Acord
Utilizăm cookie-uri pe site-ul nostru pentru a vă oferi cea mai bună experiență posibilă. Făcând clic pe "Acceptă totul", sunteți de acord cu utilizarea tuturor cookie-urilor și cu politica noastră de confidențialitate.
Trimiterea de fuziuni de corespondență
Fuziunile de corespondență sunt o modalitate populară de a trimite un document/contract cu același aspect la un număr mare de destinatari dintr-o singură dată. În acest tutorial, dorim să vă arătăm cum puteți utiliza sproof sign pentru a trimite scrisori tipizate generate către destinatarii individuali pentru semnare.
Actualizat pe 22.05.2024
Scrisorile de corespondență pot fi create folosind diverse instrumente. Cel mai popular program pentru crearea de scrisori de fuziune a corespondenței este Microsoft Word. Problema de până acum a fost că scrisorile de fuziune a corespondenței pot fi trimise cu MS Word (sau alte instrumente), dar nu se pot obține semnături. De aceea, sproof sign a implementat o funcție pentru a încărca mail merges, inclusiv lista de destinatari și a obține semnăturile acestora.
Funcții cheie:
- Încărcați formularul de scrisoare + lista de destinatari
- Fuziunea de corespondență este recunoscută de sproof sign
- Destinatarii sunt recunoscuți de către sproof sign
- Mail merge este împărțit în documente individuale
- Fiecare destinatar primește un document propriu, separat, cu solicitarea de a-l semna
- Documentele semnate sunt returnate automat expeditorului
Funcția de fuziune a corespondenței funcționează atât prin intermediul interfeței de utilizator sproof sign, cât și prin intermediul API. Îmbinarea de corespondență generată, inclusiv marcajele, poate fi apoi încărcată în aplicație sau ca parte a unei cereri API.
Limitări:
- Funcția de fuziune a corespondenței sproof NU este destinată să copieze sau să înlocuiască o funcție completă de fuziune a corespondenței (de exemplu, în Word).
Referințe și linkuri suplimentare:
- Tutorial privind colectarea semnăturilor (fără flux de lucru)
- Tutorial privind colectarea semnăturilor (cu flux de lucru)
- Tutorial privind tabloul de bord - vizualizarea documentelor
Instrucțiuni pas cu pas
Începeți prin a crea o combinație de corespondență cu un instrument adecvat. În acest tutorial, vom folosi Microsoft Word. Aici puteți afla cum să creați pas cu pas o fuziune de corespondență cu Microsoft Word . Pentru ca sproof să poată citi ulterior pozițiile contactelor/semnăturilor și să poată împărți corect fuziunea de corespondență, trebuie să setați următoarele marcaje atunci când creați șablonul de fuziune de corespondență:
- Marker pentru poziția semnăturii: Adăugați următorul marker în poziția în care urmează să fie plasată ulterior semnătura. Aici este important să folosiți marcaje în loc de date de contact reale (în acest exemplu, FirstName, LastName și EmailAddress). Semnele de poziție vor fi înlocuite ulterior cu date de contact din lista dumneavoastră: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Marker la sfârșitul șablonului: Este necesar un marker la sfârșitul șablonului de îmbinare a corespondenței, astfel încât sproof să poată recunoaște ulterior locurile în care îmbinarea corespondenței trebuie divizată. De exemplu, dacă șablonul dvs. are trei pagini, inserați marcajul la sfârșitul ultimei pagini: {sproof{end}sproof}
Sfat: După ce ați plasat corect toți markerii, schimbați culoarea textului în alb pentru ca aceștia să nu apară ulterior în document, dar sproof să îi poată citi în continuare. Apoi exportați fuziunea de corespondență ca PDF.
Cunoașteți deja integrarea noastră de semne sproof pentru MS Word? Aflați mai multe despre aceasta aici .
După ce ați creat fuziunea de corespondență și ați exportat-o ca fișier PDF, încărcați-o în sproof sign direct sau prin intermediul API. sproof sign recunoaște automat documentul dvs. ca fiind o fuziune de corespondență. Acum aveți următoarele opțiuni:
- Lista destinatarilor stocați: Faceți clic pe butonul "Show all" (Afișați totul) pentru a afișa lista completă a destinatarilor. Intrările incorecte din lista de contacte sunt evidențiate cu roșu. Dacă este necesar, corectați eroarea și încărcați din nou documentul.
- În mod implicit, sproof sign împarte fuziunea de corespondență în documente individuale, care sunt trimise către destinatarii respectivi. Alternativ, puteți deschide fuziunea de corespondență fără a o diviza. Prima opțiune este explicată mai detaliat mai jos, înainte de a fi prezentată opțiunea alternativă. În ambele cazuri, faceți clic pe "Continue" (Continuare) pentru a trece la pasul următor.
Opțiunea 1: Împărțiți fuziunea de corespondență în documente individuale și trimiteți-le (standard)
După ce sproof sign a împărțit fuziunea de corespondență în documente individuale, puteți face setările opționale pentru invitația dvs. în pasul următor:
- Specificați un tip de semnătură pentru document.
- Stabiliți o dată de atenționare automată și frecvența atenționărilor.
- Stabiliți o dată de scadență pentru document, astfel încât acesta să nu mai poată fi semnat la o dată ulterioară.
- Adăugați un mesaj personal care va fi trimis împreună cu e-mailul de invitație. De asemenea, puteți alege din mesajele anterioare.
- Deschideți fila "Setări suplimentare" pentru mai multe opțiuni de configurare a invitației.
- Faceți clic pe "Send invitations" (Trimiteți invitații) pentru a trimite fiecărui destinatar un document individual pentru semnare.
Opțiunea 2: Nu împărțiți fuziunea de corespondență în documente individuale și nu o încărcați.
Dacă ați selectat să nu împărțiți fuziunea de corespondență în documente individuale atunci când o încărcați, aceasta va fi deschisă ca un document continuu în sproof sign. Destinatarii stocați rămân salvați. Acum puteți edita documentul în continuare sau îl puteți trimite direct către contactele stocate:
- Continuați editarea: Fuziunea de corespondență este deschisă în întregime. Aveți acum opțiunea de a semna singur documentul, de a ajusta câmpurile de formular sau de a edita destinatarii. Nu mai puteți împărți documentul în documente individuale. Când îl trimiteți, toți destinatarii vor primi întregul document.
- Invitați-i pe toți: Trimiteți întreaga fuziune de corespondență către destinatarii stocați cu un singur clic. Toate contactele vor primi întregul document.
După ce ați trimis fuziunea de corespondență, aceasta va fi salvată în tabloul de bord ca document individual (pentru opțiunea 1) sau ca document complet (pentru opțiunea 2). Acum este rândul destinatarilor să semneze documentul (documentele). Stați liniștit și urmăriți progresul.
