Crearea și utilizarea fluxurilor de lucru

În cele ce urmează, vă vom arăta cum puteți utiliza fluxurile de lucru în mod optim. Iată o prezentare generală: A) Creați fluxuri de lucru B) Utilizați fluxuri de lucru C) Actualizați fluxurile de lucru D) Partajați fluxurile de lucru cu echipa dvs.

A) Crearea fluxurilor de lucru

Aveți două opțiuni pentru a crea un nou flux de lucru: Puteți fie să încărcați un document, să îl trimiteți și să vă salvați setările ca flux de lucru, fie să compilați un nou flux de lucru utilizând editorul de fluxuri de lucru. Vă prezentăm ambele opțiuni:

Salvarea unei invitații trimise ca flux de lucru

Puteți parcurge procesul de obținere a semnăturilor ca de obicei. După trimiterea invitației, veți fi întrebat dacă doriți să salvați pașii procesului dvs. ca flux de lucru. Procedați după cum urmează:

1. Faceți clic pe butonul "Salvare ca flux de lucru"
2. Dați fluxului dvs. de lucru un nume unic
3. Selectați parametrii pe care doriți să îi salvați pentru fluxul dvs. de lucru
4. Faceți clic pe "Salvați fluxul de lucru"

Creați fluxuri de lucru în editorul de fluxuri de lucru

Cu ajutorul editorului inteligent de fluxuri de lucru, puteți crea un flux de lucru fără a fi nevoie să trimiteți mai întâi un document: Pentru a face acest lucru, navigați la fluxurile de lucru din tabloul de bord*(Contacte și fluxuri de lucru > Fluxuri de lucru*) și faceți clic pe "Creare flux de lucru". Editorul de fluxuri de lucru se va deschide acum. Acesta funcționează după cum urmează:

1. Numiți fluxul de lucru: În stânga sus, puteți da fluxului de lucru un nume unic.
2. Sidebar: Editorul de fluxuri de lucru are aceeași structură și logică ca interfața obișnuită a utilizatorului. Cu toate acestea, nu există niciun document la început și unele dintre elementele de meniu din bara laterală sunt diferite.
3. Adăugați document: Puteți salva un flux de lucru fără un document și apoi să îl aplicați oricărui document. Cu toate acestea, unele funcții (de exemplu, adăugarea de câmpuri de formular) sunt legate de un document și pot fi utilizate numai în combinație cu un document. Pentru a încărca un document, faceți clic pe câmpul alb "Add document to workflow".
4. Salvați și anulați: Când ați terminat, salvați fluxul de lucru făcând clic pe "Save workflow". Dacă doriți să renunțați la un flux de lucru, faceți clic pe "Anulare".

Funcțiile din spatele elementelor de meniu individuale sunt rezumate pe scurt mai jos:

1. Destinatarii: Ca de obicei, puteți adăuga persoane, defini ordinea și rolurile și apoi plasa semnătura și câmpurile de formular. Dacă continuați procesul, puteți face, de asemenea, setări pentru memento-uri, date limită și invitația prin e-mail. Dacă faceți clic apoi pe "Finish" (Terminare), veți reveni la meniul Workflow Editor (Editor de fluxuri de lucru).
2. Editați documentul: Pregătiți documentul ca de obicei și plasați câmpuri de formular generale sau text numai pentru citire. Puteți afla mai multe despre acest lucru în modulul Academiei Utilizarea câmpurilor de formular .
3. Reminders & due date: Aceasta este o scurtătură către setările referitoare la reminder-urile automate și la data scadentă a documentului. Nu mai este necesar să apelați separat acest element de meniu dacă ați făcut deja aceste setări în secțiunea Destinatarii.
4. Setări invitație: Aceasta este, de asemenea, o comandă rapidă. Dacă ați făcut deja setările pentru textul e-mailului, redirecționare, limba invitației etc. în secțiunea Destinatarii, nu mai este necesar să apelați acest element de meniu.

Dacă vă întoarceți la meniul Editorului de fluxuri de lucru la sfârșit sau între două etape, veți vedea căpușe verzi lângă elementele de meniu unde ați făcut deja setările. Unde și ce setări faceți depinde de dvs. - aveți flexibilitate totală. Când sunteți mulțumit de fluxul dvs. de lucru, faceți clic pe "Save workflow" (Salvare flux de lucru).

