru contacte

Pentru a plasa câmpuri de formular care sunt atribuite în mod explicit unui anumit destinatar, încărcați un document și selectați "Destinatarii" în bara laterală din dreapta. Adăugați unul sau mai multe contacte și definiți ordinea de semnare, rolurile etc., dacă este necesar. Faceți clic pe "Next" (Următorul) pentru a trece la următoarea etapă. Acum puteți plasa câmpuri de formular pentru destinatarii dumneavoastră. Rețineți că cel puțin o poziție de semnătură trebuie să fie setată pentru toate persoanele care semnează.

1. În acest câmp de selecție, puteți vedea ce destinatar este selectat în prezent. Faceți clic pe acest câmp pentru a selecta o altă persoană din listă. De asemenea, puteți selecta "Anybody" (Oricine ) dacă doriți să plasați câmpuri generale.
2. Acum trageți și plasați pe document orice număr de câmpuri de formular pentru persoana selectată.
3. Numărul de câmpuri pentru persoana selectată este afișat în bara de notificare. Utilizați săgețile pentru a naviga prin câmpuri sau completați-le direct pentru persoana respectivă în modul de completare rapidă.
4. Treceți apoi la următoarea persoană - fie prin intermediul câmpului de selecție din partea de sus a barei laterale, fie prin intermediul butonului din partea de jos.

Repetați acest lucru până când ați plasat câmpurile de formular necesare pentru toate contactele. Puteți apoi să vă configurați invitația.

Cazul de utilizare 4: Încărcarea unui document cu câmpuri de formular existente

Dacă încărcați un document cu câmpuri de formular existente, acestea vor fi recunoscute de sproof sign și puteți decide cum să procedați:

1. Preluarea câmpurilor: Câmpurile de formular sunt preluate și plasate în document ca și câmpuri generale. Acestea pot fi atribuite ulterior unei persoane sau pot fi completate direct.
2. Salvați datele formularului: În cazul în care câmpurile formularului au fost deja completate într-un alt instrument (de exemplu, Adobe Acrobat Reader), puteți salva datele introduse direct pe document. Acestea nu mai pot fi apoi editate.
3. Ștergeți câmpurile din formular: Toate câmpurile recunoscute și conținutul lor sunt eliminate din document.

Dacă ați selectat opțiunea 1, câmpurile de formular recunoscute sunt plasate în document ca câmpuri generale. Puteți să le completați dumneavoastră sau să le atribuiți cuiva. Pentru a face acest lucru, mergeți la "Recipients" (Destinatarii ) și invitați contactele. Dacă faceți clic pe "Next" (Următorul), în etapa următoare veți fi întrebat dacă doriți să atribuiți câmpurile cuiva. Selectați unul dintre destinatarii dumneavoastră.

Sfat: În acest pas, puteți atribui toate câmpurile deodată numai în acest pas. Dacă doriți să atribuiți câmpuri individuale unei alte persoane, atribuiți mai întâi toate câmpurile unei singure persoane și apoi modificați atribuirea câmpurilor corespunzătoare direct pe document.

Cazul de utilizare 5: Primirea unui document și completarea câmpurilor existente

Dacă ați primit un document de la cineva pentru a fi semnat, deschideți-l ca de obicei prin intermediul linkului din e-mail sau prin intermediul tabloului de bord sproof și navigați până la "Semnează-te".

1. În cea de-a treia filă din bara laterală, veți vedea o listă cu toate câmpurile de formular relevante pentru dvs.
2. În acest exemplu, sunt setate câmpurile generale (gri), câmpurile care vă sunt atribuite (albastru) și câmpurile pentru alți destinatari (alte culori, semitransparente ). Câmpurile obligatorii care vă sunt atribuite și câmpurile obligatorii generale trebuie completate înainte de a putea semna documentul.
3. De asemenea, puteți vedea câte câmpuri sunt setate pentru dumneavoastră în bara de notificare. Utilizați săgețile pentru a naviga prin câmpuri și a le completa în document sau treceți la modul de completare rapidă pentru a completa câmpurile.
4. După ce ați completat toate câmpurile obligatorii din formular, puteți semna documentul.

Dacă expeditorul a setat un câmp de încărcare a fișierelor pentru dvs., puteți încărca fișierele necesare direct atunci când completați câmpurile formularului:

1. Puteți vedea ce fișiere trebuie să încărcați direct lângă câmpul de încărcare pe document, precum și în bara laterală.
2. Acum începeți să încărcați fișierele individual. Pentru a face acest lucru, faceți clic în câmpul respectiv și selectați fișierul corect în browserul de fișiere. Vă rugăm să rețineți că expeditorul a specificat ce formate sunt permise (documente și/sau imagini). Fiecare fișier poate avea o dimensiune maximă de 5 MB.
3. Un fișier selectat poate fi eliminat făcând clic pe simbolul coșului de gunoi și apoi încărcat din nou.
4. De asemenea, fișierele pot fi încărcate utilizând modul de umplere rapidă.

Important: Semnați documentul numai după ce ați completat toate câmpurile și ați încărcat fișierele.