B) Utilizarea fluxurilor de lucru

Există mai multe modalități de a utiliza un flux de lucru. Prima modalitate este prin intermediul tabloului de bord: Puteți găsi fluxurile de lucru în secțiunea Contacte și fluxuri de lucru și apoi în fila Fluxuri de lucru. Pentru a utiliza un flux de lucru, fie faceți clic pe:

1. pe intrarea respectivă din listă pentru a deschide vizualizarea detaliată și faceți clic pe butonul verde "Use workflow" din dreapta jos sau
2. pe pictograma cu 3 puncte din intrarea respectivă în listă și selectați "Use workflow" în suprapunere.

A doua modalitate de a utiliza un flux de lucru este direct în editor: încărcați un document ca de obicei și apoi navigați la fila Destinatarii. Faceți clic în câmpul de căutare și selectați "Selectare din contacte și fluxuri de lucru". Acum se va deschide o suprapunere. În această suprapunere, puteți selecta acum dacă doriți să adăugați persoane, grupuri sau fluxuri de lucru:

1. Puteți filtra după fluxuri de lucru pentru a găsi mai rapid fluxul de lucru dorit
2. Faceți clic pe pictograma plus (+) pentru a selecta fluxul de lucru
3. Apoi faceți clic pe "Aplicare selecție" pentru a transfera fluxul de lucru selectat în document

Puteți afla mai multe despre acest subiect în modulul Academiei Obținerea semnăturilor (cu fluxul de semnături) .

Dacă utilizați un flux de lucru, o nouă intrare de document este întotdeauna creată din fluxul de lucru, fluxul de lucru în sine rămâne inițial neschimbat. Toate setările fluxului de lucru sunt transferate la noua trimitere, le puteți ajusta și modifica în continuare după cum este necesar. Dacă ați activat memento-uri automate și o dată scadentă în fluxul de lucru, le puteți seta acum.

În cele din urmă, trimiteți invitația ca de obicei. Dacă ați făcut modificări la fluxul de lucru, îl puteți actualiza ulterior - puteți afla mai multe despre acest lucru în secțiunea următoare "Actualizarea fluxurilor de lucru".

C) Actualizarea fluxurilor de lucru

Aveți două opțiuni pentru editarea/actualizarea unui flux de lucru:

A) Utilizați un flux de lucru și efectuați modificări în timpul procesului de invitație. După ce ați trimis invitația, puteți aplica aceste modificări fluxului de lucru. B) Puteți edita un flux de lucru direct în editorul de fluxuri de lucru.

Ambele opțiuni sunt descrise mai jos:

A) Utilizați fluxul de lucru și apoi îl actualizați

Utilizați un flux de lucru (mai multe detalii în acest sens în secțiunea "Utilizarea fluxurilor de lucru"), efectuați modificările dorite și apoi trimiteți invitația (invitațiile). În suprapunerea care apare acum, aveți opțiunea de a suprascrie fluxul de lucru utilizat și de a actualiza parametrii modificați. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe "Actualizare flux de lucru".

B) Editarea fluxului de lucru în editor

Din tabloul de bord, puteți selecta "Editare flux de lucru" fie prin vizualizarea detaliată a fluxului de lucru (1), fie prin meniul cu 3 puncte (2). Se deschide editorul fluxului de lucru și puteți modifica parametrii doriți. În cele din urmă, faceți clic pe "Salvare flux de lucru".

D) Partajarea fluxurilor de lucru cu echipa dvs.

Aveți opțiunea de a partaja fluxuri de lucru individuale cu echipa dumneavoastră. Acest lucru poate accelera sau simplifica procesele pentru întreaga dvs. echipă.

Pentru a face acest lucru, mergeți la vizualizarea detaliată a unui flux de lucru din tabloul de bord. Faceți clic pe butonul cu pictograma de partajare din dreapta jos pentru a partaja fluxul de lucru (1). Confirmați acțiunea dvs. în suprapunerea ulterioară (2). Toți membrii echipei pot utiliza acum fluxul de lucru. Puteți retrage aprobarea în orice moment făcând clic pe același buton și confirmând apoi revizuirea (3).